《義烏市檔案中介服務管理辦法》評析

王 琴

(義烏市城建檔案館)

《義烏市檔案中介服務管理辦法》評析

王 琴

(義烏市城建檔案館)

義烏市于2015年1月出臺了《義烏市檔案中介服務管理辦法》,對檔案中介管理進行了一些有益的嘗試。本文介紹了《辦法》的特點,評述了《辦法》實施中應注意的問題。

檔案中介服務 檔案機構 檔案行政管理

檔案中介服務,是指檔案中介服務機構(以下簡稱中介機構)利用專門知識和技能為委托單位提供檔案咨詢、整理、保護、鑒定、評估、寄存、數字化、業務培訓、檔案信息系統集成等服務的活動。義烏市較早地把檔案中介向社會開放,到2015年底已有8家檔案中介服務機構。很多建設單位委托檔案中介服務機構進行檔案的整理與立卷工作,再向城建檔案館提交全套建設工程檔案,由城建檔案館對工程檔案進行審核并面向社會提供檔案利用服務。檔案中介機構興起和發展,帶動了檔案接收、整理、歸檔、利用向新的方向發展,同時中介服務機構多處于成立初期,存在著人員配置不齊、專業人員不足,硬件參差不齊,案卷整理質量不高,中介服務競爭處于無序狀態,為滿足客戶需求而降低歸檔質量等問題,這些問題需要加以規范引導和解決。

一、《義烏市檔案中介服務管理辦法》出臺的意義

為規范檔案中介服務機構的服務,提升檔案中介服務水平,促進檔案服務行業健康發展,義烏市于2015年出臺了《義烏市檔案中介服務管理辦法》(以下稱《辦法》)。《辦法》實施以來,建設單位、施工單位在檔案的收集、整理、歸檔方面受益良多。一是業主單位可以更好地選擇檔案中介服務機構。《建設工程文件歸檔規范》中明確：建設單位應收集和整理工程準備階段和竣工驗收文件,并進行立卷歸檔,收集和匯總勘察、設計、施工、監理等單位立卷歸檔的工程檔案,在組織工程竣工驗收前,提請當地城建檔案管理機構對工程檔案進行驗收。而目前,建設單位均委托檔案中介服務機構對資料進行有序化整理、立卷。檔案中介服務機構自項目開工起到工程驗收前,對建設單位提供業務指導,分階段提前收集資料。而實際中,有的檔案中介服務機構自簽訂項目合同后,在很長的時間內都未與建設單位進行業務聯系,直至臨近檔案驗收階段,再匆忙向建設單位索取工程資料進行業務分類、整理,大大縮短了人工成本,但是對于建設單位的收集歸檔工作極為不利。而《辦法》出臺,明確提出了檔案中介服務機構承接業務的要求、規范及人員業務水平的要求,建設單位可以清晰了解檔案中介服務機構的綜合實力,在今后的檔案收集、整理和驗收中帶來便利。二是明確了檔案中介服務機構的法律責任。在整個工程項目中,施工技術資料繁多,讓施工單位、分包單位資料管理人員無從下手,不知從何處開始整理,而檔案中介服務機構的介入,解決了資料雜亂無章的困局。然而,在資料的整理中,檔案中介服務機構人員如何將有價值的工程資料進行收集、整理、分類,是一項重要工作。在資料整理中,資料的遺失、損毀、泄密責任重大。而《辦法》的出臺,明確了檔案中介服務機構該負的法律責任,這對各建設、施工單位委托檔案中介機構的整理,資料交接的完整性提供了有力保障。

二、《辦法》的特點

(一)明確了管理部門、職責和運行機制

由市級檔案行政管理部門負責全市中介機構的業務指導和監督檢查。依法成立行業協會,由協會制定行業規范、服務標準、執業人員守則,要求行業協會強化行業指導和行業自律,規范行業服務行為,促進行業健康發展。協會依據檔案法律法規、行業標準、協會章程開展檔案中介服務機構信用等級評價工作,接受檔案行政管理部門的監督指導。協會應設立中介服務爭議糾紛解決機制,負責調解、裁決本行政區域內檔案中介服務投訴、違約、侵權等矛盾糾紛。中介機構對裁決不服的,可向同級檔案行政管理部門投訴,由其負責行政調解。

(二)規范了檔案中介服務公司的準入設定

《辦法》對在境內依法成立的中介服務機構的準入進行了規范,同時要求中介服務機構要準備必要的報送材料,接受檔案行政管理部門的監督檢查。

(三)明確了中介機構的服務內容、從業禁止等

《辦法》對中介機構從事中介服務的流程進行了梳理,提出了中介機構必須要合法經營、亮證經營、按合同從事經營活動,要確保出具的文件的真實性、合法性等方面要求。同時對經營中的各項禁止性規定進行了全面闡述,要求檔案中介服務機構和服務人員遵照執行。

(四)明確了檔案行政管理部門的管理工作權限

檔案行政管理部門對中介機構違反國家有關法規的舉報、投訴,應當及時進行調查核實,并依法處理。《辦法》列舉了監督檢查的具體事項、檢查方法、發現問題的處置措施,要求檔案管理部門定期對中介服務機構的業務能力、質量管理體系、安全保密控制體系的合規運行情況進行檢查。針對檢查中發現的問題,責令整改,逾期未改正的,發布執業警示。涉及違法違規的,依法查處或移交有關部門查處。

(五)明確了有關部門和人員的法律責任

明確有關部門和人員的法律責任對檔案業務發展有著重大現實意義,對檔案從業人員提出了法律意義上的禁止性規定和違法責任,是檔案業務規范、有序、健康發展的必要保障。

三、《辦法》實施中應注意的問題

(一)明確行業協會與檔案行政管理部門的職能區分

行業協會依法成立,制定行業規范、服務標準、執業標準、執業人員守則,加強行業指導和行業自律,規范行業服務行為,促進行業健康發展。行業行政管理部門對中介機構的指導、監督、檢查,建立信用檔案,定期公布協會信用等級評定情況,對中介機構違反國家有關法規的舉報、投訴,應當及時進行調查核實,并依法處理。協會和行政管理部門的職能上起到相輔相成的作用,職能上有一定的重疊和承接的部分,協會行業現實運作中應當明確加強指導和行業自律的范圍和深度,對發現的問題要及時與行業行政管理部門進行溝通,服從行業行政管理部門的管理。行業行政管理部門要對協會的運作進行適當的指導,對行業的規范、服務標準、行業人員守則的訂立要適當介入、指導,對檔案行業標準的更新性內容要及時制定相應的規范,通過行業協會進行統一規范,行業行政管理部門對當地的檔案行業發展負責。

(二)加快中介服務機構信用體系建設,促進檔案業務健康發展

信用等級評價是行業自律管理的基本方式,通過為信譽良好的中介機構提供相應的評價證明,向有關組織和個人提供守信中介機構的信用信息,樹立檔案中介信用品牌,服務政府的市場監管和宏觀管理。信用等級評價的中介機構應符合評價條件,中介機構信用等級主要從基礎條件、工作業績、合規經營、信用狀況等四個方面進行評價,要求中介機構逐步提升自身的設施設備、專業人員水平,提升中介機構的檔案咨詢、評估、鑒定、整理、寄存、數字化和檔案信息系統的資格和能力,從而達到提升檔案中介機構的社會化服務水平的目標。通過信用評級,可以提升中介服務機構的軟硬件水平、綜合服務水平,淘汰部門落后的中介服務機構,從而提高行業準入門檻,規范檔案中介服務市場。

(三)完善檔案歸檔規范,確保檔案順利歸檔

檔案行政管理部門應依據檔案法律法規、行業規范,制定本地行業細則規范,以適應歸檔電子化、檔案服務社會化的需求,指導和促進檔案中介服務機構及時跟進,提供規范化的檔案中介服務,有利于各單位通過購買檔案中介服務完善檔案歸檔規范,確保檔案順利歸檔。