民營企業檔案收集難的成因及對策

田芳容

(杭州娃哈哈集團有限公司)

民營企業檔案收集難的成因及對策

田芳容

(杭州娃哈哈集團有限公司)

民營企業日益規模化、科技化、國際化,成為國民經濟的重要組成部分。民營企業檔案管理工作不僅要跟上企業經濟發展的步伐,更應努力讓檔案管理工作服務和助力企業發展。收集工作是檔案管理工作的基礎,是企業檔案信息資源實現集中統一管理的重要環節,同時也是當前民營企業檔案管理工作中最為薄弱的環節。筆者從多年工作實際,分析了民營企業檔案收集工作困難的成因,并提出了相應的對策。

檔案收集 成因 對策

民營企業日益規模化、科技化、國際化,成為國民經濟的重要組成部分。民營企業檔案管理工作不僅要跟上企業經濟發展的步伐,更應努力讓檔案管理工作服務和助力企業發展。在企業檔案管理諸環節中,收集工作是檔案管理工作的基礎,處于整理建檔和利用編研的初始階段,是企業檔案信息資源實現集中統一管理的重要環節,同時也是當前民營企業檔案管理工作中最為薄弱的環節。

一、民營企業檔案收集中存在的問題

雖然信息化技術的應用對企業檔案管理工作起到了全新的積極的推動作用,無論是企業OA軟件對文書檔案的收集,還是PDF研發系統對科研材料的匯總收集,都很大程度上提高和保障了文件的收集齊全完整。但總體看來,企業檔案收集工作仍存在很多問題,一是企業檔案收集移交工作不及時,需檔案部門多次督催,移交收集進度緩慢,不能按照規定時間完成收集。二是企業檔案材料收集不齊全,比如同一事件收集不完整,如文書檔案有批復無請示,有會議講話無會議記錄等;包括反映企業各類活動內容收集不齊全,如文書材料重視紅頭文件,忽略如公司簡報會議記錄、非生產性合同以及其他具有原始憑證性等材料的收集;包括類別收集不齊全,如基建檔案重視立項施工驗收等各階段文字和圖紙材料收集,忽略了基建照片光盤等聲像檔案收集;包括載體不齊全,如各類重要材料收集了紙質原件,忽略了電子檔案同步收集;等等。

二、民營企業檔案收集難的成因

(一)企業檔案管理制度未及時更新或未落實到位

與企業實際相符的檔案管理制度是有效開展檔案工作的行動指南。企業檔案部門制度陳舊,不隨著企業生產經營活動的變化而及時更新,對于收集范圍、收集時間、載體類型等各類工作要求不明確,從而給檔案收集工作的開展帶來困難。另,即使制度下發,而落實不到位,比如科研檔案的三納入四同步,沒有認真執行,那么企業檔案管理人員對文件材料的形成心中沒譜,導致檔案收集工作被動。

(二)企業檔案形成人員或關鍵崗位人員歸檔意識淡薄

一是重效益輕檔案,企業生產經營管理活動中,特別是那些從事生產研發銷售活動的關鍵崗位人員,重視工作過程中產生的經濟效益,忽略了文件歸檔后利用產生的次效益,認為過時的文件材料已無用處或用處不大,不及時整理移交,忽視歸檔工作。如遇人員調動或工作崗位變動,對經手或積存的檔案材料未辦移交,極易造成材料的散失。二是部門領導或經辦人員檔案意識淡薄或觀念出現偏差,認為越是重要的材料越應該放在自己手上才放心,為了所謂保密、方便己用而不愿移交。有些研發人員甚至認為自己工作中的研發成果材料是屬于自己的而不愿意移交,無知地將企業資產變成個人材料。上述這些做法都直接影響企業文件材料收集工作的有序開展。

(三)企業檔案工作人員業務素質不高

民營企業檔案管理人員屬于服務型輔助性工作崗位,工資薪酬體系有別于一線工作人員,普遍存在工作責任心不強,主動性不夠的現象。再者,由于企業檔案工作人員大多是非檔案專業人員,沒有系統的檔案知識學習經歷,工作中延續以往的方式方法,缺乏思考和創新,對收集上來的文件質量驗收審核不到位,無法在收集驗收環節做到即刻指導和整改收集工作,避免檔案收集問題出現。

(四)企業檔案收集網絡不健全

達到一定規模的民營企業,部門機構齊全、下屬分公司較多,而企業檔案管理工作一般由文書部門領導。企業檔案管理的收集工作,往往被看成是文書部門分內之事,其他部門或人員參與度低,支持和配合力度欠缺,從而使企業各類文件材料收集歸檔工作力不從心,收集工作效率低下。這是因為企業沒有建立有序的檔案管理體系,檔案管理工作網絡不健全。

三、做好民營企業檔案收集工作的對策

針對實際情況,企業可通過如下幾方面的工作來保障檔案收集工作的開展。

(一)重視企業檔案制度建設和信息化管理建設,為各部門分公司收集歸檔提供參考依據和技術支持

結合自身行業特點,按企業內部機構設置和崗位職責范圍、崗位工作流程等制定出一套適用于本企業的切實可行的歸檔制度。制度規定企業的績效考核部門,將企業各類材料的形成、積累、整理和歸檔工作,納入企業有關部門的職責范圍(崗位責任制和經濟責任制)和各項管理程序,納入企業領導議事日程,并納入行政、生產、科研、基建和經營等各項活動和工作計劃。企業集團的產品定型、鑒定,科研成果鑒定、發布,設備開箱,基建工程竣工驗收,等等,必須有檔案工作人員(部門兼職檔案員)參加。

每年根據企業生產經營實際工作修訂歸檔范圍和期限表。企業檔案室按照以往檔案工作總結下來的經驗及企業的年度實際工作變動情況,確定企業各部門和分公司所要收集的檔案范圍、檔案文件類型、檔案上交時間等,制定固定的表格形式,通過公文下發至企業各個部門和分公司。針對特殊的檔案,如大型活動、重大案件、危機公關、項目申報等,則明確要求提交材料的成套性,以保證檔案文件材料收集的及時完整。

企業應重視對檔案管理信息化建設的資金投入,購置檔案管理信息化所需要的軟、硬件設施,譬如我們企業1994年集團檔案室即配備了電腦、打印機、掃描儀等常用設備。2001年集團引進津科檔案管理系統,2009年再次配置了量子檔案管理系統,與公司公文管理系統對接,實行文檔管理一體化,與研發部門的PDM系統對接,實現圖紙網絡管理,這樣使企業檔案收集工作更加便捷,檔案管理工作效率大幅度提升。集團檔案室同信息化部門共同制定了檔案管理信息化戰略,并納入集團工作中心計劃,為檔案工作信息化提供了堅實后盾與保障。

(二)重視檔案知識宣貫,讓企業人員認識檔案重要性,提高檔案收集歸檔意識

舉行檔案培訓會議,進行檔案工作宣貫,提高歸檔意識。為讓企業人員從上至下認識到檔案管理對企業發展和員工個人的重要性,集團檔案室每年年終制訂次年的檔案培訓宣貫計劃,通過遠程視頻會議、專項培訓、實地培訓等多種形式,提高部門兼職檔案員、辦公室主任及骨干員工的檔案歸檔意識和材料收集水平。通過與集團政治部、工會等部門聯合,在企業文化建設過程中,以企業發展歷史為主題進行企業文化宣傳,無論是在新員工入職培訓、各地領導視察、參觀旅行團來訪,還是企業對外招聘演示、企業記憶之窗等各類活動中,檔案部門都提供了強大的實質的支持。公司各級領導層也看到了檔案發揮的作用并越來越支持和重視企業檔案管理工作,企業檔案收集工作得以順利高效開展。

(三)重視檔案業務培訓,提高企業檔案工作人員檔案收集能力

企業對檔案從業人員招聘把關,除要求具備認真敬業勤勉踏實、忠于職守維護史實的工作精神外,還要具備較強的學習能力,敢于更新觀念,重視檔案專業知識學習,不斷提高業務水平。企業對集團新入職檔案人員,要求參加檔案行政主管部門主辦的檔案基礎知識培訓,做到持證上崗,并鼓勵檔案人員通過理論結合實踐操作的學習,取得相應的職稱證書。另企業集團檔案室專職人員除送出外面培訓外,還定期參加企業內部信息化部門組織的信息化職業技能培訓,以主動應對和引領日益變化的檔案信息化管理發展現狀。企業檔案工作人員根據具體材料形成實際,利用傳統接收方法收集檔案外,還利用檔案信息化技術做到主動收集、全面收集、智能化收集。

(四)重視檔案管理網絡建設,實現檔案收集責任制管理

各部門和分公司是企業檔案的形成單位和來源,對于本部門和本分公司的檔案內容、檔案形成背景、檔案利用的查考價值都有著較直觀的理解和認知。因此,檔案工作實行集團統一領導,分級管理。集團設立檔案室,歸口于集團總經理辦公室,負責全集團檔案工作的決策和檢查;各部、分公司建立健全二級檔案管理網絡(部/分公司級、科室/車間級),接受企業集團檔案室的監督、指導和考核。企業集團檔案工作接受上級檔案行政管理部門的監督和指導。由此,形成檔案工作管理網絡,逐級開展檔案管理工作。各部門和分公司設立的兼職檔案員,負責該部門和分公司檔案材料的收集、移交、遞轉,將該部門收集歸檔質量納入辦公室主任的績效考評環節,在月度獎、半年獎和年終獎里均有體現,以此措施強制各部門或分公司按時保質收集移交檔案,保障企業集團檔案管理收集工作的高效完成。

[1]高建華.房地產開發企業檔案收集難的原因及對策[J].浙江檔案,2003(11).

[2]范世清.民營企業檔案工作動力機制研究[J].檔案學通訊,2006(3).