會計電算化環境下的內部控制

耿瑤+張麗

摘 要：在信息技術高速發展的今天，信息技術的應用已經應用到了各行各業。在信息技術的應用下，使得很多以前較為煩瑣的工作變得相對簡單了很多，同時也大大降低了誤差的產生。在會計的工作中，也引入了信息技術的相關應用——會計電算化，它的應用大大地提高了會計核算的準確性與可靠性。但也不得不承認，會計電算化的引入，給企業內部控制帶來了很大的挑戰。會計電算化環境下企業內部控制還存在諸多問題，因此有必要找出會計電算化內部控制存在的問題并找出應對策略。

關鍵詞：會計;會計電算化;內部控制

中圖分類號：F234.3 ? ? ? ?文獻標志碼：A ? ? ?文章編號：1673-291X（2015）24-0116-02

會計電算化被引入企業會計核算后，企業處理會計數據的能力大大增強，同時也提高了會計核算的準確性和可靠性。但應該看到，會計電算化在給我們帶來這些好處的同時，也存在著一些亟須解決的問題，特別是會計電算化下的內部控制問題。這一問題是引入會計電算化對會計核算沖擊和影響最大的問題。

一、會計電算化對內部控制的影響

會計電算化引入企業以后，電算化對會計核算的形式、會計組織機構及權限的設置、內部控制制度的影響巨大，而這幾個方面之中，當屬內部控制對會計電算化的影響最大。

（一）從形式看會計電算化對內部控制的影響

“不相容職務相互分離，在一定的工作領域內，不同的工作人員各負其職，而不同級別的主管人員則按照相關監督制度對執行人的執行情況進行監督。”這種模式是傳統手工記賬模式下內部控制制度的基本原則。但是會計核算引入電算化之后，組織原則反而成為內部控制最主要的體現。也就是說，在開始啟用會計電算化系統之前，應該對該軟件進行初始化設置，初始化設置中最為主要的內容是對相關會計人員的授權，及在會計電算化系統中，操作人員應根據被賦予的職責和權限，通過相應的口令對制定的業務活動進行操作。由此看來，引入會計電算化之后，會計電算化除了制度控制之外，還增加了程序控制。因此，需要通過對財務軟件進行權限操作上的控制、對授權的口令也要進行管理上的控制，同時還可以通過網絡控制，從而發揮出內部控制最大的效用。

（二）從存儲介質看會計電算化對內部控制的影響

傳統手工記賬模式，是通過會計人員的手工完成會計數據記錄和處理的，比較容易出錯。會計憑證和會計賬簿以及會計報表這些會計信息是以紙為載體進行保存的。會計信息數據較大，存儲會占用很大的空間，除此之外還要注意防水、防潮、防盜、防火，以及其他方式的人為損壞的出現。而以磁盤為載體來保存會計信息，是會計電算化后的另一好處。以磁盤為載體保存還可以進行多份備份，防止數據丟失，同時節約了保存會計信息數據的空間，但也應注意防止磁盤感染病毒從而導致數據丟失的情況發生。

（三）從交易授權看會計電算化對內部控制的影響

傳統會計的分工是被指定的，工作之前無需進行口令驗證。但在會計電算化下，被授予一定權限的會計工作人員如果想開展自己的工作，就必須要在會計電算化軟件初始化時被授權并設定一個口令，只有相應的授權和口令匹配之后，才能獲得處理相關業務的權利，并對處理相關業務的結果負責。這種從授權到口令認證最后才能開展自己的工作的一系列程序，就是會計電算化下的一很好的內部控制。這一過程與手工賬下每一項經濟業務或緩解都要由相關負責人簽字蓋章相比，簡化了會計工作，但也應該看到，這樣做也可能增加了口令泄露或惡意修改授權而造成損失的可能性。

二、會計電算化環境下內部控制存在的問題

（一）原始數據操作的準確性問題

會計電算化環境下，在計算機程序的控制下輸出會計信息數據。數據的輸入是由人工完成的，并儲存于磁性介質上。會計電算化環境下在還要完成了數據的錄入工作，及完成了記賬憑證的編制，那么后續的登記賬簿、對賬、結賬、報表的編制工作等都由電算化軟件自動完成。這說明，原始數據的錄入工作異常重要，如果原始數據錄入工作出錯，計算機無法自動識別，它只能將錯誤的數據默認為是正確的數據那樣“將錯就錯”下去。因此可以說，后續自動數據處理過程的準確性和可靠性完全依賴于原始數據錄入是否正確。對于會計電算化來說，這是內部控制的一個固有的弱點，為了解決這個弱點，應要求所有數據的處理過程和處理方法都必須規范化，并且保持準確性和穩定性，這樣才能保證輸入的會計信息真實，并保證其準確性和完整性。

（二）信息運行系統安全性差

在信息化系統下，系統的授權批準環節存在安全隱患，主要表現在，在計算機系統內存放口令，導致即使口令易被竊取且剽竊后不易被發現，導致企業信息安全存在巨大的風險。會計信息化的應用使得大量的會計數據信息，在開放的網絡環境中傳輸，一旦計算機感染病毒，遭受非法入侵，都極易導致會計信息面臨被泄露篡改的安全風險，造成信息系統崩潰及計算機系統故障等危機出現。

（三）會計軟件安全控制功能不全

目前市場上存在的會計軟件一般都是程序員與會計專業人員共同參與開發，一般都是在用戶界而、系統平臺、報表處理等問題上進行討論，但不能滿足特定用戶的實際需要。企業現有這些通用目的的會計軟件在數據保密性、安全性上都存在問題，容易導致非法篡改現象。此外，軟件本身的部分功能不符合內部控制的要求。

（四）內部控制制度不健全

會計電算化會計與手工會計在處理程序和內部控制制度上存在著比較大的差別，要保證會計信息化系統安全且有效運行，就必須建立起一套與之相適應的內部控制制度，否則不但不能使會計信息發揮很好的作用，還會導致無法有序開展工作，給非法者以可乘之機，給企業造成巨大損失。目前很多企業會計電算化系統運行多年，但相應的內部件的許多功能得不到充分的運用。

（五）會計檔案無紙化和電腦操作無形化問題

在傳統手工記賬方式下，會計信息以紙為載體分別儲存了會計憑證、賬簿和報表，如果要增加、減少、刪除相應的會計信息則可以從筆跡上和印章上分清責任。但是電算化引入會計系統之后，這種有形的記錄已經大大的減少。憑證和賬簿主要依賴于原始記賬憑證的錄入，賬簿和報表只需要在憑證錄制完整、準確無誤的基礎上自動生成即可。從這個角度看，一方面會計數據的載體已經發生了變化，會計電算化一開始就是把會計信息存儲在磁盤這一介質之上。也正是因為這個原因，有些業務或處理結果可能會不能被打印出來，只能在計算機上進行閱讀。如果企業內部控制制度不健全，就有可能出現在未經授權批準的情況下擅自改動錄入系統數據的問題，并且修改之后不會留下任何的痕跡。如果儲存介質被破壞，數據將會丟失。由此看來，會計電算化下，對會計檔案的保管工作要求更高。不僅要保存紙質的會計檔案，還要保存磁盤性質的會計數據以及計算機處理程序等。

三、完善會計電算化系統，強化內部控制的措施

（一）提高風險意識，轉化管理理念

企業應當重視電算化信息系統在內部控制中的作用，只有企業負責人站在戰略和全局的高度親自組織領導信息系統建設工作，才能統一思想、提高認識、加強協調配合，從而推動電算化信息系統建設。單位領導、財務部門人員和信息部門人員都應對會計信息化樹立正確的思想認識，營造風險防范從我做起的氛圍。

（二）強化數據操作權限意識，加強數據控制

會計電算化系統的特殊控制要求，給人們提出了新的問題。為了保證會計信息數據的安全和完整，必須專門針對會計電算化建立必要的、具體的內部控制制度，具體來說可以從以下兩個方面完成：

1.加強數據接觸、操作等的權限控制。在電算化實務中，應特別注意授權的應用。授予操作權限時，應堅持級別不等、權限不同的原則。作為會計主管，在電算化操作系統中應授予最高的管理權限。電算化會計主管負責制定會計及電算化會計有關的管理制度，并有權再次授權給下一級別的會計工作人員，但其應對總體會計信息的真實性、完整性和安全性進行跟蹤管理并對這些信息負責。會計電算化系統的操作員、維護員、會計主管各司其職，不得越權操作。

2.數據輸入、處理及輸出控制。電算化會計系統輸出質量主要決定于輸入數據的真實、準確和完整，因此必須嚴格控制輸入數據的正確性。可以通過建立科目名稱與代碼對照文件，設計科目代碼校驗，二次輸入法等方法確保用戶輸入正確，降低出錯率。數據的處理控制主要有處理的流程控制、數據修改控制、數據有效性檢驗和程序化處理有效性檢驗，數據備份和修復。由于不同子系統所處理的業務不同，所以處理過程中的控制內容和方法也不盡相同，因此財務軟件應根據各自系統建立相應的數據處理控制機制。輸出控制實施對系統的輸出結果進行控制，常用的方法為檢查輸出數據是否正確、合法、完整，輸出是否及時，能否反映最新的信息，輸出格式是否滿足實際工作的需要，數據表示方式是否符合工作人員的習慣。

（三）提高會計人員素質水平

電算化最為與傳統手工記賬完全不同的一種操作方法引入會計處理之后，企業應進一步加強對會計人員的培訓，特別是在應用會計電算化時對會計電算化處理程序變革的理解。除此之外，會計人員還應在學習會計專業知識的同時，努力學習會計電算化相關知識，提高會計電算化操作技能。會計的本質是管理，除了會計專業技能過硬之外，會計人員還應學習管理相關知識以及內部控制的相關知識。

對于會計從業人員而言，職業道德甚為重要。因此，應加強會計人員職業道德教育，并嚴格按照國家規定對違反職業道德的人員進行處罰，保證道德約束在電算化內部控制中發揮更大的作用，促進我國會計市場環境的凈化。

（四）健全企業內審制度和監督機制

根據企業的實際情況設立獨立的內部審計部門，配置專業的內部審計人員或設置內部審計機制，內部審計機構配備適當的審計人員，可以是全職業可以是兼職人員。內部審計人員的主要工作是協助企業的管理人員加強內部管理，實現企業價值最大化的目標。但應注意，不能把內部審計機構與財務部門合并設置，為了保證內部審計結構的獨立性，內部審計機構應獨立于財務部門，具有獨立的檢查和監督及處理權。內部審計人員應具備專業審計人員具備的所有專業技能和知識，并能做到工作作風嚴謹、責任心強、忠于職守、客觀公正、保守秘密等。

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