會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制

耿瑤+張麗

摘 要：在信息技術高速發(fā)展的今天，信息技術的應用已經(jīng)應用到了各行各業(yè)。在信息技術的應用下，使得很多以前較為煩瑣的工作變得相對簡單了很多，同時也大大降低了誤差的產(chǎn)生。在會計的工作中，也引入了信息技術的相關應用——會計電算化，它的應用大大地提高了會計核算的準確性與可靠性。但也不得不承認，會計電算化的引入，給企業(yè)內(nèi)部控制帶來了很大的挑戰(zhàn)。會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制還存在諸多問題，因此有必要找出會計電算化內(nèi)部控制存在的問題并找出應對策略。

關鍵詞：會計;會計電算化;內(nèi)部控制

中圖分類號：F234.3 ? ? ? ?文獻標志碼：A ? ? ?文章編號：1673-291X（2015）24-0116-02

會計電算化被引入企業(yè)會計核算后，企業(yè)處理會計數(shù)據(jù)的能力大大增強，同時也提高了會計核算的準確性和可靠性。但應該看到，會計電算化在給我們帶來這些好處的同時，也存在著一些亟須解決的問題，特別是會計電算化下的內(nèi)部控制問題。這一問題是引入會計電算化對會計核算沖擊和影響最大的問題。

一、會計電算化對內(nèi)部控制的影響

會計電算化引入企業(yè)以后，電算化對會計核算的形式、會計組織機構及權限的設置、內(nèi)部控制制度的影響巨大，而這幾個方面之中，當屬內(nèi)部控制對會計電算化的影響最大。

（一）從形式看會計電算化對內(nèi)部控制的影響

“不相容職務相互分離，在一定的工作領域內(nèi)，不同的工作人員各負其職，而不同級別的主管人員則按照相關監(jiān)督制度對執(zhí)行人的執(zhí)行情況進行監(jiān)督。”這種模式是傳統(tǒng)手工記賬模式下內(nèi)部控制制度的基本原則。但是會計核算引入電算化之后，組織原則反而成為內(nèi)部控制最主要的體現(xiàn)。也就是說，在開始啟用會計電算化系統(tǒng)之前，應該對該軟件進行初始化設置，初始化設置中最為主要的內(nèi)容是對相關會計人員的授權，及在會計電算化系統(tǒng)中，操作人員應根據(jù)被賦予的職責和權限，通過相應的口令對制定的業(yè)務活動進行操作。由此看來，引入會計電算化之后，會計電算化除了制度控制之外，還增加了程序控制。因此，需要通過對財務軟件進行權限操作上的控制、對授權的口令也要進行管理上的控制，同時還可以通過網(wǎng)絡控制，從而發(fā)揮出內(nèi)部控制最大的效用。

（二）從存儲介質(zhì)看會計電算化對內(nèi)部控制的影響

傳統(tǒng)手工記賬模式，是通過會計人員的手工完成會計數(shù)據(jù)記錄和處理的，比較容易出錯。會計憑證和會計賬簿以及會計報表這些會計信息是以紙為載體進行保存的。會計信息數(shù)據(jù)較大，存儲會占用很大的空間，除此之外還要注意防水、防潮、防盜、防火，以及其他方式的人為損壞的出現(xiàn)。而以磁盤為載體來保存會計信息，是會計電算化后的另一好處。以磁盤為載體保存還可以進行多份備份，防止數(shù)據(jù)丟失，同時節(jié)約了保存會計信息數(shù)據(jù)的空間，但也應注意防止磁盤感染病毒從而導致數(shù)據(jù)丟失的情況發(fā)生。

（三）從交易授權看會計電算化對內(nèi)部控制的影響

傳統(tǒng)會計的分工是被指定的，工作之前無需進行口令驗證。但在會計電算化下，被授予一定權限的會計工作人員如果想開展自己的工作，就必須要在會計電算化軟件初始化時被授權并設定一個口令，只有相應的授權和口令匹配之后，才能獲得處理相關業(yè)務的權利，并對處理相關業(yè)務的結果負責。這種從授權到口令認證最后才能開展自己的工作的一系列程序，就是會計電算化下的一很好的內(nèi)部控制。這一過程與手工賬下每一項經(jīng)濟業(yè)務或緩解都要由相關負責人簽字蓋章相比，簡化了會計工作，但也應該看到，這樣做也可能增加了口令泄露或惡意修改授權而造成損失的可能性。

二、會計電算化環(huán)境下內(nèi)部控制存在的問題

（一）原始數(shù)據(jù)操作的準確性問題

會計電算化環(huán)境下，在計算機程序的控制下輸出會計信息數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)的輸入是由人工完成的，并儲存于磁性介質(zhì)上。會計電算化環(huán)境下在還要完成了數(shù)據(jù)的錄入工作，及完成了記賬憑證的編制，那么后續(xù)的登記賬簿、對賬、結賬、報表的編制工作等都由電算化軟件自動完成。這說明，原始數(shù)據(jù)的錄入工作異常重要，如果原始數(shù)據(jù)錄入工作出錯，計算機無法自動識別，它只能將錯誤的數(shù)據(jù)默認為是正確的數(shù)據(jù)那樣“將錯就錯”下去。因此可以說，后續(xù)自動數(shù)據(jù)處理過程的準確性和可靠性完全依賴于原始數(shù)據(jù)錄入是否正確。對于會計電算化來說，這是內(nèi)部控制的一個固有的弱點，為了解決這個弱點，應要求所有數(shù)據(jù)的處理過程和處理方法都必須規(guī)范化，并且保持準確性和穩(wěn)定性，這樣才能保證輸入的會計信息真實，并保證其準確性和完整性。

（二）信息運行系統(tǒng)安全性差

在信息化系統(tǒng)下，系統(tǒng)的授權批準環(huán)節(jié)存在安全隱患，主要表現(xiàn)在，在計算機系統(tǒng)內(nèi)存放口令，導致即使口令易被竊取且剽竊后不易被發(fā)現(xiàn)，導致企業(yè)信息安全存在巨大的風險。會計信息化的應用使得大量的會計數(shù)據(jù)信息，在開放的網(wǎng)絡環(huán)境中傳輸，一旦計算機感染病毒，遭受非法入侵，都極易導致會計信息面臨被泄露篡改的安全風險，造成信息系統(tǒng)崩潰及計算機系統(tǒng)故障等危機出現(xiàn)。

（三）會計軟件安全控制功能不全

目前市場上存在的會計軟件一般都是程序員與會計專業(yè)人員共同參與開發(fā)，一般都是在用戶界而、系統(tǒng)平臺、報表處理等問題上進行討論，但不能滿足特定用戶的實際需要。企業(yè)現(xiàn)有這些通用目的的會計軟件在數(shù)據(jù)保密性、安全性上都存在問題，容易導致非法篡改現(xiàn)象。此外，軟件本身的部分功能不符合內(nèi)部控制的要求。

（四）內(nèi)部控制制度不健全

會計電算化會計與手工會計在處理程序和內(nèi)部控制制度上存在著比較大的差別，要保證會計信息化系統(tǒng)安全且有效運行，就必須建立起一套與之相適應的內(nèi)部控制制度，否則不但不能使會計信息發(fā)揮很好的作用，還會導致無法有序開展工作，給非法者以可乘之機，給企業(yè)造成巨大損失。目前很多企業(yè)會計電算化系統(tǒng)運行多年，但相應的內(nèi)部件的許多功能得不到充分的運用。

（五）會計檔案無紙化和電腦操作無形化問題

在傳統(tǒng)手工記賬方式下，會計信息以紙為載體分別儲存了會計憑證、賬簿和報表，如果要增加、減少、刪除相應的會計信息則可以從筆跡上和印章上分清責任。但是電算化引入會計系統(tǒng)之后，這種有形的記錄已經(jīng)大大的減少。憑證和賬簿主要依賴于原始記賬憑證的錄入，賬簿和報表只需要在憑證錄制完整、準確無誤的基礎上自動生成即可。從這個角度看，一方面會計數(shù)據(jù)的載體已經(jīng)發(fā)生了變化，會計電算化一開始就是把會計信息存儲在磁盤這一介質(zhì)之上。也正是因為這個原因，有些業(yè)務或處理結果可能會不能被打印出來，只能在計算機上進行閱讀。如果企業(yè)內(nèi)部控制制度不健全，就有可能出現(xiàn)在未經(jīng)授權批準的情況下擅自改動錄入系統(tǒng)數(shù)據(jù)的問題，并且修改之后不會留下任何的痕跡。如果儲存介質(zhì)被破壞，數(shù)據(jù)將會丟失。由此看來，會計電算化下，對會計檔案的保管工作要求更高。不僅要保存紙質(zhì)的會計檔案，還要保存磁盤性質(zhì)的會計數(shù)據(jù)以及計算機處理程序等。

三、完善會計電算化系統(tǒng)，強化內(nèi)部控制的措施

（一）提高風險意識，轉化管理理念

企業(yè)應當重視電算化信息系統(tǒng)在內(nèi)部控制中的作用，只有企業(yè)負責人站在戰(zhàn)略和全局的高度親自組織領導信息系統(tǒng)建設工作，才能統(tǒng)一思想、提高認識、加強協(xié)調(diào)配合，從而推動電算化信息系統(tǒng)建設。單位領導、財務部門人員和信息部門人員都應對會計信息化樹立正確的思想認識，營造風險防范從我做起的氛圍。

（二）強化數(shù)據(jù)操作權限意識，加強數(shù)據(jù)控制

會計電算化系統(tǒng)的特殊控制要求，給人們提出了新的問題。為了保證會計信息數(shù)據(jù)的安全和完整，必須專門針對會計電算化建立必要的、具體的內(nèi)部控制制度，具體來說可以從以下兩個方面完成：

1.加強數(shù)據(jù)接觸、操作等的權限控制。在電算化實務中，應特別注意授權的應用。授予操作權限時，應堅持級別不等、權限不同的原則。作為會計主管，在電算化操作系統(tǒng)中應授予最高的管理權限。電算化會計主管負責制定會計及電算化會計有關的管理制度，并有權再次授權給下一級別的會計工作人員，但其應對總體會計信息的真實性、完整性和安全性進行跟蹤管理并對這些信息負責。會計電算化系統(tǒng)的操作員、維護員、會計主管各司其職，不得越權操作。

2.數(shù)據(jù)輸入、處理及輸出控制。電算化會計系統(tǒng)輸出質(zhì)量主要決定于輸入數(shù)據(jù)的真實、準確和完整，因此必須嚴格控制輸入數(shù)據(jù)的正確性。可以通過建立科目名稱與代碼對照文件，設計科目代碼校驗，二次輸入法等方法確保用戶輸入正確，降低出錯率。數(shù)據(jù)的處理控制主要有處理的流程控制、數(shù)據(jù)修改控制、數(shù)據(jù)有效性檢驗和程序化處理有效性檢驗，數(shù)據(jù)備份和修復。由于不同子系統(tǒng)所處理的業(yè)務不同，所以處理過程中的控制內(nèi)容和方法也不盡相同，因此財務軟件應根據(jù)各自系統(tǒng)建立相應的數(shù)據(jù)處理控制機制。輸出控制實施對系統(tǒng)的輸出結果進行控制，常用的方法為檢查輸出數(shù)據(jù)是否正確、合法、完整，輸出是否及時，能否反映最新的信息，輸出格式是否滿足實際工作的需要，數(shù)據(jù)表示方式是否符合工作人員的習慣。

（三）提高會計人員素質(zhì)水平

電算化最為與傳統(tǒng)手工記賬完全不同的一種操作方法引入會計處理之后，企業(yè)應進一步加強對會計人員的培訓，特別是在應用會計電算化時對會計電算化處理程序變革的理解。除此之外，會計人員還應在學習會計專業(yè)知識的同時，努力學習會計電算化相關知識，提高會計電算化操作技能。會計的本質(zhì)是管理，除了會計專業(yè)技能過硬之外，會計人員還應學習管理相關知識以及內(nèi)部控制的相關知識。

對于會計從業(yè)人員而言，職業(yè)道德甚為重要。因此，應加強會計人員職業(yè)道德教育，并嚴格按照國家規(guī)定對違反職業(yè)道德的人員進行處罰，保證道德約束在電算化內(nèi)部控制中發(fā)揮更大的作用，促進我國會計市場環(huán)境的凈化。

（四）健全企業(yè)內(nèi)審制度和監(jiān)督機制

根據(jù)企業(yè)的實際情況設立獨立的內(nèi)部審計部門，配置專業(yè)的內(nèi)部審計人員或設置內(nèi)部審計機制，內(nèi)部審計機構配備適當?shù)膶徲嬋藛T，可以是全職業(yè)可以是兼職人員。內(nèi)部審計人員的主要工作是協(xié)助企業(yè)的管理人員加強內(nèi)部管理，實現(xiàn)企業(yè)價值最大化的目標。但應注意，不能把內(nèi)部審計機構與財務部門合并設置，為了保證內(nèi)部審計結構的獨立性，內(nèi)部審計機構應獨立于財務部門，具有獨立的檢查和監(jiān)督及處理權。內(nèi)部審計人員應具備專業(yè)審計人員具備的所有專業(yè)技能和知識，并能做到工作作風嚴謹、責任心強、忠于職守、客觀公正、保守秘密等。

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