淺析中小企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制

徐倩瑩

摘要：中小企業(yè)提供我國一半的稅收，銷售業(yè)務(wù)是中小企業(yè)的主要收入來源。從2010年4月15日，財(cái)政部會(huì)同證監(jiān)會(huì)、審計(jì)署、銀監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)制定的《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第1號(hào)——組織架構(gòu)》等應(yīng)用指引至今，“內(nèi)部控制”得到企業(yè)和中國政府相關(guān)部門的愈加重視。內(nèi)部控制是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的需求，對(duì)加強(qiáng)企業(yè)管理，完善企業(yè)規(guī)范運(yùn)營有積極作用。本文論述了筆者對(duì)中小企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)和一些想法，旨在起到拋磚引玉，改進(jìn)中小企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的目的。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè) 內(nèi)部控制 銷售業(yè)務(wù)

中小企業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主體，我國工信部副部長毛偉明曾在新聞發(fā)布會(huì)上公開中小企業(yè)的重要性：“在我國，50%的稅收、60%的國內(nèi)生產(chǎn)總值、70%的發(fā)明專利、80%的就業(yè)崗位，都是由中小企業(yè)提供。從數(shù)量和規(guī)模上看，99%的企業(yè)都屬于中小企業(yè)范疇。”促進(jìn)中小企業(yè)發(fā)展的方法有很多，加強(qiáng)內(nèi)部控制是其中之一。

中國《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》把內(nèi)部控制定義為由企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層和全體員工實(shí)施，旨在實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)的過程。內(nèi)部控制是企業(yè)為實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營目標(biāo)，防止經(jīng)營錯(cuò)漏和其他非法業(yè)務(wù)發(fā)生而進(jìn)行的企業(yè)實(shí)施，它包括一系列的制度、程序和措施。加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制，可極大促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，提高中國經(jīng)濟(jì)競爭力。銷售業(yè)務(wù)是中小企業(yè)的主要業(yè)務(wù)，因而，探討中小企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題就顯得非常必要。

一、中小企業(yè)銷售業(yè)務(wù)流程和主要風(fēng)險(xiǎn)

銷售業(yè)務(wù)是企業(yè)主要業(yè)務(wù)，企業(yè)的生存和發(fā)展，離不開銷售業(yè)務(wù)的支撐。中小企業(yè)銷售業(yè)務(wù)流程包括：與客戶洽談?dòng)唵巍⑴c客戶簽訂合同、編制銷貨清單并通知倉庫發(fā)貨、開發(fā)票通知客戶付款、財(cái)務(wù)部完成收款記賬、完善催收和銷貨退回。此過程涉及的風(fēng)險(xiǎn)包括：

（一）發(fā)出貨物不正確或不完整

與客戶簽訂合同后，業(yè)務(wù)員會(huì)根據(jù)合同條款要求編制銷貨清單，通知倉庫發(fā)貨。倉庫發(fā)出的貨物必須與客戶要求的品種、數(shù)量和規(guī)格一致。但在實(shí)際業(yè)務(wù)中，倉庫發(fā)錯(cuò)貨物或者發(fā)出貨物的品種、數(shù)量、規(guī)格與合同不符的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，所以銷售發(fā)貨存在銷貨退回的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）收入不合理或不正確

當(dāng)貨物售價(jià)與市場(chǎng)均價(jià)比較過低或過高時(shí)，我們需考慮其合理性和正確性。當(dāng)一筆訂單單價(jià)過低時(shí)，我們需考慮其背后原因是否合理，是因?yàn)樵摴P貨物質(zhì)量存在極大問題還是生產(chǎn)成本下降的幅度較大。銷售折讓是否合理，銷貨退回是必須的嗎？銷售收入是企業(yè)主要的資金來源，中小企業(yè)必須保證銷售手續(xù)完備及相關(guān)資料完整，預(yù)防少記、漏記、錯(cuò)記收入。

（三）款項(xiàng)不能足額及時(shí)收回

應(yīng)收賬款是企業(yè)因銷售商品、提供勞務(wù)等日常經(jīng)營活動(dòng)而應(yīng)收未收的款項(xiàng)。中小企業(yè)銷售業(yè)務(wù)發(fā)生，發(fā)票已開出但款項(xiàng)未收回時(shí)，貸記“主營業(yè)務(wù)收入”“應(yīng)交稅費(fèi)—應(yīng)交增值稅（銷項(xiàng)稅額）”，款項(xiàng)借記“應(yīng)收賬款”。從會(huì)計(jì)賬目來看，企業(yè)收入是增加了，但如果款項(xiàng)遲遲不能收回，則會(huì)造成企業(yè)大批壞賬，導(dǎo)致企業(yè)償債信用和盈利能力得到質(zhì)疑。因此中小企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)貨款催收的管理，防止大量應(yīng)收賬款的積壓。

二、中小企業(yè)銷售環(huán)節(jié)的弊端和內(nèi)部控制目標(biāo)

中小企業(yè)銷售環(huán)節(jié)涉及銷售部、客戶、倉庫和財(cái)務(wù)部，傳遞的單據(jù)包括銷售發(fā)票、銷貨清單、支票、進(jìn)賬單、合同等。從銷售到完成收款，需經(jīng)過不同工作崗位，進(jìn)行不同單據(jù)的傳遞，從而完成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)支撐。在此過程中，可預(yù)見的弊端有：

（一）因貨物數(shù)量和質(zhì)量貨不對(duì)板而被客戶退回

有些貨物是很容易在運(yùn)輸途中受到損毀，比如米面，對(duì)米面運(yùn)輸而言，溫度和濕度是重要的考慮因素，我們必須根據(jù)天氣預(yù)告制訂米面運(yùn)輸計(jì)劃，避免因天氣問題引起米面發(fā)霉、變質(zhì)。銷貨清單信息錄入錯(cuò)誤，會(huì)導(dǎo)致裝錯(cuò)貨；人工裝卸貨物沒專人指揮，沒專用的裝卸工具，會(huì)導(dǎo)致貨物在裝卸過程中遭到損壞。

因此，發(fā)貨環(huán)節(jié)內(nèi)部控制目標(biāo)是制作清晰準(zhǔn)確的銷貨清單，監(jiān)管倉庫正確發(fā)出貨物，確保貨物能安全完整的運(yùn)送給客戶。

（二）銷售折讓、銷貨退回不合理

銷售折讓，是指企業(yè)為促進(jìn)銷售數(shù)量，而給予的銷售價(jià)格優(yōu)惠。銷貨退回，是指發(fā)出貨物因數(shù)量或質(zhì)量不符合客戶要求，而被客戶退回的貨物或者在價(jià)格上給予的減讓。業(yè)務(wù)員有時(shí)會(huì)因?yàn)樗饺私磺槎o予過高的銷售折讓，一些中小企業(yè)甚至回收不合理的已售貨物。

銷售折讓與銷貨退回在利潤表中作為銷售收入的減項(xiàng)。銷售折讓的制訂必須符合實(shí)情，根據(jù)銷售業(yè)務(wù)是否頻繁或銷售數(shù)量是否較多來決定。中小企業(yè)對(duì)銷售折讓的審核必須嚴(yán)謹(jǐn)，銷售部需查明銷貨退回的原因，明確責(zé)任，預(yù)防下次再犯同樣的錯(cuò)誤。

（三）收款不及時(shí)

應(yīng)收賬款是企業(yè)因賒銷業(yè)務(wù)而發(fā)生的，應(yīng)收賬款的入賬時(shí)間應(yīng)與確認(rèn)收入的入賬時(shí)間一致。但如果應(yīng)收款項(xiàng)不能及時(shí)收回，企業(yè)的呆賬、壞賬就會(huì)增加，造成企業(yè)資金回流不順暢，直接影響企業(yè)的盈利能力和償債能力。應(yīng)收賬款內(nèi)部管理的目的是做好客戶的信用調(diào)查和銷售款催收工作，保證銷售款及時(shí)足額收回，資金健康周轉(zhuǎn)。

（四）成本、收入不實(shí)

由于某些目的，一些中小企業(yè)會(huì)通過調(diào)節(jié)成本、收入，直接調(diào)節(jié)企業(yè)經(jīng)營利潤，造成利潤虛增或虛減。常見的情景包括：銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)不實(shí)、銷售收入與成本不匹配、營業(yè)費(fèi)用不合理、銷售費(fèi)用失控。從此可見，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)預(yù)算管理，重視銷售單據(jù)的傳遞和保管，防止發(fā)生虛開發(fā)票、虛記收入、重復(fù)記賬、成本費(fèi)用失真的情況。

三、中小企業(yè)銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度建設(shè)

為規(guī)范企業(yè)銷售行為，避免或減少因管理不善而對(duì)企業(yè)造成的損失，筆者認(rèn)為可以從以下幾階段加強(qiáng)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制：

（一）擬訂合同

企業(yè)就不同貨物，針對(duì)不同信用等級(jí)的客戶和銷售量，給予不同的銷售價(jià)格。企業(yè)應(yīng)統(tǒng)一定價(jià)標(biāo)準(zhǔn)、信用政策和選擇合適的收款方式。

業(yè)務(wù)員根據(jù)客戶以往交易記錄，參照企業(yè)定價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和信用政策草擬銷售合同。客戶信用等級(jí)的確定和信用狀況調(diào)查需財(cái)務(wù)部協(xié)作。如合同比較重要，還需咨詢企業(yè)的法律顧問或相關(guān)專家，由他們共同參與合同洽談過程。

合同草擬后，與客戶談判的底線需經(jīng)企業(yè)主管確認(rèn)。如客戶提出賒購要求，業(yè)務(wù)員應(yīng)嚴(yán)格遵守銷售政策，協(xié)同財(cái)務(wù)部對(duì)客戶信用狀況進(jìn)行進(jìn)一步復(fù)核。賒購決定需按企業(yè)授權(quán)，經(jīng)審批人批準(zhǔn)；如賒購業(yè)務(wù)涉及金額過大，超過定價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和信用政策，還需提交管理層會(huì)議，進(jìn)行集體審批決議。

合同簽訂后，財(cái)務(wù)部應(yīng)追蹤合同完成情況，對(duì)客戶的信用記錄進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新。信用管理人員對(duì)老客戶的信用記錄，每半年更新一次；首次交易后，編制新客戶的資信狀況記錄表。

（二）發(fā)貨

業(yè)務(wù)員根據(jù)企業(yè)、客戶雙方簽訂的合同開出發(fā)票，同時(shí)通知客戶付款，編制銷貨清單通知倉庫發(fā)貨。這個(gè)階段的內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)包括：

銷貨清單必須標(biāo)注銷貨發(fā)票發(fā)票號(hào)，保證每次發(fā)貨均已開票；

倉庫發(fā)貨后需制作出倉單，出倉單需注明銷貨清單號(hào)與相應(yīng)發(fā)票號(hào)；

倉庫發(fā)貨后及時(shí)把相關(guān)單據(jù)傳遞給財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部再次核對(duì)發(fā)貨與客戶要求是否一致；

如企業(yè)貨物的運(yùn)輸有特殊要求，倉庫必須按照特殊要求完成貨物出庫、發(fā)運(yùn)和裝卸的工作流程，確保貨物安全完整到達(dá)。

以上內(nèi)部控制操作可與企業(yè)信息化系統(tǒng)結(jié)合，根據(jù)不同崗位職責(zé)設(shè)置人員分工權(quán)限。銷售清單、出倉單根據(jù)系統(tǒng)出具的發(fā)票自動(dòng)生成，避免制單錯(cuò)誤和傳遞單據(jù)不及時(shí)。

（三）收款和銷貨退回

因?yàn)橘Y金的往來核算程序是否嚴(yán)密，直接影響企業(yè)的款項(xiàng)收取金額，所以不相容職位不能由同一人擔(dān)任。比如客戶信用管理和銷售合同的審核不能是同一人，銷售款的確認(rèn)收取與銷售人員、稽查人員不能是同一人，壞賬準(zhǔn)備的計(jì)提審批和壞賬的核銷審批不能是同一人。

中小企業(yè)應(yīng)規(guī)范銷售管理，防止以下風(fēng)險(xiǎn)：

銷貨退回按照授權(quán)審批，不能越權(quán)或私下授權(quán)，防止欺詐舞弊的風(fēng)險(xiǎn)；

加強(qiáng)對(duì)應(yīng)收賬款和應(yīng)收票據(jù)的管理，科學(xué)準(zhǔn)確分析賬齡，久未收到的欠款需進(jìn)入法律訴訟程序；

對(duì)通過轉(zhuǎn)賬取得的收入，企業(yè)應(yīng)該通過核定賬戶進(jìn)行入賬，入賬及時(shí)，不得設(shè)賬外賬或者坐支現(xiàn)金。

（四）結(jié)算利潤

財(cái)務(wù)部員工應(yīng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制有足夠的重視，定期參加相關(guān)培訓(xùn)，內(nèi)部控制效果與員工業(yè)績掛鉤。審計(jì)人員設(shè)置獨(dú)立崗位，企業(yè)設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別機(jī)制，主動(dòng)預(yù)防錯(cuò)記、漏記風(fēng)險(xiǎn)。

綜上所述，中小企業(yè)不能忽略潛在風(fēng)險(xiǎn)，而應(yīng)著眼長遠(yuǎn)利益、長期發(fā)展，明確內(nèi)部指引，把企業(yè)管理與內(nèi)部控制相結(jié)合，提高企業(yè)管理效率。

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