企業產品檔案數據有效性管理方法探索

李亞

引言：隨著信息化技術及信息管理的發展，企業產品檔案正在從傳統的紙質管理模式轉變為電子文件的數據管理，企業產品檔案數據從接收、歸檔、有效控制、提供利用都是擺在企業檔案管理人員面前亟待解決研究的課題。

一、產品電子文件的接收、歸檔

（一）產品電子文件的接收。企業產品檔案的數據是指與產品設計、生產、制造有關，在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送電子文件。企業產品檔案數據的管理必須從產品數據形成之時開始，這樣才能確保產品檔案數據完整性與準確性。

（1）產品電子文件接收范圍。隨著信息化近幾年發展，大部分企業已使用PDM、ERP等產品研發或生產系統，這些系統在產生數據同時，檔案管理部門就要開始介入管理，明確接收范圍，歸檔范圍基本包括經有效確認后電子文件。（2）產品電子文件接收要求。在接收產品電子文件之前，企業檔案管理部門對向產品檔案來源部門提出接收數據的要求，以確保接收數據是符合歸檔要求的產品電子文件。接收產品電子文件格式類型較多，最常見設計格式就有二維圖形格式、三維圖形UG等，文件OFFICE格式，圖片PDF格式等，這些不同數據格式伴隨著設計軟件版本不停升級，所以企業要根據實際情況，規定接收數據格式及版本，接收時最好是同時接收原設計數據格式和一個轉換圖形格式文件，方便后序電子文件利用。

（二）產品檔案電子文件的歸檔。產品檔案電子文件的歸檔過程，一般分為兩種方式：在線歸檔與離線歸檔。在線歸檔方式通過業務系統與檔案系統接口，自動采集直接歸檔產品電子文件；離線歸檔多采用以磁盤、光盤等存儲介質將產品檔案電子文件直接交至檔案管理部門進行歸檔。由于企業內部網絡平臺的發展，現在多采用前者歸檔方式，它不僅可節約成本，還具有方便、快捷等優點。

二、產品檔案數據在科研生產管理中的應用

產品檔案數據不僅僅是用來收集、歸檔、保存，最主要是產品檔案的利用，產品檔案利用對象表面上是文件，其實質管理對象是產品檔案數據所反映的綜合信息，這些產品信息是企業研制生產過程中最需要的數據，通過這些信息數據提煉，使企業研制生產等管理人員掌握企業產品整體狀況，做好各項管理工作。產品檔案信息在科研生產管理具體表現在兩個方面：

（一）在科研管理方面應用。（1）產品技術狀態管理。企業一個產品從產生開始，總是伴隨著反復研究論證過程，產品技術狀態管理是從產品形成開始產品反復研制技術階段狀態信息。產品數據歸檔是反映整個產品研制技術階段及組成結構，檔案管理部門負責對產品檔案的數據技術狀態進行控制。（2）重復利用方面管理。產品數據歸檔后，產品檔案數據中各類技術及管理信息都會形成企業的成果。這些成果將永久保存，形成企業的知識庫。企業面臨激烈的市場競爭環境下，除了不斷創新外，還需反復利用自身已有的成果，擴充知識儲備。對產品成果的反復利用，就是提取產品檔案數據的利用，信息所含成果提取方式比傳統方式更為快捷全面。通過對產品檔案信息全面分析，利用軟件工具，進行查詢瀏覽、統計效率將大大提高利用效果，縮短產品研制周期，增加企業的核心競爭力。

（二）在生產管理方面應用。（1）生產制造方面管理。產品數據結構組織分類，可建立產品結構樹，精確至零組件及產品元件組成，根據產品結構樹的信息，可統計出產品生產制造等各方面管理信息。這些信息的提取來源于產品檔案數據信息的提取，它們可清晰地為產品生產制造提供各類加工及采購信息，企業根據信息可制訂詳細的生產制造方案等管理計劃。（2） 批次管理方面。產品生產交付完畢，產品質量管理成為企業售后服務的關鍵所在。對產品質量狀態的跟蹤是成功控制產品質量一個重要環節，要跟蹤產品各批次及版本通過對產品各版本歸檔數據，整理產品批次信息，并對記錄產品生產狀態信息存檔，以產品結構樹形式表示，這樣無論產品做過幾次更改，生產多少批次，產生多少版本數據，都可以追溯到各狀態批次信息。

三、產品檔案數據有效性管理現狀

（一）產品檔案數據管理流程不適應電子數據要求。產品檔案數據管理工作流程與紙質管理有很大區別，電子文件有其自己的特性，要根據其特性進行管理，電子文件的歸檔，往往只針對歸檔后數據管理，但忽略歸檔過程的自動化管理，即使有些企業已實現歸檔自動化，很多情況下沒有考慮電子文件歸檔與電子文件相關的元數據也需歸檔，否則電子文件相關聯信息還需再次搜集提取才能提供利用，產品檔案數據流程管理需要開發出適合電子文件特點的工作流程方式。

（二）產品檔案數據管理對信息資源的利用孤立。產品檔案數據基本元素是電子文件，但管理實質其實電子文件所反映信息資源的管理利用。產品檔案信息資源與其它管理相結合，能形成高效、協作和集成化的信息鏈。但現在產品檔案數據僅僅局限于產品設計文件不包含其它數據，產品檔案數據的有效性信息無法實現企業內部資源共享及利用，無法為企業提供決策服務。

四、產品檔案數據實現有效性管理必須解決問題

（一）產品檔案信息需要實現實時動態管理，關聯性管理。由于企業的產品研制及生產周期不斷縮短，產品檔案更改、更新頻繁，產品數據同樣隨著產品檔案不停地更換，這要求對產品檔案數據管理要實現實時動態性管理，必須由過去只針對文件式靜態管理轉變為動態信息管理、關聯性管理。根據一個產品或一個產品零部件就能關聯出與此產品相關的所有產品文件及產品管理信息，當發生更改時，就可同時對關聯的產品信息數據更改，還可對這些更改數據及產品信息狀態記錄，以便查詢、利用、統計管理等工作。

（二）產品檔案數據業務流程管理的信息化。產品檔案數據如果要進行有效性管理，必須對產品檔案數據管理流程實施電子化管理，將各方面產品檔案業務進行分析，以國家及行業檔案管理標準的情況下進行數據管理業務流程電子化，如電子下發等，使產品檔案數據管理流程既符合電子文件特性，還可對產品檔案數據管理各個方面實行監控，根據管理流程安排各項工作進度，流程中反映各項工作節點完成信息及管理問題一目了然，為整個產品研制生產的管理提供的監控與統計信息。

（三）管理系統平臺開發設計。檔案管理系統對企業產品研制、生產所產生的所有信息進行控制和集成化管理，實現企業檔案信息尤其是產品檔案信息的共享和有效利用。雖然現在有很多業務管理系統，如PDM系統，但產品數據有效性管理既要滿足企業產品檔案數據管理需求，又要結合流程設計，在開發時采用最新的信息技術與通用的技術協議標準，使系統適用于任何異構環境，強大的維護管理功能，使企業檔案管理模式逐步向企業信息資源管理、知識管理過渡。

（四）企業產品檔案數據有效性管理其它方面建設。產品檔案數據要真正實現利用，無論管理系統開發還是數據本身都需要一系列管理標準，企業可參考相關檔案電子文件數據的管理規范，結合自身特點制訂出自己企業產品檔案數據標準規范，成為企業檔案數據管理依據；根據管理要求企業還需不斷改進管理業務流程，明確職責，使之適應產品檔案數據管理方式，提高檔案部門管理人員綜合素質，推廣企業檔案信息管理平臺應用，挖掘企業深層信息資源進行開發，適應企業快速發展的需求。

結論：企業產品數據有效性管理提高，對企業產品研制、生產全過程管理，實現企業發展目標，滿足企業信息資源管理利用具有十分重要的意義。本文針對企業產品檔案數據的管理提出了一些思路與解決辦法，許多方面還有需要解決的問題，還存在值得深入探討與研究的領域，今后，還需要將理論與實踐相結合，不斷進行修正完善，隨著信息以及知識管理等技術應用的成熟，逐步向企業信息知識化利用管理發展。

參考文獻：

[1] 鄧紅英，產品電子文件的收集與歸檔，《機電兵船檔案》，2004年第6期

[2] 周建皎，制造型企業檔案信息管理系統，重慶大學碩士學位論文，2006.5