企業OA辦公系統應用現狀及維護改進策略

郝 明

?

企業OA辦公系統應用現狀及維護改進策略

郝 明

中國外運股份有限公司,北京 100082

隨著社會競爭的不斷變化；企業OA辦公系統為了適應時代發展也需要進行一定的維護改進。本文分析了企業OA辦公系統應用現狀，并研究了企業OA辦公系統應用問題和維護改進策略，以期確保企業辦公順利進行。

OA辦公系統；應用現狀；維護；策略

引言

隨著我國經濟水平以及科學技術的大力發展，涌現的相關企業單位也越來越多，雖然企業不盡相同，但是在對辦公自動化軟件的需求是一致的，這是由于OA辦公系統本身就很好的擁有了辦公組織、管理的高效價值[1]。

1 企業OA辦公系統應用現狀

企業OA辦公系統其實就是一個可以實現企業中的各個部門與企業內外間辦公自動化信息的系統，而企業OA辦公系統的目標就是在通訊、科技的手段下，于企業內部中完善一個可以覆蓋企業各個部門的全面、系統的辦公信息平臺，在高效可行的企業信息網絡的基礎上，可以給企業相關的領導提供快捷、準確的數據資料。其中企業OA辦公系統的應用內容主要是對公文流轉傳遞、企業信息分布以及采集進行收發，在網絡發展的條件下，堅持以工作流為應用的中心，以便人們進行電子郵件、群組協同、文檔管理等相關的服務項目，從而進一步達到制度管理、公文流轉、會議管理等一系列的實用功能，在提供工作方便的同時，也對組織管理工作進行了必要的規范，實現了企業辦公的高效化、實效化。目前，我國的企業OA辦公系統的工作價值主要體現在對會議、公文的管理方面，鑒于此，企業OA辦公系統的關鍵就是完成企業辦公自動化，在公文、會議上實現辦公自動化，從而保證企業辦公的高效率[2]。

2 企業OA辦公系統應用問題和維護改進策略探究

2.1 針對網絡安全問題強化維護

一方面，因為企業逐漸實現了辦公的自動化，網絡以及計算機已經成為了企業辦公中必不可少的工具。另一方面這是由于辦公工具的普及，人們對信息技術的依賴程度也隨著加深。鑒于此，在實際的企業OA辦公系統的應用過程中，要在保證網絡可以平穩正常運行的同時，也要加強對計算機網絡專門化的修護以及監管，在專業工作者的幫助下，對其進行定期的檢測。由于在企業內部中其產品的生產信息、經營管理信息等均屬于商業機密，由此可知，企業OA辦公系統發展中最核心的問題就是安全問題，尤其是在企業實現OA辦公自動化系統之后，要進一步加強對企業各個部門工作人員的身份權限范圍進行核實，通過安全管理人員給工作人員注冊一個身份文件，這樣就可以在上網的情況下，查找到符合身份權限范圍的各種信息，這種信息主要是由企業內部至上而下傳達的消息或者口令，正是因為這種身份限制，有效的保證避免了相關機密消息的泄露，在企業OA辦公自動化系統的密級管理下，達到了對機密、秘密、內部三個密級的管理目標，從而保證高密級的信息不傳遞至低密級[3]。

2.2 針對電子文檔的法律效率問題采取計算機手段

在企業OA辦公系統廣泛使用的過程中，電子文檔已經成為了企業工作人員傳送工作文件的主要形式，一般情況下，一部分的管理工作者為了提升辦公效率，會在電子檔上簽字，但是在電子檔上簽字涉及到的不僅是辦公高效率問題還是一個法律效率問題。電子檔的簽名是在電子技術高速發展的前提下，進行的簽名活動，但是簽名是一個關于法律層面的問題，在傳統的紙質簽名中，在問題出現時，還是可以提供相應的法律依據，而電子簽名雖然技術層面含金量很高，但是由于其法律效率不足，難以給予相應的法律依據。鑒于此，采取的計算機手段主要是在進行企業OA 辦公系統對簽名進行驗證時，第一步應該是對制章者的簽名數據進行驗證，確保印章的合法性以及真實性；第二步是在驗證后，使用簽章者的數字證書對簽章的簽名值進行解開，從而得到簽章的Hash值；第三步將簽章信息以及Hash值進行再次的Hash運算，使解開的值與運算得到的值進行對比，進一步驗證簽章的可信度[4]。與此同時，簽章者的鑰匙是僅此一個的，這樣就可以在解簽的基礎上，達到對簽章者身份進行認證的目的，讓其在問題發生后，不可抵賴。另一方面，對文檔進行驗證時，要對文檔的Hash值進行計算，接著將其與已簽文檔的Hash值進行對比，以便達到判斷文檔真實性的目的[5]。

2.3 加大研發力度保證OA辦公系統正常、高效運行

企業OA辦公系統應用的目的就是為了進一步強化辦公效率以及質量，隨著企業辦公要求越來越高，OA辦公系統也要緊跟著企業發展的步伐，加大研發的力度，從而保證OA辦公系統可以正常、高效的運行[6]。這就需要將新技術以及新軟件等有效的應用于系統中，保證系統的運行質量，有效的滿足工作要求。而研發力度離不開充足資金的支持，在實際的開發過程中，加大物力、人力、財力的支持力度，對系統進行定期的保養，對企業辦公的信息安全性進行檢測。尤其針對系統的設計以及技術的研究方面，要建立一支專業的人才隊伍，給予大量的人力支持，加大系統更新的力度[7]。

2.4 重視OA辦公系統研發與維護人才的培養

OA辦公系統要想不斷發展，就需要加大其研發力度，進一步為OA辦公系統的平穩順利運行，給予堅實的后盾。在提高OA辦公系統研發力度的同時，也要加強對人才的維護以及培養，在應用OA辦公系統過程中，要對專門的技術管理人員進行配備，讓其積極的參與至OA辦公系統的改進以及維護中。與此同時，企業也要對技術管理人員進行培訓，定期對工作員開展專業培訓活動，其中培訓的內容包括：使用的注意事項、應用方法、設計理念等方面，保證工作人員都能熟練地應用該系統，促進企業工作效率的提高，進一步強化企業的核心競爭力。

3 結語

綜上所述，企業OA辦公系統的應用作為復雜的一項工程，我們簡析了在當代信息技術發展的時代下企業OA辦公系統應用現狀以及企業OA辦公系統應用問題和維護改進策略，目的是為了更好的實現企業辦公的高效化。

[1]劉雁.OA辦公自動化系統在企業中的實際應用價值[J].科技資訊,2009(13):181-182.

[2]常征.OA辦公系統應用現狀及改善對策[J].無線互聯科技,2015(12):59-60.

[3]李萍.OA辦公系統在中小企業中的應用[J].計算機光盤軟件與應用,2013(15):104-105.

[4]韓立平.VPN在OA辦公系統中的應用[J].電腦編程技巧與維護,2013(4):49-50.

[5]劉媚瑜.協同OA辦公系統在電力企業管理中的應用[J].企業改革與管理,2015(12):69.

[6]常征.政府機關OA辦公系統應用現狀及改善對策[J].無線互聯科技,2015(12):59-60.

[7]劉盛.OA系統在現代制造企業的應用研究[J].企業技術開發旬刊,2012(4):35-36.

Application status andmaintenance improvement strategy of OA office system in Enterprises

Hao Ming

Sinotrans Limited, Beijing 100082

with the constant change of the social competition, the enterprise OA office system in order to adapt to the development of the times also need to maintain a certain improvement. This paper analyzes the enterprise OA office system application status, and studies the enterprise OA office system application problems and maintenance improvement strategy, in order to ensure the smooth progress of the enterprise office.

OA office system; application status; maintenance; strategy

TP317.1

A

1009-6434(2016)07-0050-02