試論檔案管理工作中的保密及其利用

【摘要】檔案管理工作的質量關系到我國信息的安全，對個人、企業以及國家有著十分特殊的意義。隨著經濟步伐的加快，檔案的利用率不斷提高，其保密性問題顯得越來越突出。本文從檔案管理工作的意義談起，提出現代檔案管理工作存在的問題，并對如何提高檔案的保密性和利用率做出了詳細的闡述。

【關鍵詞】檔案管理；保密；利用；策略

引言

在市場經濟不斷開放的今天，檔案內的信息對企業和國家的未來有著重要性的影響。恰當地利用檔案并保護好檔案可以給整個社會造福，而在管理中出現意外，將會給某個行業甚至是國家的發展帶來災難性危害。我們應該提高對檔案管理認知程度，加大對檔案管理工作的規范力度，讓檔案處于更加安全、更加便于利用的位置。檔案管理是一項比較繁瑣的工作，需要管理人員真心投入，并在我國的法律法規允許的范圍內開展工作，對違背法律法規的行為有權利制止，已達到保護檔案信息的目的。檔案中的信息是企業發展的軟資源，對其未來的發展有一定的影響，因此，深入研究檔案管理工作的保密性和利用效率變得十分必要。

一、檔案管理工作的意義

檔案管理工作指的是不同的組織和單位將其內部的信息以及多種規劃內容等進行檔案備份，這些檔案需要密封保存，一旦需要重新開啟。管理工作涉及到檔案的使用、保管、廢除以及升降保密級別等多項內容。無論是國家還是組織、單位，都需要將其信息和計劃等多種機密性的內容進行檔案化處理。檔案管理工作的意義就在于檔案對組織或者企業的重要性，在于市場經濟下，企業對檔案的需求。檔案管理的具體工作并不復雜，但檔案本身的特殊性使得整個工作活動變得十分有意義。

雖然檔案在平時的運行過程中顯得并不十分重要，但是在責任追究、研究過程以及發展規劃上有著極高的效用。首先，檔案是內部處理事務區分具體責任人的依據，對企業內部的管理起到了良好作用；然后，檔案中涉及到企業的規劃以及一些核心機密，不可讓外部人員知曉，否則將會影響企業的收益，影響企業的整體發展；最后，檔案涉及到企業內部的每一個人的具體情況，一旦信息泄露將會給整個企業帶來巨大沖擊。檔案管理工作就是在檔案安全的情況下進行合理利用，既發揮檔案的作用，又確保檔案內容處于保密狀態。

二、檔案管理工作存在問題

在檔案管理工作開展的過程中，常常會遇到主客觀因素的影響，導致檔案保密性降低。隨著市場經濟的不斷發展，這些因素的不斷暴露，得到了社會各界人士的關注，尤其是處于經濟環境中的各個企業。將這些因素歸結為以下幾個方面：

首先，部分單位和組織將檔案的管理室與辦公室安置在同一樓層或者安排在安全系數較低的一層。這樣的位置大大地降低了檔案的保密性，讓整個檔案管理處于比較危險的環境中。管理室的門窗也沒有進行安全性處理，缺乏安全性，一旦發生安全性事故，所有檔案將會毀于一旦；然后，檔案管理工作人員的工作態度和工作素養一般，沒有認識到工作的重要性和必要性，對于具體的管理工作記錄不完善，操作不規范，降低了檔案的保密性；最后，檔案的管理方法和技術沒有跟上時代的發展，具有滯后性，在利用過程中比較繁瑣，效率降低，不能適應企業的快節奏發展。

三、如何提高檔案的保密性

針對以上檔案管理工作中存在的問題，提出具體的保密措施，加強檔案管理的保密性，提高檔案的安全性。本人根據自己的經歷和研究將具體方法分為以下幾點：

（一）檔案管理室放置于獨立空間 檔案管理的辦公地點應該和財務辦公地點處于一樣的安全程度，加強門窗的保護，確保不會受到意外情況，而丟失材料，也不會輕易的讓人盜取資料。為了實現保密和安全兩大要求，建議將檔案管理辦公地點置于較高的樓層或者靠近企業的核心管理層，這樣可以有效避免檔案泄密，減少內部人員的違法行為，讓整個企業處于穩定的狀態。

（二）檔案管理人定期培訓 檔案管理人員應該做到嚴格遵守檔案管理法律，保守機密，不向任何人透露企業的內部機密性信息。檔案管理人員需要端正自己的工作態度，認清管理職責，拒不利用自身權利，超出企業的制度，做出違法亂紀的事情。

四、如何提高檔案的利用率

（一）檔案分類管理，合理利用 檔案分類管理指的是組織或者企業的檔案需要秘密程度或者其他的規則進行分類管理，確保可以在短暫的時間內找到。比如：按照檔案的保密級別進行分類，不同級別的查看對象不同，查看條件也不同。當查看人沒有達到絕密文件查看條件時，就不能將檔案材料供其查看。這樣的管理制度符合現代社會對檔案的需求，也符合企業自身的利益。如此一來，檔案的保密性得到了加強，利用效率也得到了有效的提高。

（二）檔案進行及時的更新 在檔案管理過程中，檔案的保密性和重要程度以及管理力度都會隨著時間的推移而發生改變。因此，檔案需要進行及時的更新，進行合理化的保存和管理。檔案的保存時期可以分為30年、20年、10年以及1年等多種，這些檔案需要都會隨著發展，改變秘密級別，甚至部分檔案內容已經公開。面對這種變化，管理人員需要做到對檔案進行及時更新，減少工作強度。對廢棄不用的檔案資料也需要做好后期處理工作，避免出現意外情況。

（三）檔案儲存科技化，充分利用現代科技 檔案管理利用效率雖得到了提高，整體處于比較低的水平。檔案管理工作者需要利用現代可以技術進行全新的處理，以便更加快速的利用。比如：將紙質保存法轉化為硬盤儲存和計算機服務器儲存法，加大檔案的利用程度。硬盤儲存需要定期查看硬盤的使用性，對出現問題的進行修補和更換；計算機服務器儲存需要對其安全性設置防火墻，加大數據庫的保護，避免網絡泄露。

結束語

檔案的管理工作面臨著保密和利用兩方面問題，既需要做到保密，不會使企業受到資源損失，又要得到利用，避免信息的流失。看似矛盾的兩個方面，卻又統一于各自企業的切身利益需求。因此，企業應做好檔案的保密工作，又要做好檔案的利用工作，促進企業的發展。

作者簡介

李華（1968.11-），女，籍貫：陜西乾縣，現職稱：助理工程師，學歷：大專，研究方向：檔案管理。