關(guān)于高校資料室建設(shè)的思考與發(fā)展

【摘要】高校資料室是高校存放資料的關(guān)鍵機(jī)構(gòu)，也是高校中一個比較重要的機(jī)構(gòu)之一。加強(qiáng)高校資料室建設(shè)，對于提高高校的管理水平是非常有幫助的。高校資料室是高校圖書資料信息管理的重要組成部分，但是與高校的圖書館又有著很大的區(qū)別，高校資料室對于高校的建設(shè)非常重要。本文主要分析了高校資料室建設(shè)方面存在的一些問題，并對高校資料室的建設(shè)和發(fā)展提出了一些建議。

【關(guān)鍵詞】高校資料室 問題 建設(shè) 發(fā)展

【中圖分類號】G64 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）02-0018-02

高校資料室是圖書館一個分支，與圖書館有相似的地方，但是，在管理方法上有一定的不同。圖書館是管理書籍，為教師和學(xué)生提供學(xué)習(xí)的地方，資料室是管理全校所有資料和信息，為高校的建設(shè)和發(fā)展提供重要數(shù)據(jù)的機(jī)構(gòu)，因此，資料室也是高校中一個必不可少的機(jī)構(gòu)。但是，近年來我國的不少高校在發(fā)展教育教學(xué)事業(yè)的時候，忽略了其它方面的建設(shè)。比如高校的資料室建設(shè)方面，做的工作就很少。資料室沒有具體的操作系統(tǒng)，給資料的管理造成不便。下面將對資料室圖書管理的現(xiàn)狀進(jìn)行概括。

一、資料室圖書管理現(xiàn)狀

（一）資料室沒有具體的操作系統(tǒng)

資料室的管理工作是一項程序簡單，但是做的事項較多的工作，資料室管理員在管理時應(yīng)該根據(jù)具體的系統(tǒng)，對所有的資料和圖書進(jìn)行編號，然后存放和管理。目前我國有部分高校沒有完整和具體的資料管理系統(tǒng)，資料室的管理工作存在問題。主要的原因是由于高校在發(fā)展教育教學(xué)建設(shè)時，沒能對資料室進(jìn)行建設(shè)，使資料室的工作停滯不前。目前，這部分高校的資料室只能用excel或是word編輯文檔來管理全校的資料，資料室沒有具體的管理系統(tǒng)，存放資料時容易出現(xiàn)重復(fù)存放或者是存放遺漏的現(xiàn)象。如果是重要的數(shù)據(jù)或信息，那將會影響高校的發(fā)展。高校的資料室沒有具體的管理系統(tǒng)，是對高校資料和信息的不負(fù)責(zé)任。

（二）高校資料室管理程序混亂

高校的資料室管理員在管理資料時，由于所有的工作都需要手動完成，在這個過程中難免會出現(xiàn)一些錯誤。比如在給資料編號時，容易重復(fù)編寫和錯編，管理員很少檢查編號完畢的資料，就擺放在了資料架上，這樣容易在借閱時出現(xiàn)資料的遺失，數(shù)據(jù)丟失會對高校的建設(shè)造成影響。這主要就是因為高校資料室管理員的管理程序混亂，簡化管理程序，在工作上出現(xiàn)誤差。

（三）高校資料室管理制度不夠嚴(yán)明

高校的建設(shè)少不了制度作為約束，來監(jiān)督所有的教師和學(xué)生都能夠正常的教學(xué)和學(xué)習(xí)，高校的正常運轉(zhuǎn)必須要有制度做基礎(chǔ)。高校資料室建設(shè)方面也應(yīng)該有嚴(yán)格的管理制度，這樣管理工作才能正常進(jìn)行。但是，現(xiàn)在部分高校資料管理制度松散，具體表現(xiàn)在教師借閱資料方面。有部分教師在資料室借的參考書或者是一些其它的書籍，借閱的時間太長，久不還書。有的教師需要去外地學(xué)習(xí)和進(jìn)修，將借閱的書籍帶走，拖延還書的時間，影響其他教師借閱；還有的教師工作出現(xiàn)調(diào)動，對于之前借的書，沒有及時的歸還，使資料室造成圖書遺失現(xiàn)象。這些現(xiàn)象在現(xiàn)在的部分高校都存在，其主要的原因是高校資料室沒有嚴(yán)明的管理制度，使得高校的資料室出現(xiàn)這種情況。

二、加強(qiáng)高校資料室建設(shè)和發(fā)展的建議

（一）制訂具體的管理系統(tǒng)

高校資料室建設(shè)方面，首先應(yīng)該改善的就是高校資料室沒有具體的管理系統(tǒng)這一問題。資料室是高校的重要機(jī)構(gòu)，僅用excel或是word編輯文檔來管理全校的資料，是非常不全面的。高校應(yīng)該加大對資料室管理的力度，運用一些現(xiàn)代化的技術(shù)，為資料室制定出具體的管理系統(tǒng)，對圖書和資料進(jìn)行有效的管理。按照圖書的編號和性質(zhì)進(jìn)行系統(tǒng)錄入，這樣方便管理工作的進(jìn)行，對于借出的書籍和資料，有一目了然的了解，方便管理的同時，也方便教師借閱。對于教師需要的圖書，進(jìn)行搜索，這樣能夠快速的看到圖書的情況，搜索之后系統(tǒng)會自動顯示有或者無，非常的方便和快捷[1]。

（二）明確高校資料室的管理程序

高校資料室的管理工作中，對于需要手動編寫完成的大量工作，管理員在工作中出現(xiàn)錯誤非常的正常，但是，對于管理員簡化工作程序的現(xiàn)象，卻應(yīng)該得到改善。資料室的管理程序混亂，管理工作肯定會出現(xiàn)問題。管理員在對資料編完號之后，應(yīng)該對所編的號進(jìn)行仔細(xì)的檢查，確認(rèn)編號無誤，再進(jìn)行上架擺放，以及管理和維護(hù)，這樣能夠減少資料室數(shù)據(jù)和信息遺失的現(xiàn)象[3]。

（三）嚴(yán)明高校資料室的管理制度

沒有規(guī)矩不成方圓，高校資料室應(yīng)該制定出嚴(yán)明的管理制度，加強(qiáng)資料室的管理工作。首先應(yīng)該對資料借閱的時間進(jìn)行規(guī)定，比如借閱資料的時間最長不能超過三個月等這樣的規(guī)定。當(dāng)教師在借閱書籍資料的時候，管理員應(yīng)該要求教師進(jìn)行借閱時間和電話的登記，這樣能夠減少圖書遺失的現(xiàn)象，減少數(shù)據(jù)的丟失。必要時對于一些非常重要的資料且購置價格比較高的書籍，教師在借書時，管理員應(yīng)該要求教師交納押金，這樣方便管理，提高資料室管理效率[2]。

三、結(jié)束語

總而言之，資料管理師高校非常重要的一項工作，高校的資料管理員應(yīng)該加大管理的力度，提高管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳華.關(guān)于高校專業(yè)資料室特色建設(shè)的思考[J].中國科技投資，2013，30：184+189.

[2]康清群.關(guān)于高校二級學(xué)院資料室建設(shè)和管理的思考[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2015，04：114-115.

[3]蔡敏.關(guān)于高校院系資料室文獻(xiàn)特色建設(shè)與服務(wù)的思考[J].科技信息，2011，09：206.

作者簡介：

關(guān)迪（1985.10.3-），女，漢族，長春工業(yè)大學(xué)初級（資料員），吉林省長春市人，學(xué)歷：碩士。