基于“互聯網+”思維的智慧檔案建設策略研究

李媛媛

摘 要：隨著經濟的發展、社會的進步，建立數字化的管理系統已成為現今時代發展的方向。基于互聯網技術的發展，數字檔案館的建立早已成為可能。智慧檔案是滿足現今人們需求的又一新型模式。智慧檔案是數字檔案發展的高級形態，而“互聯網+”的思維在一定程度上促進了智慧檔案的建設。因此，本文通過對智慧檔案的基本內涵的了解，提出在“互聯網+”思維基礎上建設智慧檔案的策略。

關鍵詞：互聯網+；智慧檔案；教育行業檔案

檔案的數字化、電子化要求建立數字檔案館。數字檔案館的建立使眾多的檔案信息得到良好的處置，使檔案信息的管理和保護更加完善，調看檔案的時間進一步縮減。在“互聯網+”的時代，傳統數字檔案館已不適用與現今社會的需求，智慧檔案的建設成為滿足當代人們需求的另一途徑。因此，建設智慧檔案要全面了解智慧檔案的基本內涵。

1 智慧檔案的基本內涵

智慧檔案是充分運用現今的科學技術，對檔案進行整合，分析檔案中的潛在價值，為智慧城市提供應有的服務的一種檔案管理形態。智慧檔案的建立需要依托智慧城市系統，通過智慧城市系統對傳統的數字檔案進行整合[1]。再其整合過程中充分利用“云計算”“大數據”“物聯網”等先進技術，利用技術將檔案進行智能管理，從而滿足現代城市對檔案運用的要求。智慧檔案是將智能感知與智能處理相結合，將新興技術運用到構建檔案體系中，通過自動識別、自動處理促進檔案管理與運行。在處理過程中針對大量的檔案信息，智能檔案可以充分挖掘其內在聯系，尋找其潛在價值，通過一定的總結報告形式，為決策者提供相應的服務。

2 “互聯網+”思維的具體內涵

“互聯網+”思維是由李克強總理提出的，其具體內涵是在互聯網等先進技術不斷發展的情況下，利用互聯網的溝通零距離以及全民網絡化為思維方式，改變傳統的行業環境。其現實意義是在進行改革創新的過程中，運用互聯網進行交流距離的進一步縮小，交流空間進一步擴大，改變傳統的觀念，以“突破、創新”為理念，增加跨區域、跨行業合作的可能，加大改革的深度和廣度。對于檔案管理行業來說，改變傳統的檔案管理方式就要引入“互聯網+”的思維，推進智慧檔案建設，從而打造檔案管理的升級版。

3 在“互聯網+”思維基礎上建設智慧檔案的策略

3.1 建立檔案云

互聯網的逐步發展使“云計算”這一新型技術逐漸出現在人們眼前，“云計算”既是一個計算系統也是一個儲存系統，在共享的前提下，“云計算”擁有大量的軟件資源和硬件信息，這些資源多數具有虛擬化和易擴展的特性。教育行業從事檔案工作可以積極利用“云計算”建立“檔案云”。在建立教育行業的“檔案云”過程中，首先要將各地方、各區域的教育信息、教育檔案進行云端的儲存，運用相應的軟件程序為檔案提供計算能力以及儲存空間。在“檔案云”中，每個孤立的檔案經過計算之后形成相應的內在聯系，從而使教育行業的檔案管理工作日趨一體化，系統化。

3.2 充分利用物聯網進行檔案智能感知

物聯網是將物品與互聯網相結合，豐富了互聯網的應用范圍，是通過信息交換形成的集智能識別、自動定位和智能管理的一種網絡。教育行業從事檔案工作的人員可以通過RFID技術將檔案位置、密集架等與互聯網聯系在一起，從而形成關于教育檔案的動態感知的物聯網。其工作過程是：具體的教育檔案脫離原有的位置時，門禁系統便會自動識別檔案的編號，在識別信息過后生成信息，與數字檔案館進行交互，從而更新數字檔案館的信息，在更新之后將監控信息進行存儲，方便監督人員的檢查。利用物聯網進行檔案的智能感知改變了傳統的人工認證、人工檢查，使整個檔案管理過程簡單、快捷，減少由于人為原因導致信息錄入的錯誤現象。

3.3 利用大數據技術，開發檔案的內在價值

智慧檔案的建立需要大量的數據作為支撐[2]。通過對數據的分析達到“智慧”的目的。利用大數據技術，開發檔案的內在價值，要以服務民眾、方便民眾生活為一切工作的出發點，根據民眾需求對大數據進行分類和篩選，從而形成數據倉庫，為挖掘數據潛在的價值提供基礎。在數據倉庫形成之后對數據進行階段性的考核，對不適用于公眾需求的部分進行整改、優化。在優化過后挖掘檔案的內在價值，并預測其發展的大致趨勢，為決策機關提供科學的數據分析。

3.4 充分運用人工智能技術，改變查檔體驗

智慧檔案服務與公眾主要通過滿足公眾的社會需求[3]。其需求的滿足狀況通過查檔體驗便可知曉。充分運用人工智能技術改善公眾的查檔體驗。在查檔方式上運用先進的指紋掃描模式，對查檔公眾進行指紋采集，將指紋與個人教育信息結合，使公眾在查檔時減少了不必要的手續，使整個查檔過程方便、快捷。在檢索方式上運用語音查詢技術，方便公眾對具體檔案的檢索。對多次查詢的結果的公眾進行智能化的分析，根據其愛好推送相應檔案，使查詢更快速。

3.5 增加移動終端的運用

各種PC終端的普及，使互聯網的移動性增強，教育行業從事檔案工作的人員應該積極順應潮流發展趨勢，將檔案查詢充分融入到公眾的PC終端中，建立移動終端的檔案查詢平臺。另一方面，教育行業從事檔案工作的人員要加強自主創新能力，將檔案查詢轉化為軟件商城中APP，公眾通過APP的下載和注冊，查詢自己的教育檔案。

4 結論

綜上所述，在“互聯網+”思維基礎上建設智慧檔案，首先要正確認識智慧檔案的基本內涵以及“互聯網+”思維的具體內涵，在充分了解的基礎上建立檔案云，充分利用物聯網進行檔案智能感知，利用大數據技術、開發檔案的內在價值，充分運用人工智能技術、改變查檔體驗，增加移動終端的運用，使智慧檔案得以建立，滿足公眾對于檔案查詢的需求，從而方便人們生活。

參考文獻

[1]本刊訊.浙江省檔案局（館）舉辦智慧檔案建設專題報告會[J].浙江檔案，2015，03（01）：18.

[2]傅榮校，施蕊.論智慧城市背景下的智慧檔案館建設[J].浙江檔案，2015，05（02）：14-17.

[3]郝偉斌.面向智慧城市的檔案信息化[J].檔案管理，2013，04（03）：21-23.