高職院校電子檔案管理工作發(fā)展探討

湖北省咸寧職業(yè)技術(shù)學院圖書館 郭 丹

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高職院校電子檔案管理工作發(fā)展探討

湖北省咸寧職業(yè)技術(shù)學院圖書館 郭 丹

摘要：本文簡要介紹電子檔案的優(yōu)點，指出高職院校電子檔案管理工作中存在的問題，提出合理的改善措施，以期為提高高職院校電子檔案管理工作的管理水平提供有意義的參考。

關(guān)鍵詞：高職院校 電子檔案 管理工作

檔案是高職院校管理學生的前提，只有完整、科學地把檔案進行歸檔和存檔，確保檔案的價值，才能實現(xiàn)高職院校管理、科研以及教學等活動有序運行。新形勢下，網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化和自動化成為檔案工作發(fā)展的主流方向。高職院校應緊跟時代步伐，重視電子檔案管理工作，提高檔案管理工作的科學性和有效性，以確保其他工作有序開展。

一、電子檔案的優(yōu)點

1.電子檔案可以提供全面、公平的信息服務(wù)。與紙質(zhì)檔案局限于地域性和時間性，電子檔案可以為利用者提供更加便捷的服務(wù)，突破檔案管理的局限性和狹隘性，在實現(xiàn)紙質(zhì)媒介向電子媒介轉(zhuǎn)變的同時克服以前檔案信息資料占有的不公平現(xiàn)象，為檔案利用者提供公平、公開的平臺和環(huán)境。信息網(wǎng)絡(luò)和電子檔案信息數(shù)據(jù)庫建立之后，檔案利用者可以在規(guī)定和允許的范圍內(nèi)查找和閱讀所需的檔案信息，實現(xiàn)檔案的利用價值。

2.電子檔案在提高工作效率的同時實現(xiàn)資源共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作以紙質(zhì)文件為主，需要整理大量的紙質(zhì)資料，浪費很多人力、物力和資金，而電子檔案則可以減少人力、物力和財力的投入，提高工作效率，實現(xiàn)資源的共享和利用。作為一種“數(shù)字文件”，電子檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)提供詳細、全面的檔案信息資料，在聯(lián)網(wǎng)的情況下，檔案利用者可以通過互聯(lián)網(wǎng)獲得最新資料和信息。另外，合理安裝電子檔案管理系統(tǒng)，電子檔案可以根據(jù)動態(tài)及時更新信息資料，縮短查詢時間，從而大大降低工作難度，提高電子檔案管理工作的效率，實現(xiàn)資源信息共享。

二、高職院校電子檔案管理工作中存在的問題

1.管理人員的工作素質(zhì)有待提高。電子檔案是在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上利用計算機磁盤等設(shè)備對紙質(zhì)檔案上的信息內(nèi)容進行存儲，是一種數(shù)字化的檔案文件，具有很高的保存價值。但一些高職院校的檔案管理者沒有充分認識到電子檔案的重要意義，在檔案管理工作中以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案淪為紙質(zhì)檔案的輔助工具。另外，檔案管理方面，一部分檔案管理者不相信計算機技術(shù)，經(jīng)常把接收到的電子文件打印成紙質(zhì)檔案，增加檔案管理工作的難度。而有些檔案管理者過度依賴計算機，沒有及時打印和備份接收到的電子檔案，致使檔案文件信息丟失，影響檔案資料的利用價值。管理人員的管理觀念落后，沒有正確認識電子檔案的作用，阻礙電子檔案工作的現(xiàn)代化進程，給高職院校其他工作的有序進行帶來不利影響。

2.電子檔案的安全性較低。電子檔案是一種電子文件，其形成和利用需要以計算機光盤、磁盤等化學磁性材料為載體，用數(shù)字編碼記錄信息，因此電子檔案的管理工作需要很強的專業(yè)性和技術(shù)性。電子檔案傳輸和管理過程中，如果管理人員沒有及時做好防范工作，電子檔案管理系統(tǒng)很可能會被非法入侵，使數(shù)據(jù)信息泄露或者被隨意篡改。同時，如果軟件管理混亂，沒有很好地保存磁盤，缺乏有效的監(jiān)督管理機制，沒有嚴格管理口令、和密碼，很容易給電子檔案信息帶來安全隱患。

3.電子檔案文件信息具有不可識別性。紙質(zhì)檔案只要保證載體的安全就可以確保檔案信息的可利用性，而電子檔案信息雖然具有時效性和便捷性，但卻存在一定缺陷。知識經(jīng)濟時代，信息技術(shù)的更新速度越來越快，新舊技術(shù)之間的差別造成電子檔案信息不可識別，影響檔案的利用價值。

三、改善高職院校電子檔案管理工作的措施

1.不斷提高管理人員的工作素質(zhì)。檔案管理人員是高職院校電子檔案管理工作中的重要組成部分，對于管理工作質(zhì)量的高低有重要影響，高職院校應該不斷提高管理人員的工作素質(zhì)，提高電子檔案管理工作的工作水平。高職院校應有計劃地分批培訓檔案管理人員，豐富檔案管理人員的管理知識，不斷提高其工作能力和工作水平，確保檔案管理人員能滿足新時期高職院校檔案管理工作需要。

2.增強電子檔案的安全性。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的便捷性和開放性給電子檔案信息帶來安全隱患，高職院校應加強電子檔案的管理工作，提高電子檔案的安全性，以提升電子檔案管理的管理水平。檔案管理人員應積極與時俱進，不斷更新檔案管理系統(tǒng)，以確保檔案信息的真實性。同時，高職院校應加強控制電子檔案管理流程，保證電子文件的真實性、可靠性，以提高電子檔案的利用價值。

3.科學歸檔電子檔案。電子檔案具有可識別性，信息技術(shù)不斷更新升級的情況下，高職院校應做好備份和打印工作，以防止檔案信息丟失、同時，高職院校應建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，統(tǒng)一管理電子檔案，科學歸檔電子檔案，實現(xiàn)電子檔案管理的規(guī)范化、科學化。

總之，電子檔案管理工作是高職院校管理工作中的重要組成部分，嚴重影響高職院校進一步發(fā)展、高職院校應重視電子檔案管理工作，不斷提高管理人員的工作能力和工作水平，增強電子檔案的安全性，要求管理人員對電子檔案進行科學歸檔，提高電子管理工作的質(zhì)量，以確保高職院校其他工作有序開展。

參考文獻：

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［2］高 鵬.高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀與改進對策［J］.教育與職業(yè)，2010.08

［3］柴艷艷.高職院校電子檔案管理工作發(fā)展［J］.環(huán)球市場信息導報，2015

文章編號：ISSN2095-6711/Z01-2016-04-0081