淺析大數據時代高校檔案管理之價值提升

孫亞萍

（江蘇省淮安技師學院，江蘇淮安，22300123001）

淺析大數據時代高校檔案管理之價值提升

孫亞萍

（江蘇省淮安技師學院，江蘇淮安，22300123001）

隨著我國社會經濟的不斷發展和高等教育大眾化的持續推進，高等教育規模和質量都取得了長足發展，隨之而產生大量的高等教育信息，成為重要的檔案資源，為高等教育事業的可持續發展提供有益的借鑒。高等教育數據具有信息量大、類型復雜、價值高等特點，對于檔案資源的存儲管理和利用提出了更高的要求。而大數據技術的產生和廣泛應用，為挖掘高校檔案資源價值提供了有利的契機，可以使檔案資源更快地轉化為知識資源，為檔案工作有效開展提供有力的技術保障。

一、大數據時代高校檔案管理的現狀

近年隨著互聯網技術的快速發展，大數據已經日益廣泛應用于各個生產環節和社會領域。在大數據應用的背景下，高校檔案工作利用信息技術，可以為服務對象提供更加智能、富有個性和精品化的服務。我們在使用大數據技術對原有信息資源進行分類整理后，能夠促使檔案檢索過程更加智能高效，為服務對象提供定制化、主題化的個性服務，面向目標群體開展檔案信息推送活動，通過數據挖掘和有效分析為領導決策提供有力的數據支持。可以說，在大數據的應用中，傳統檔案資料的潛在價值將被有效激活，檔案管理和利用中的一些問題得到有效克服，檔案管理工作打開了新的、廣闊的發展空間。

國家“十三五”規劃綱要明確將實施大數據國家戰略，深化大數據在各行業的創新應用，云計算、云存儲等技術為信息的保存和流通帶來極大的便利，同時也促使網絡信息海量增長。高校檔案管理工作在信息化過程中，也面臨著信息量龐大、組成方式多元的現實問題，特別是服務對象對于信息的需求更加多元、精準、個性和專業，使傳統檔案管理和方式難以滿足服務對象的需求，不能跟上信息化時代的步伐。

江蘇省淮安技師學院利用網絡技術不斷提升檔案工作水平，通過幾年時間的努力，順利完成了由紙質檔案管理向信息化檔案管理的深刻轉變，將浩如煙海的檔案信息進行數字化處理，并進行合理地分類整理。我們可以非常便捷地進行檢索，能夠滿足檔案查詢、決策參考的需要，大大提升了檔案信息的流轉時效，促使檔案管理工作更加科學化、專業化。未來江蘇省淮安技師學院還將沿著數據化道路進行探索，提高數據分析的精度，為用戶提供更加個性化的服務。

二、大數據在高校檔案管理中的應用

1.大數據技術可以使檔案資源充分發揮影響力。檔案信息是高校管理、科研、教學、德育、后勤保障等各項工作的寶貴資源，我們可以從中發現各項工作的發展歷程、利弊得失，借鑒過去好的做法提升當前的工作效果，吸取以往的教訓避免再走彎路。高校的各項工作都具有一定的延續性，查詢檔案則是保障工作有效開展的必要前提。然而在當前很多高校中，檔案工作并未得到應有的重視，由于管理者人為地忽視，檔案僅僅作為過去事件的記載而留存，并未充分發揮決策咨鑒、經驗借鑒的作用，這造成了寶貴信息資源的巨大浪費。而在大數據蓬勃發展的時代背景下，江蘇省淮安技師學院初步運用大數據技術對檔案信息進行整理和分析，在信息分析精度、效率和數據產出速度方面比以往有質的提升。隨著人工智能技術和知識圖譜等現代科技大量應用于檔案管理中，從教學、科研、管理、學生工作、后勤工作等多方面入手，研究探索該領域的發展規律，將為今后高校的可持續發展與科學決策、管理提供有力的技術支撐。

2.在對用戶信息進行分析基礎上，主動提供個性化服務。在傳統的高校檔案管理中，工作人員根據來訪者的需求進行檔案查詢，工作方式較為被動，不能滿足人們對檔案信息的個性化、全面化需求，而在大數據背景下，這種情況得到有效改善，檔案管理者主動出擊分析用戶需求。轉變工作方式，開創新的工作內容。當前越來越多的高校加入到智慧校園的行列，學校師生在校園網絡中的管理平臺、科研平臺、教學平臺、財務平臺，以及圖書館、醫院、食堂、門禁的網絡終端上留下大量的使用痕跡，反映出師生學習、工作和生活的軌跡和需求。檔案館可以將這些信息進行收集整理，對用戶的身份資料、使用時段等結構化信息和查詢內容、下載行為等非結構信息進行分析，從而對用戶的信息需求進行研判，在此基礎上發揮檔案館信息匯總儲藏的優勢，實時從檔案信息中遴選用戶需要的內容，主動進行推送和介紹，這種變被動為主動的服務方式，促進了檔案管理工作的革新。

三、高校檔案管理存在的突出問題

一是管理思維陳舊、觀念落后。當前網絡技術發展日新月異，大數據技術的應用更將檔案工作推向新的發展階段。然而，一些檔案工作者的思維未能跟上時代發展步伐，總是帶著懷疑、抵觸和挑剔的目光審視新技術的應用，固守傳統的檔案管理方式，不能主動學習大數據相關知識，在工作中也缺乏主動服務意識和個性化服務理念。思想觀念的落后必然導致認知的不足，進而對檔案館的工作革新造成阻礙。

二是對檔案資源的利用不足。一些檔案館受到傳統管理思維局限，僅注重資料儲存而不關注檔案的利用，在管理考核機制中更多涉及檔案整體儲藏的量化指標，對檔案利用的內容則涉及很少。在這種導向下，一些高校的檔案工作者將主要精力投入到檔案資料的搜集、歸類、鑒別和儲存上，以為將資料留存好備查就是完成工作任務，未能對檔案資料的利用進行深入研究和思考，在檔案數據化方面也較為消極。

三是檔案管理工作缺乏主動性。當前很多高校的檔案部門都存在著坐等用戶前來查詢的現象，這反映了檔案工作者工作方法被動、服務理念缺失的問題，不利于檔案資源發揮效用和檔案工作發揮影響力，在高校各項事業發展中沒有作出應有的貢獻。

四、大數據時代高校檔案管理價值提升的有效策略

1.大力提升工作人員的信息素養。大數據時代檔案工作的有效開展，需要具有先進檔案理念和過硬網絡信息技術的人才，才能使高校配置的計算機、檔案管理系統和大數據分析技術真正發揮效用。否則在一些學校中，由于相關人才的缺乏，先進的設備和信息工具處于閑置狀態，不能為檔案工作價值提升服務。為此，應重點加強對原有人員的培訓，使之盡快更新工作理念，提升信息技術水平。

2.主動服務學校發展建設。檔案工作人員不能坐等學校索要資料或師生上門查詢，而要結合學校工作重點和師生在科研、教學方面的主要需求，運用大數據技術，主動研究用戶需求，將檔案資源盤活，逐漸成為學校各項決策的重要數據參考。例如當高校籌劃校慶等大型活動時，檔案館就可以將歷屆校慶的活動程序、籌備過程、資金開支、人員分配等資料進行梳理匯總，為合理調動資源開展活動提供有力支持。又如高校在開展大型基建工程前，檔案館應將歷史上的基建檔案進行分析，將以往的經驗和教訓提供給學校領導作為參考。

3.采取有效激勵措施促進工作轉型。由于大數據技術的引入，檔案館的工作方式發生了很大改變，由儲存為主轉為應用為主，由被動等待轉為主動出擊，從邊緣化部門向信息主要參考來源轉變。為推動檔案管理工作順利轉型，我們應以激勵為主，引導工作模式、思路、方法的逐步改變。應將大數據技術的應用和服務理念融入人員考核和評職晉級中，用新的考核標準樹立明確的導向，對技術掌握牢固、觀念轉變迅速的人員給予獎勵，激發人員的工作積極性。

4.打造“教學科研——學校管理——檔案工作”的價值鏈條。檔案工作要想為學校的教學、管理等重點工作發揮促進作用，就要利用大數據建立有效的連接機制，促進檔案工作與各項工作的有效聯動，從而提升檔案工作的價值。應與教務、科研主管部門聯合，為每位教師安裝設備終端，由教師自主上傳教學和科研數據，保障數據獲取的完整性，同時可以根據數據生成情況作動態分析。還可以與學生評價數據進行有效連接，實時跟蹤教學工作目標的實施進度。檔案大數據系統可以根據科研人員的項目內容和進展階段，提供更加貼身的服務，隨時推送教師所需的科研檔案信息，將館藏科研檔案轉化為促進科研的便利資源。

5.打造圖書工作與檔案工作的合作價值鏈條。圖書工作與檔案工作具有很大的相似性和互通性，二者可以通過建立大數據平臺將彼此的數據共享，由此可以對利用者的個性化偏好進行更加全面準確的分析，為利用者提供更為全面的信息分享。例如北京大學的圖書館和檔案館就共同開發了SDA大數據平臺，實現了一個界面統一檢索圖書和檔案信息，給讀者帶來了很大便利。

［1］周楓.資源·技術·思維——大數據時代檔案館的三維詮釋［J］.檔案學研究，2013（6）.

［2］魯德武.試述檔案大數據的定義、特征及核心內容［J］.檔案，2014（4）.

［3］周楓.國內檔案學領域“大數據”研究述評［J］.檔案，2014（6）.

［4］鄧小軍.大檔案、大數據、大整合——訪廣東省中山市檔案工作［J］.中國檔案，2014（8）.