徐芳敏

（淮安市檔案局，江蘇淮安，22300123001）

加強基層檔案工作規范化建設之淺見

徐芳敏

（淮安市檔案局，江蘇淮安，22300123001）

20 09年，江蘇省檔案局出臺了《江蘇省機關團體企業事業單位檔案工作規范》，從組織管理、基礎業務、信息化建設及開發利用四個方面，對全省檔案工作規范建設標準作出了明確規定。開展檔案工作規范化建設，是提高檔案工作科學化、規范化、現代化水平的重要舉措，是推動檔案工作持續科學發展行之有效的重要手段。現結合工作實際，就如何推進基層檔案工作規范建設，談幾點想法。

一、開展基層檔案工作規范化建設的重要意義

1.規范基層檔案工作，是加強檔案資源體系建設的重要保障。從基層抓起、從基礎做起，是國家檔案資源體系建設的重要工作思路。基層檔案室的檔案資源不僅是本單位發展軌跡的歷史體現，更是各級國家綜合檔案館館藏檔案的基礎來源，必須努力做到應收盡收、應歸盡歸。古人云，巧婦難為無米之炊。如果各單位檔案收集不齊、不全，那么，檔案館的檔案資源建設就成一句空話，成為無源之水、無本之木。

2.規范基層檔案工作，是順應信息化發展新趨勢的重要支撐。開展基層檔案工作規范化建設，是新時期提高檔案管理工作水平的重要舉措，也是積極推動檔案管理工作持續科學發展行之有效的手段。通過開展檔案工作的規范建設，將檔案信息化與單位信息化同步規劃實施，有利于借助檔案信息化、數字化，實現檔案資源的共建共享，充分發揮檔案高效率地為單位各項工作服務職能。

3.規范基層檔案工作，是高效開發利用檔案資源的重要前提。檔案是人類在社會實踐中形成的原始記錄，是社會記憶的留存，具有憑證和參考作用。檔案管理不僅是“保管”，更重要的在于檔案信息的開發利用，將藏身于“深閨”中的“死檔案”變成為我所用、為民所用的“活資源”。通過開展檔案工作規范化建設，提升檔案工作的規范化、科學化水平，為高效開發利用檔案資源奠定重要基礎。

二、基層檔案工作規范化建設面臨的主要問題

1.檔案意識淡薄。部分單位對檔案工作重視程度不夠，檔案意識淡薄，不能充分保證檔案工作所需的人、財、物。雖然有的單位將檔案工作列入年度工作計劃，也有專人負責，但真正能把檔案工作作為單位長效工作來抓的卻少之又少。

2.檔案人員業務素質不高。檔案管理工作是一項專業性較強的工作，需要檔案人員具有較高的專業素質。然而，在實際工作中，很多單位檔案人員往往一崗多職，疲于應付日常事務，根本沒有時間和精力在提高檔案業務技能上下功夫，再加上工作變動頻繁，造成了檔案人員業務素質普遍不高，直接影響到檔案管理工作的穩定性和持續性。

3.檔案保管條件較差。基層檔案室的保管條件總體上比較差。空調、除濕機、滅火器等設施設備不齊全、陳舊老化，多流于應付檢查。有些單位的檔案室甚至存放著各種廢舊物品，凌亂不堪，幾乎就是雜物間，與檔案室的“八防”要求相差甚遠。

4.檔案管理制度不健全。大多數基層檔案室的檔案收集、保管、借閱、利用、保密等制度不健全。有的檔案室雖建立了一系列管理制度，卻流于形式，執行不嚴。如，檔案資料收集不全、整理不及時，借出的檔案不嚴格履行借閱手續，甚至有借無還，等等。

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三、加強基層檔案工作規范化建設的思考

要扎實有效地推進基層檔案工作規范化建設，必須立足一個原則、抓好兩個環節、樹立三個理念、把握四個重點。

1.立足一個原則。即：堅持高站位，高標準。要以省檔案局出臺的《江蘇省機關團體企業事業單位檔案工作規范》為指導，從嚴要求、高起點創建，切實推動規范化建設。

2.抓好兩個環節。一是制度建設。制度保障是提升檔案工作規范化建設的重要途徑和可靠保證。必須建立系統有序的管理制度，既要建立健全確保檔案集中統一管理的行之有效的工作制度，又要建立完善檔案收集、整理、保管、開發利用等檔案工作業務制度，以制度管人，用制度管檔，按規矩辦事，使檔案管理工作真正做到有章可循、有規可依、有據可查。二是人才建設。要加強檔案工作人員素質建設。檔案工作是一項專業性較強的工作，檔案管理人員不僅要有一定的檔案理論基礎，掌握檔案業務知識，還要做有心人，要有耐心、責任心、事業心。目前，一些單位的檔案員常常像走馬燈似的，更換頻繁，檔案人員隊伍不穩定，檔案工作常面臨培養一批、走一批、換一批的尷尬。各單位檔案室要“定人定崗”，盡量保持檔案工作人員的穩定性，保障檔案工作開展的持續性、有效性。

3.樹立三個理念。一要樹立嚴謹務實的理念。各申報檔案工作星級測評的單位一定要對照測評細則，逐項分解落實，以對歷史負責、對人民負責的態度做好檔案工作。二要樹立服務至上的理念。機關團體企事業單位檔案測評工作是以取得的實際效果作為評價的標準和尺度，注重的是檔案工作在各單位發展中發揮的實際作用。因此，星級測評工作同樣要體現以人為本，對人民負責，接受人民監督，讓人民滿意。要通過推進規范化建設，強化服務意識，轉變工作作風，提高服務能力和水平。三要樹立開拓創新的理念。要進一步發揮檔案工作服務單位各項工作和社會各界利用需求的功能，創造性地開展檔案服務、檔案利用的新途徑、新方式，努力建設特色檔案資源，打造檔案特色工作品牌，體現檔案存史、資政的重要價值，讓檔案資源真正成為聯系過去、現在和未來的信息紐帶，使檔案成為單位及社會發展的不竭動力。

4.把握四個重點。一要明晰目標職責。各單位要進一步明確檔案收集、整理、保管等程序，建立從上到下，一環扣一環，環環相銜接的運行機制，做到人人有準則，事事有遵循，處處有章法。二要加強督查考核。定期檢查總結，分析階段性工作，查找薄弱環節，對發現的問題及時糾正，重要的問題要及時向主要領導匯報，自己不能解決的疑難問題要及時邀請專業檔案人員上門指導。三要強化硬件建設。環境建設和現代化裝備水平是評價檔案規范化建設水平的一個十分重要的方面，也是提高工作效能的重要保障。各單位要積極創造條件，加大資金投入，著力解決檔案工作環境差、裝備水平低、執法手段落后等突出問題，不斷夯實規范化建設的物質基礎。四要統籌兼顧。檔案測評工作不僅涉及檔案工作部門，它與機關團體企事業單位的其他各個部門都密切相關。檔案測評工作的一個重要部分就是檔案的有效利用，因此檔案工作是有機整體，既離不開各部門的協調配合，也離不開每位工作人員的積極參與。各單位要注重統籌協調，努力發揮檔案利用的最大效應。