為小微企業建立公共檔案室的可行性分析

劉 婷陳永生

（1.蘇州市城鄉建設檔案館，江蘇蘇州，215002； 2.蘇州市高新區檔案局，江蘇蘇州，215011）

為小微企業建立公共檔案室的可行性分析

劉 婷1陳永生2

（1.蘇州市城鄉建設檔案館，江蘇蘇州，215002； 2.蘇州市高新區檔案局，江蘇蘇州，215011）

為適應經濟發展新常態，加快發展動力轉換，增強社會創新創造活力，中央提出進一步扶持小微企業發展以推動大眾創業、萬眾創新。小微企業作為吸納各類創業人才的重要載體，在提供就業崗位、緩解就業壓力、保持社會穩定等方面發揮了重要作用。根據國家工商總局統計，新設小微企業吸納就業占比超過80%。［1］2015年第三季度全國市場主體發展情況顯示，小微企業占新登記企業總數的96.62%，小微企業“鋪天蓋地”格局逐步顯現。這些小微企業從成長壯大到蓬勃發展會產生種類繁多數量巨大的檔案，企業檔案作為企業資產的重要組成部分，是企業生產、經營、管理等各項工作的基礎，應當得到妥善的管理。但小微企業因其自身規模小，在資本、技術、人才、管理等關鍵因素方面積累不足，相當數量的小型微型企業并不具備單獨管理自身檔案的條件。因此本文提出將小微企業檔案管理納入到政府公共服務的設想，以眾創空間等平臺建立公共檔案室，既能夠解決小微企業管理檔案的需求，為小微企業解決發展難題，又能有效整合信息資源，拓展政府公共服務范圍。

一、公共檔案室的含義

目前學術界對于“公共檔案室”一詞尚未提出明確的定義，本文將相近的概念作出比較分析，以便于對公共檔案室有更加清晰的認識。

1.公共檔案室與聯合檔案室的關系。聯合檔案室是在機關檔案室基礎上對原有管理方式變革與創新的產物，是一種優化的機關檔案管理形式。具體指同一地區，特別是在同一市鎮內的一些機關聯合起來設立一個檔案機構，負責保存和管理這些機關形成的檔案，這種機構通常就是聯合檔案室。聯合檔案室與公共檔案室的區別首先在于兩者面向的服務對象不同，聯合檔案室面向機關事業單位，而本文所提到的公共檔案室主要面向企業。其次，兩者所保管的文件生命周期不同。聯合檔案室的本質仍然是檔案室，它履行傳統檔案室的職責，是一種過渡性的文件管理機構，負責保管處于半現行階段的文件，而公共檔案室是一種提供綜合服務的第三方檔案管理機構，涉及文件生命周期的各個階段。最后，兩者承接服務的主體不同。聯合檔案室是在原有檔案室工作人員的基礎上，將其合并優化，提供服務的主體仍然是機關組織。而公共檔案室承接服務的主體是具備檔案管理條件的第三方社會組織。兩者之間的聯系在于他們都是一種橫向的檔案工作組織形式，為同一區域的不同組織提供檔案管理服務，都能夠為組織機構節約人力物力資源，提高其檔案管理效率。

2.公共檔案室與商業性文件中心的關系。公共檔案室與商業性文件中心的區別首先在于，從盈利方式上，商業性文件中心作為一個獨立的組織機構須自負盈虧，它是以盈利為目的的有償服務中心。公共檔案室由政府出資購買服務，目的在于向有需求的企業或其他組織機構提供公共服務，使用者本身并不與公共檔案室發生直接的利益關系。其次，從提供服務的方式來看，商業性文件中心是以自身為主體，面向有需求的客戶提供檔案服務，提供服務的方式相對分散。公共檔案室以企業或相關組織為主體，依托于創客空間等相對集中的企業聚集平臺來提供服務，它們的分布范圍取決于企業的聚集程度，提供服務的方式相對集中。再次，從兩者產生的原因來看，商業性文件中心是受到自身利益驅動從而向客戶提供服務以換取利潤的專門機構。公共檔案室是政府為了解決小微企業或相關組織發展中檔案管理困境而購買公共服務的產物。盡管兩者之間存在差別，但它們也有一定的相似之處。一方面，兩者都是社會分工細化的產物，提供專業領域的專業服務；另一方面，兩者的業務范圍較為相似，都向客戶提供檔案的咨詢、歸檔、管理和儲存、安全銷毀、數據保護和恢復等相關服務。

通過以上比較與分析，本文將公共檔案室界定為：以政府購買服務的方式，在一定地域范圍或平臺內，為有檔案管理需求的小微企業或組織機構提供服務而設立的第三方檔案管理機構。

二、建立公共檔案室的必要性

1.節省企業管理成本

國家檔案局調研蘇州高新區公共檔案室

小微企業是國民經濟和社會發展的重要基礎，是創業創新的先鋒力量，在擴大就業、增加收入、改善民生等方面有著舉足輕重的作用。企業檔案作為一個企業正常發展不可替代的資產財富，有助于小微企業增強技術和知識儲備，為企業的可持續發展提供強有力的保障。但小微企業本身“低、小、散”的特點導致了其在創新發展過程中面臨相當大的困難。由于小微企業規模偏小，擁有社會資源占比較低，在運營中必須減輕自身組織機構負擔以及降低人力資源成本和各項開支成本。檔案工作需要投入檔案基礎設施、專業檔案管理人員以及專門的檔案管理庫房等，如果成立專門的檔案部門來管理檔案，無疑增加了企業管理的成本。公共檔案室的建立能夠避免小微企業進行重復的人力財力投入，實現在同一區域內小微企業檔案的集中管理，解決小微企業檔案管理需求與自身資源匱乏的矛盾。

2.增強企業競爭能力

企業檔案很能反映出一個企業各項活動和生產經營情況，不僅僅是企業管理的第一手材料，也是企業軟實力的重要體現，更是企業生產、經營、管理等各項工作的基礎。建立公共檔案室有助于在關鍵時刻發揮檔案的依據和憑證作用，方便企業隨時調閱，不僅提高企業辦事效率，也維護了企業的經濟利益和合法權益；有助于企業加強自身文化建設，利用豐富生動的檔案素材，展示企業創業發展的歷程，培養員工的認同感和歸屬感，創新企業經營理念，提升企業的文化品位。此外，小微企業還可以從繁瑣的檔案管理業務中抽身，從而更加專注于拓展主營業務，提升企業品牌影響力和競爭力。

3.促進政府職能轉變

成立公共檔案室的前提條件是由政府來購買公共服務，檔案服務是政府增加公共服務供給的重要渠道之一。2013年全國檔案局長館長會議強調：“向社會購買事務性管理服務，是解決各級檔案部門人少事多問題的出路之一。各級檔案部門要對全部事務所進行研究，把可向社會購買的事務性管理服務，從由檔案人員進行，改為以購買服務的方式進行。”政府購買公共服務模式的出現，適時填補了政府由“大包大攬”到“有所為，有所不為”轉變的空白區域。通過引入市場和社會力量共同進行公共服務治理，剝離一些非必要的功能交給社會組織，既有利于政府專注于主體業務，避免行政透支，又能為市場和產業結構的調整創造條件。各級人民政府要結合當地經濟社會發展狀況和人民群眾的實際需求，因地制宜，積極穩妥地推進政府向社會力量購買服務工作，不斷創新和完善公共服務供給模式，加快建設服務型政府。

三、建立公共檔案室的可行性

1.政策背景

近兩年我國經濟下行壓力持續增大，經濟走緩的主要原因在于中國經濟自發的增長動力不足。為此，中央大力推進“大眾創業、萬眾創新”，增加公共產品、公共服務，而積極發展政府與社會資本合作的模式，作為公共服務供給機制的重大改革，已經成為當前國家實施積極財政政策的重要抓手。中央及各地政府對小微企業發展給予高度重視，先后出臺了一系列政策，通過政府與社會資本合作的方式，支持與引導小微企業發展。

2015年3月國務院辦公廳下發9號文件《國務院辦公廳關于發展眾創空間推進大眾創新創業的指導意見》（以下簡稱《意見》）［2］，《意見》中明確提出要綜合運用政府購買服務、無償資助、業務獎勵等方式，支持中小企業公共服務平臺和服務機構建設，為創新創業搭建高效便利的服務平臺，提高小微企業市場競爭力。同年5月，國務院第92次常務會議審議通過并轉發了由財政部牽頭，會同發展改革委、中國人民銀行聯合制定的《關于在公共服務領域推廣政府和社會資本合作模式的指導意見》［3］，決定圍繞增加公共產品和公共服務供給，廣泛采用政府和社會資本合作模式。

建立公共檔案室作為一種政府與社會資本合作來提供公共服務的方式，符合當前我國小微企業發展的現狀，也是積極響應國家方針政策的重要舉措。國家關于大眾創業、萬眾創新，以及政府與社會資本合作的相關政策，為推行公共檔案室建立提供了極大的可能性，使得公共檔案室在眾創空間等平臺的基礎上，為小微企業發展做好堅實后盾。

2.主體需求

檔案學家巴斯克斯說：“可以確定這樣一條原則，在任何時候文件都應該存放在它的利用者最便于利用的地方。”小微企業集群化發展的特征使得公共檔案室便于為其提供即時的服務，方便企業存取和利用檔案，能夠更好地滿足企業的需求。根據《工業企業檔案分類試行規則》，企業檔案主要分為黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類等11個類型。目前以新興小微企業實際情況來看，其檔案主要集中在產品類、科研類、經營管理類等方面，尤其是專利技術文件、產品檔案往往是小微企業生存的關鍵，做好這些檔案資料的管理及利用對于小微企業今后的發展至關重要，但多數小微企業本身沒有足夠的條件去管理檔案，即使抽出專人或兼職人員來管理，也是非常耗時耗力。將小微企業檔案管理的需求從企業主營業務中剝離出來，交給公共檔案室來管理，能夠使企業得到專業化的檔案管理服務，提升檔案管理水平。

3.社會環境

為小微企業建立公共檔案室的社會基礎主要在于兩個方面：

一方面在大眾創業、萬眾創新的引導下全國各地創業創新平臺逐步增多，它們將成為公共檔案室賴以生存與發展的基礎。根據江蘇省人力資源和社會保障廳數據，截至2015年9月，江蘇省已建成各級各類創業載體1797個，累計入住企業達9.82萬戶。［4］以蘇州市為例，2015年10月蘇州工業園區成為全國首個開放創新綜合實驗城市，在“十二五”期間，基本形成了“集聚一流創新要素、營造一流創新環境、實現一流創新產出”的創新發展態勢，以科技為主力的“創新生態圈”日益清晰。根據《蘇州市實施創客天堂行動發展眾創空間的政策意見》，到2020年蘇州將擁有眾創空間超過300家，集聚創新創業人才超過10萬人，新增創新小微企業超過3萬家。目前蘇州已相繼涌現出蘇州高新區獅山創客匯、昆山高新區陽澄湖兩岸青年創業園、蘇州自主創新廣場蘇創空間等一批特色鮮明的創業平臺，眾包、眾扶、眾籌等新型平臺已成為小微企業的“后臺服務器”。

另一方面，第三方檔案管理機構數量增長及條件日趨成熟為建立公共檔案室提供了有利條件。伴隨著外包服務業在檔案領域的不斷發展以及相關法律法規體系的健全，目前我國已有相當數量的第三方檔案管理機構。它們從最初依托于檔案行政部門到如今發展成為完全獨立的專業性服務機構，其業務領域也從單純的檔案整理服務拓展到檔案軟件管理與開發、檔案咨詢服務、檔案寄存、檔案鑒定等全方位的檔案服務。經過市場的檢驗與同行之間的相互競爭，這些機構能夠不斷完善自身，更好地適應客戶需要，將為小微企業提供深入且廣泛的市場支持。

綜上所述，為小微企業建立公共檔案室已經具備了充分的必要性與可行性條件。實際上，蘇州首個公共檔案室已在高新區科技醫療器械產業園中投入使用，免費為入園的小微企業提供“線上線下”的檔案保管、利用、咨詢及衍生服務，解決企業檔案管理的難題，這對于今后公共檔案室在全國范圍推廣有著深遠的意義。在新時代全民創業環境下，面對小微企業日益增長的檔案管理需求，公共檔案室的建立、運營及風險管控將是未來值得我們深思與探索的課題。

［1］中國工商報.新設小微企業吸納就業占比超過80%［EB/OL］.http：//www.saic.gov.cn/gts/fwfz/201603/t20160301_ 166949.html，2016-03-01.

［2］國務院辦公廳.國務院辦公廳關于發展眾創空間推進大眾創新創業的指導 意 見 ［EB/OL］.http：//www.gov.cn/ zhengce/content/2015-03/11/content_9519.htm，2016-03-11.

［3］財政部，發展改革委，人民銀行.關于在公共服務領域推廣政府和社會資本合作模式的指導意見［EB/OL］.http：//www.scio.gov.cn/xwfbh/xwbfbh/xczb/ xgzc/Document/1448388/1448388.htm，2016-03-11.

［4］揚子晚報網.江蘇1797個創客空間任你選一個格子間就是一家公司［EB/ OL］.http：//www.yangtse.com/jiangsu/ 2015-09-16/647288.html.2016-3-20.