國外高校檔案館服務社會化特點及啟示——以美、加、澳1100所高校為例

2016-03-20 12:54:11黎郭

檔案與建設 2016年9期

關鍵詞：大學圖書館服務

張黎郭敏

（1.中國人民大學信息資源管理學院，北京，100872；2.北京郵電大學圖書館，北京，100876；3.中糧營養健康研究院知識管理中心，北京，102209）

國外高校檔案館服務社會化特點及啟示——以美、加、澳1100所高校為例

張黎1，2郭敏1，3

（1.中國人民大學信息資源管理學院，北京，100872；2.北京郵電大學圖書館，北京，100876；3.中糧營養健康研究院知識管理中心，北京，102209）

論文介紹了國外高校檔案館服務社會化的概況，歸納了其特點：保存社會化檔案資源、注重館際間合作發展、利用社會化網絡平臺、重視版權和隱私保護。并從檔案資源、服務和技術、法律的角度總結了國外高校檔案館服務社會化對我國的啟示。

高校檔案館服務社會化檔案館建設檔案館服務檔案資源

近年來在國家服務型政府的建設過程中，社會公眾不斷呼吁公共部門信息公開，公共服務社會化需求增長。檔案館作為公共事業部門，也應當積極向社會提供服務。高校檔案館匯集了學校各個歷史時期關于教育、文化、科技、教學、人文等資料資源，是大學精神寶庫，同時部分高校檔案館還保存了地方歷史文化資料，成了城市記憶寶庫。我國高校檔案館在社會化服務方面才剛剛起步，而國外高校檔案館經過多年實踐已積累了許多寶貴經驗。

經過文獻調研發現，最近幾年研究檔案館服務社會化的論文越來越多，但是關于高校，尤其是國外高校檔案館服務社會化的文獻資料較少。基于此，筆者參考了各種版本的大學綜合排名榜，選取了美國、加拿大和澳大利亞三個國家的綜合排名比較靠前的10所高校（包括：美國的密歇根大學、賓夕法尼亞大學、哥倫比亞大學、杜克大學，加拿大的英屬哥倫比亞大學、卡爾加里大學、女王大學和澳大利亞的國立大學、墨爾本大學、阿德萊德大學），訪問其檔案館網站以及與檔案館相關的網頁，了解國外高校檔案館在服務社會化方面的情況和特點，以期對我國高校檔案館的建設發展提供參考。

1 國外高校檔案館服務社會化概述

高校檔案館主要收集和保管本校及所屬機構形成的黨群、行政、科研、外事、教學、基建等各類檔案，服務于高校的教學科研和文化傳承。同時，它作為科學文化事業機構，也應向全社會提供開放、免費和平等的服務。國外許多高校檔案館的服務不僅面向本校師生，還將服務對象范圍擴展延伸到社會大眾。密歇根大學的本特利歷史圖書館主要收集和保存跟密歇根州有關的歷史資料，包括私人文件以及大學的檔案文件，它實際上就是密歇根大學的檔案館［1］，它規定：除了復印費外，該館免費向本校師生和大眾提供服務［2］。賓夕法尼亞大學檔案館致力于永久保存珍貴的歷史資料并確保資料可被研究人員利用，同時檔案館向全校以及社會公眾開放［3］。澳大利亞國立大學檔案館和墨爾本大學檔案館都提出：所有的館藏資料對所有研究者開放利用而不僅僅是本校師生［4，5］。加拿大卡爾加里大學檔案館規定：本校學生和學者可以利用館藏資源，同時普通大眾和研究人員也可以利用館藏資料［6］。哥倫比亞大學檔案館規定：校外人員可到圖書館申請通行證明，經許可后可獲取訪問檔案館資源的權限［7］。

不僅如此，國外高校檔案館還通過舉辦展覽、組織活動、招募志愿者等方式吸引更多的人走進檔案館，參與檔案館建設。比如，在密歇根大學檔案館的工作人員名單里出現了多名志愿者的身影［8］。墨爾本大學檔案館的文化資源整合項目也招募志愿者參與［9］。阿德萊德大學檔案館專門成立了志愿者組織，方便志愿者活動［10］。伴隨著檔案服務社會化趨勢的不斷發展，國外越來越多的高校檔案館已向社會敞開了大門，鼓勵民眾挖掘檔案資源，利用檔案資源，積極參與檔案館活動，促進檔案事業發展。

2 國外高校檔案館服務社會化特點

2.1 保存社會化檔案資源

國外高校檔案館除了藏有本校歷史檔案資料之外，還通過各種渠道收藏社會檔案資源。這些珍貴的社會檔案資源為檔案館做好社會化服務奠定了良好基礎。澳大利亞國立大學檔案館共分四部分：諾埃爾布特林檔案館、本校資源檔案館、太平洋研究中心檔案館、國家艾滋病資源檔案館。其中諾埃爾布特林檔案館收集來自澳大利亞的公司、工會、行業組織、專業組織和各類團體組織的檔案資料。比如澳大利亞農業公司、伯恩斯飛利浦公司、CSR有限公司、阿德萊船務公司以及一些小企業的檔案［11］。太平洋研究中心檔案館收集、保存和提供有關太平洋島嶼的公開和未公開發表的研究材料，包括一些由生活和工作在太平洋地區的人類學家、語言學家、地理學家和歷史學家記錄的資料［12］。國家艾滋病資源檔案館收藏澳大利亞各洲關于艾滋病教育和預防的歷史文獻，包括印刷資料和視聽資料［13］。澳大利亞紅十字會在其百年慶典之際將其檔案資料捐贈給墨爾本大學檔案館收藏。密歇根大學檔案館保存有很多與密歇根州有關的歷史資料。加拿大女王大學檔案館藏有一些反映金士頓及周邊地區歷史文化的私人手稿資料，包括個人、企業、社會團體組織等收藏的檔案資料［14］。

2.2 注重館際間合作發展

圖書館、檔案館、博物館共同被譽為人類文明發展的記憶器，是當今社會極其重要的公共文化服務機構。國外很多大學的圖書館和檔案館是一體的，為圖書館和檔案館合作發展創造了良好的基礎，而博物館是保存、陳列、研究物質文化和精神文化以及自然標本的文化教育機構，作為文化資源和信息資源的集中地，三館在社會功能、工作流程及方法、服務目標等方面具有許多一致的特征［15］。三館合作發展既使檔案館的資源得到了充分利用，又使更多普通民眾能夠了解檔案所蘊藏的歷史文化。杜克大學檔案館與圖書館合作共享資源，讀者可以通過圖書館在線目錄搜索檔案館的資料。密歇根大學檔案館（本特利歷史圖書館）作為密歇根大學圖書館的一部分便于相互開展資源共享共建等合作。墨爾本大學圖書館的博客收錄了館藏資源集錦，還包括圖書館館藏文物以及檔案館的一些資料。同時檔案館還與澳大利亞國家檔案館、維多利亞公共記錄中心等機構合作舉辦展覽［16］。澳大利亞國立大學檔案館會不定期地將館內的部分檔案資料進行展覽，同時該檔案館還與國家檔案館、國家博物館、位于老議會的澳大利亞民主博物館等機構聯合在校內檔案館舉辦相關展覽［17］。

2.3 利用社會化網絡平臺

社會化網絡指允許人們撰寫、分享、評價、討論、相互溝通的網站和技術，它致力于以網絡溝通人與人，倡導通過網絡拓展人際關系圈，讓用戶盡情享受社交和溝通的樂趣［18］。從國外的 Facebook、Twitter、Goog1e+，到日漸滲透在中國人生活中的博客、微博、微信等，社會化網絡正逐步改變著人們溝通和交流的方式，成為人們生活的一部分。國外一些高校檔案館緊跟時代步伐，充分利用社會化網絡平臺開展社會化服務，收獲了良好的效果。英屬哥倫比亞大學檔案館和墨爾本大學檔案館都開通了博客，通過博客展示館藏資料，及時發布檔案館網站更新的內容，博客讓更多普通大眾能夠方便快捷地看到館內的珍藏資料，對檔案館網站是個很好的補充，也及時宣傳了檔案資源。阿德萊德大學檔案館的博客自建立以來得到了很多關注，從網友的評論中可以看出有很多人對館藏檔案感興趣，對利用博客宣傳的方式表示贊許和感謝，同時也有人提出了自己的想法和建議［19］。博客為檔案館和大眾搭建了溝通交流的平臺，使更多人積極參與到檔案館的發展建設中。除了博客外，有的高校檔案館還通過其他社會化網絡平臺開展社會化服務，比如杜克大學檔案館利用Twitter開展服務，賓夕法尼亞大學檔案館和哥倫比亞大學檔案館利用Facebook和Twitter共同開展服務等等。

2.4 重視版權及隱私保護

在高校檔案館社會化服務的過程中難免涉及版權及隱私問題，這也是檔案館在宣傳推廣開放共享的社會化服務時容易忽視的問題。調查發現，國外高校檔案館十分重視版權及隱私保護，對于查閱和利用檔案的過程中可能產生的一系列版權及隱私問題都有嚴格的規定。比如女王大學檔案館在網站里專門設置了“版權”欄目，其中規定：女王大學檔案館是出版物的原始地，任何項目出版之前需提交一份檔案館的版權許可證明；一般情況下，若文件作者在世，在沒有作者書面同意的情況下不得引用、轉述或以任何方式使用該文件。對于違反版權協定而出現的法律問題，學校檔案館不負任何責任［20］。卡爾加里大學檔案館網站也指出：卡爾加里大學保留本校檔案館網站所有資料的版權，除非另有說明［21］。

對于資料的類型，檔案館也考慮得很周全。女王大學檔案館規定：對于有權限設置的資料，研究人員應先獲得學校檔案館的權限許可，并將被要求簽署一份單獨的資料利用許可；對于未出版的檔案資料，其版權屬于作者及其繼承人或者執行人，研究者在查閱時應把握合理的利用權限。

對于檔案的使用目的和用途檔案館也有規定。阿德萊德大學檔案館規定：館內檔案資料用于非商業用途。卡爾加里大學檔案館規定：檔案資料是用于非商業用途的，如果以商業用途想復制或者出版本網站的資料就必須獲得我校檔案館的書面許可。有的檔案館對檔案涉及的隱私保護問題作了說明。如賓夕法尼亞大學檔案館專門規定了網站的隱私政策，其中包括政策范圍、收藏資料的內容和原因、COOKIES（數據包）、信息安全、信息分享及聯系方式等［22］。

3 國外高校檔案館服務社會化對我國的啟示

通過上述介紹不難發現，在公共服務社會化趨勢的浪潮中，國外許多高校檔案館已將服務范圍拓展到了社會的普通民眾。在多年的理論和實踐探索中他們積累了很多寶貴的經驗值得我們學習。

從檔案資源角度講，要想開展社會化服務就需要廣泛收集檔案資料，在盡可能保證保存本校歷史文化檔案的基礎上適當拓展收藏范圍，保存一些有歷史價值、教育價值、保存價值、利用價值的檔案資料。一方面可以聯合當地政府、企事業單位、社會團體甚至是個人參與捐獻檔案，以此征集有價值的檔案，并根據實際情況選擇收藏保存，豐富檔案資料種類和數量；另一方面通過各種媒體等渠道進行宣傳，使更多的人了解檔案館，走進檔案館，鼓勵人們積極參與檔案館的建設和發展。

從服務和技術角度講，“圖檔博”三館合作有利于高校檔案館服務社會化的發展。目前我國高校檔案館相對較獨立，與圖書館和博物館聯合的機會不多，與公眾接觸的機會就更少。這不僅使檔案資源無法得到有效利用，也使研究學者無法深入研究相關課題項目，大眾也無法了解其蘊含的歷史文化，因此今后應借鑒國外經驗，加強各類公共服務機構的聯合，創造更多共享共建的合作機會。比如可以嘗試探索與其他檔案館、圖書館、博物館和有關公共服務機構聯合舉辦各種活動，讓部分檔案資料有機會與大眾近距離接觸，也可以招募志愿者參與檔案館資料收集、整理、利用或者宣傳推廣等活動，調動大眾積極性，使更多的普通人加入到共建隊伍中。另外也應抓緊完善數字化信息化建設，利用社會化網絡平臺與公眾開展溝通和交流，一方面可以傾聽群眾的呼聲，及時發現存在的問題，改進完善檔案館建設，另一方面也可以讓更多民眾認識檔案館，了解檔案的歷史、政治、經濟、文化等背景知識，使“死”檔案能“活”起來，充分發揮其利用價值。

4 結語

檔案本身就是社會活動的產物，具有與生俱來的社會性。從近幾年國內外檔案年會的主題我們也可以發現，加強社會性的“聯眾”主題逐漸顯現，這意味著檔案館要不斷強化公共屬性，滿足并激發大眾需求，保證不被邊緣化［23］。黨的十八大提出了“完善社會公共服務體系，使社會主義文化強國建設基礎更加堅實”的新要求。然而對于高校來說，在服務社會化呼聲越來越高的今天，要想使高校檔案館真正面向社會開放還需面對很多困難和挑戰，需要社會各方力量的努力和支持。本文僅選取了國外部分高校檔案館的實踐案例，從中總結一些經驗，希望能對我國高校檔案館服務社會化發展提供些許參考。

［1］楊莉莉.高校檔案館社會化服務研究［D］上海：上海交通大學，2013：6.

［2］UniversityArchives&Records Program［EB/OL］.［2016.6.25］.

http：//bentley.umich.edu/uarphome/index.php.

［3］UNIVERSITYARCHIVES of Pennsylvania［EB/OL］.［2016.6.25］.http：//www.archives.upenn.edu/home/archives.html.

［4］TheANUArchives［EB/OL］.［2016.6.25］.http：//archives.anu.edu.au/

［5］Access of University of MelbourneArchives［EB/OL］.［2016.6.25］.

http：//www.lib.unimelb.edu.au/collections/archives/about/ services_for_researchers.html.

［6］Welcome to the UniversityArchives［EB/OL］.［2016.6.25］.http：//archives.ucalgary.ca/.

［7］About the UniversityArchives［EB/OL］.［2016.6.25］.http：//library.columbia.edu/locations/cuarchives/about.html.

［8］STAFF of BENTLEY HISTORICAL LIBRARY［EB/ OL］.［2016.6.25］.http：//bentley.umich.edu/mhchome/.

［9］University of MelbourneArchives Cultural Collections Projects Program［EB/OL］.［2016.6.25］.http：//www.unimelb.edu.au/culturalcollections/projects/pds/umaresearchwwipd.pdf.

［10］UniversityArchives Volunteer Group［EB/OL］.［2016.6.25］.http：//www.adelaide.edu.au/records/archives/ volunteer/.

［11］Noel ButlinArchives Centre［EB/OL］.［2016.6.25］.http：//archives.anu.edu.au/collections.

［12］Pacific ResearchArchives［EB/OL］.［2016.6.25］.http：//archives.anu.edu.au/pacific-research-archive.

［13］NationalAIDSArchive Collection［EB/OL］.［2016.6.25］.

http：//archives.anu.edu.au/national-aids-archive-collection.

［14］Private Manuscripts of Queen's UniversityArchives ［EB/OL］.［2016.6.25］.http：//archives.queensu.ca/databases/ private.html.

［15］郝世博，朱學芳.基于信任管理的圖書館、檔案館、博物館數字化協作可信監督模型構建［J］.情報資料工作，2014（3）：43-48.

［16］Previous Exhibitions［EB/OL］.［2016.6.25］.http：//www.lib.unimelb.edu.au/collections/archives/ exhibitions/.

［17］Events&exhibitions［EB/OL］.［2016.6.25］.http：//archives.anu.edu.au/exhibitions.

［18］社會化網絡［EB/OL］.［2016.6.25］.http：//baike.baidu.com/view/1368319.htm？fr=aladdin.

［19］Blog of University ofAdelaideArchives［EB/OL］.［2016.6.25］.http：//blogs.adelaide.edu.au/uni-archives/.

［20］Copyright of Queen's UniversityArchives［EB/OL］.［2016.6.25］.http：//archives.queensu.ca/about/copyright.html.

［21］Copyright of the University of CalgaryArchives［EB/ OL］.［2016.6.25］.http：//archives.ucalgary.ca/copyright.

［22］UNIVERSITYARCHIVES Privacy Policy［EB/OL］.［2016.6.25］.http：//www.archives.upenn.edu/privacy.html.

［23］黃霄羽，談偉，高蘇.適新聯眾固本——2014年國內外檔案年會主題評析［J］.檔案學研究，2014（3）：56.

張黎，女，中國人民大學信息資源管理學院博士研究生，北京郵電大學圖書館館員，主要研究方向為信息資源管理、信息組織與信息構建。

郭敏，中國人民大學信息資源管理學院博士研究生，中糧營養健康研究院工程師，主要研究方向為知識管理、信息資源管理、信息構建。

Characteristics and Enlightenment of Foreign University Archives in the Service of Socialization——Taking 10 Universities in the United States，Canada and Australia as Examples

Zhang Li1，2，Guo Min1，3
（1.School of Information Resource Management of Renmin University of China，Beijing，100872；2.Library of Beijing University of Posts and Telecommunications，Beijing，100876；3.Knowledge Management Center of COFCO Nutrition and Health Research Institute，Beijing，102209）

The paper introduces the basic situation of foreign university archives in the service of socialization，and summarizes the four characteristics:preserve social archive resources，focus on the interlibrary cooperation and development，use social networking platforms，and attach great importance to the protection of copyright and privacy.On this basis，summarizes the enlightenment to our university archives service socialization from the archives resources，services，technology and law.

University Archives；Service Socialization；Archives Construction；Archives Services；Archive Resources

G279.3