淺談醫院綜合檔案信息化管理的優勢與保障

鐘岑霞

淺談醫院綜合檔案信息化管理的優勢與保障

鐘岑霞

三甲醫院隨著規模擴大，基礎建設加快，購置醫療設備增多，醫療水平和人員素質進一步提高，檔案信息資源的開發利用顯得更加重要，檔案信息化管理勢在必行。該文對檔案信息化優勢進行分析，對實現醫院綜合檔案信息化的保障措施進行了闡述。

綜合檔案 信息化 保障

醫院綜合檔案是指醫院在建設與發展過程中形成的文字、圖表、影像及其他各種形式和載體的具有保存價值的資料，這些資料詳細記錄醫院不同時期的歷史面貌、醫療水平和科研成果等，在醫院管理工作中起到原始憑證的作用。我院綜合檔案主要包括文書、基建、科研、設備、財務等，這些資料在展示醫院的建設發展、科學研究、財產清查、管理決策等方面提供了豐富有效的信息資源。近年來，我院規模不斷擴大，基礎建設加快，購置醫療設備增多，人員招聘頻繁，醫療水平和人員素質不斷提高，檔案信息資源的開發利用顯得更加重要，檔案信息化管理勢在必行。我院自從安裝了清華紫光檔案管理系統，初步實現了檔案管理信息化，其優勢不斷表現出來。隨著檔案管理的升級，需要進一步做好保障工作。

1 醫院綜合檔案信息化管理的優勢

三甲醫院綜合檔案門類多，信息量大，數據復雜。傳統檔案管理利用手工整理登記，檢索方法單一，查找難度大，利用效率低。檔案信息化打破了傳統檔案管理的種種局限性，尤其在歸檔方式、檢索查詢、開發利用和資源共享等方面具有明顯優勢。

1.1 有利于改善歸檔方式和保護檔案原件 醫院在醫療服務和日常管理中，會產生大量的有價值的檔案材料，在傳統手工操作時代，檔案員要花大量的時間和精力去各個職能科室收集、催交材料，將收集的材料手工分類、整理、填寫目錄，工作效率非常低下。檔案實行信息化管理后，將原件掃描成電子文件，通過計算機直接進行收集、分類和利用，大大改善了歸檔方式。利用時可直接從電腦里查看、閱覽或打印，減少去庫房翻找的繁瑣，降低檔案原件因直接借閱、使用而造成損壞和丟失，減緩了檔案的老化，延長了檔案的保管壽命，提高了工作效率。

1.2 有利于檢索利用和資源共享 面對綜合檔案復雜的數據信息，傳統檔案管理其檢索方式主要是去庫房翻看案卷目錄、全引目錄等進行查找，既麻煩又費時，還經常查不到想要的資料。檔案存放保管、日常維護、更新達標更是達不到要求，直接影響著檔案檢索效率和利用價值的提高。將檔案信息化處理后，以電子目錄和電子文檔方式歸檔，電子信息查詢系統更加科學完善，檢索手段多樣、方便快捷，檢索范圍廣、速度快、效率高，增強了原始檔案的應用程度和應用范圍。我院通過信息中心將檔案檢索查詢系統建立在院內OA系統中，本院職工均可以通過內網在任何一臺計算機上查看相關資料。當查到自己需要的材料無需去檔案室調檔，在計算機上賦權申請就可以直接下載打印。在產生和查詢利用檔案材料比較多的重點科室安裝客戶端，方便兼職檔案員的收集整編、瀏覽和存取。這種將檔案信息建立在統一的管理平臺上，提高了檔案原件的利用率，從方法途徑及功能上大大提高檔案向全院提供信息服務的時效性[1]，實現檔案信息資源的共享。

1.3 有利于改善檔案存儲模式和節約資源 傳統的檔案資料大多以紙質材料為主，歸檔保存需要大量的儲存空間。計算機的廣泛使用，掃描和縮微技術大大增加檔案信息的存儲量和存儲密度。記錄形式不僅是傳統的文字、圖像，還能記錄聲音、動畫等，開發利用易操作，更具有直觀性和選擇性。由于檔案紙張的特性：春夏季節容易受潮霉變、滋生繁殖有害物，秋冬季節容易變脆變硬，降低其耐久性。因此，檔案庫房要在不同季節做好溫濕度的控制以及防光防塵、防霉防蟲、防火防盜等工作，管理成本很高。將檔案信息化處理以后，在檔案的存儲和管理方面節省了大量的人力、物力和財力。

2 實現醫院綜合檔案信息化管理的保障措施

由于我院綜合檔案信息化處于初步建設階段，其管理方法及成效需不斷探索優化，實現醫院綜合檔案信息化管理需要進一步做好保障工作。

2.1 提高安全保證 保障醫院綜合檔案的安全是檔案信息化建設的基本前提。

2.1.1 保證電子檔案的利用安全 根據電子檔案的特點，全面提升檔案管理人員思想認識和風險防范意識，明確責任，建立健全管理制度。對于不同級別的訪問用戶進行嚴密的權限設置、分配和身份認證，科學合理地設置訪問、下載、復制及打印權限，全程實時監控每份檔案的瀏覽、查詢、使用情況，最大程度的保證電子檔案利用安全。

2.1.2 保證電子檔案信息安全 對各類信息進行安全分級，確定可以公開的范圍。安裝和配置防病毒軟件，加強檔案管理中防火墻、殺毒技術的應用。不斷升級防毒軟件，對網絡漏洞進行掃描，并根據掃描報告采取相應的修復措施，避免病毒的侵襲和黑客的攻擊。對通信線路傳輸和聯機系統中的檔案信息實行加密處理，加強對電子印章、數字簽署等措施的應用。對系統用戶進行檔案安全與保密教育，防止檔案數據資料被篡改和丟失。

2.1.3 保證電子檔案的備份安全 數據備份是保障數據安全的重要方法，在檔案管理系統中既要考慮到聯機備份，又要考慮到脫機備份和異地備份，對備份電子檔案要定期進行檢測和轉存，避免電磁輻射和材質老化等造成數據的丟失，保證檔案信息的安全可靠。

2.2 規范管理系統 標準規范的檔案管理系統是醫院實現檔案信息化建設的重要條件。完善統一的制度、法規與政策，有利于推動標準化與信息化工作的開展[2]，促進檔案信息資源的開發與利用，也為檔案工作提供了法律依據。因此醫院要遵循國家制定的檔案法律法規及地方性的法律法規，借鑒同行業優秀的管理經驗，結合本院的實際情況，規范電子檔案管理系統的設計開發和數據格式，建立健全電子文件的鑒定、保管、利用、銷毀等相關管理制度和標準，并嚴格按制度標準開展工作，規范管理，保障電子檔案安全。

2.3 加強基礎設施建設 軟硬件基礎設施建設是實現醫院檔案信息化管理的物質保障。檔案信息化基礎設施建設主要包括計算機、外部設備、網絡建設、操作系統、數據庫及信息安全系統等。醫院領導要提高認識，轉變觀念，把檔案信息化管理納入醫院的發展規劃中，加強軟硬件設施方面資金投入，購置掃描儀、存儲設備、攝像機等硬件設備和檔案查詢系統、檔案數據庫等各種檔案管理軟件，為實現檔案信息化提供物質保障。并且要充分考慮技術和設備的發展速度，做好規劃工作，定期對電子信息產品進行維修、更換和升級。

2.4 加大專業人才培養 具備較強專業知識和管理經驗的檔案管理人才是實現檔案信息化管理的重要保證。《全國檔案信息化建設實施綱要》要求各級檔案部門要普及信息技術知識，加強檔案業務人員對檔案信息化中新設備、方法、技術和現代管理技術的培訓，提高檔案業務人員掌握和運用現代技術的技能。所以，醫院要加強檔案管理專業人才的培養，經常組織培訓或外出進修學習以及同行業間的參觀交流，提高檔案管理人員的專業知識與技能。檔案管理人員只有緊隨時代發展的需要，掌握扎實的管理知識和過硬的專業技能，才能更好地為醫院檔案信息化建設服務。

總之，信息化時代下的檔案管理是推動醫院檔案管理的重要手段[3]。醫院要高度重視，加大基礎設施的資金投入，提高檔案管理人員的綜合素質，完善各項制度標準，改善管理模式和檢索利用的途徑，實現綜合檔案管理信息化，更好地為醫院的醫療、教學、科研等業務工作服務。

[1] 竇雪蘭.淺談醫院檔案的信息化建設[J].安徽衛生職業技術學院學報，2010,9(4):3～4.

[2] 李成旭.關于信息化時代中醫醫院檔案管理的思考 [J].中醫臨床研究,2012(9):111～112.

[3] 陳小莉.探析新形勢下醫院檔案管理信息化建設的創新思路 [J].辦公室業務,2014(3):183.

Talking about the Advantages and Safeguards of Information Management in the Hospital Archives

Anhui Provincial Hospital,Hefei 230001,Anhui
ZHONG Cen-xia

With the expansion of the scale of the hospital,the acceleration of the infrastructure construction, the increases of the purchase of medical equipment,the improvement of the medical level and personnel quality, the development and utilization of archival information resources is even more important,the archives information management is imperative.The advantages of archival information will be analyzed in this paper,and the safeguard measures will be expounded in the paper.

Comprehensive archives;Information technology;Guarantee

R197.3

A

1671-8054（2016）06-0004-02

/（編審：劉文華）

安徽省立醫院 安徽合肥 230001

2016-09-01收稿，2016-11-02修回