高校校友檔案建設存在的問題與對策分析

梅業新

(安徽工程大學綜合檔案室,安徽蕪湖 241000)

高校校友檔案建設存在的問題與對策分析

梅業新

(安徽工程大學綜合檔案室,安徽蕪湖 241000)

高校校友檔案是學校檔案的重要組成部分,建立和完善校友檔案是高校檔案事業發展的必然趨勢.分析研究了高校校友檔案建設的現狀以及檔案在收集、歸檔和開發利用過程中存在的問題,唯有明確收集范圍、提高收集意識、創新收集形式、完善規章制度、增設校友一級類目、分開歸檔保管不同校友檔案、提高領導重視程度、建設校友網站和陳列室等,才能切實做好高校校友檔案建設工作.

高校;校友檔案;對策

關于校友的概念和內涵,目前學術界還沒有一個統一的界定,一般認為,校友有廣義和狹義之分.廣義的校友是指曾經在同一所學校或研究機構學習過的各種層次和各種類別的學生,以及在學校工作過的教授、兼職教授和教職員工等;狹義的校友是指曾經在同一所學校或研究機構接受過系統教育的學生,不包括在學校工作過的教職員工[1].研究中所述校友主要是指狹義的校友.

校友檔案根據其形成的范圍不同也有廣義和狹義之分.廣義上的校友檔案指校友在學習、工作、生活及各種活動中形成的檔案;狹義上的校友檔案指校友在學校期間形成的檔案.研究中所指校友檔案為廣義上的校友檔案,具體指曾經在同一所學校或研究機構接受過系統教育的學生,在其學習、工作、生活及各種活動中形成的有保存價值的文字、圖表、音像及其他各種形式的歷史記錄.

1 校友檔案建設的現狀分析

據教育部網站公布的《2016年全國高等學校名單》顯示,截至2016年5月30日,全國高等學校共計2 879所,其中,普通高等學校2 595所(含獨立學院266所),成人高等學校284所.由于高校之間存在著差距,校友檔案建設也呈現出不平衡的特點,主要表現在以下幾個方面:

1.1 重點高校與一般普通高校校友檔案建設發展不平衡

目前,屬于全國重點高校范疇的“211工程”“985工程”高校是中國最有實力的、以綜合類大學為主體的高水平大學,這些高校中大多數都設立了“人物檔案”一級類目用來管理著名校友的檔案,如北京大學、清華大學、南京大學等高校收集了大量著名校友的實物檔案、聲像檔案等各種載體的檔案資料,并通過建立校史館或開設網站進行展示.相比較而言,一般普通高校培養出來的著名校友較少,能收集到的相關檔案資料很少,加上在管理手段、人員配備和軟硬件條件等方面與重點高校存在著巨大差距,因此,重點高校與一般普通高校校友檔案建設發展嚴重不平衡.以安徽省為例,截至2016年5月30日,安徽省共有普通高校119所,其中重點高校3所.這3所重點高校均成立了正處級單位的檔案館,平均工作人員12人,館藏有大量著名校友的檔案資料并建有校史館進行展示,其中,中國科學技術大學設立了“著名人物”一級類目,并在檔案館網站開設了校友剪影、大師風采、兩院院士等欄目.而省內116所一般普通高校中正處級建制的檔案部門(含合署辦公)有5個,副處級建制的(含合署辦公)有3個,其他均為科級建制及以下,絕大多數檔案部門工作人員在3人及以下,館藏檔案均沒有設立“校友檔案”或“人物檔案”類目,少數學校進行了校友檔案收集但數量非常少且不成體系,有一半高校還沒有網絡版的檔案管理軟件.

1.2 校友工作與校友檔案建設發展不平衡

校友作為高校一種重要的教育、人才和社會資源,校友工作越來越受到重視,很多高校建立了完善的校友工作機構和規章制度,校友工作做得非常出色,尤其是“985工程”“211工程”等重點高校.近年來,一般普通高校也陸續開始建立校友工作機構,并將校友工作列入學校發展規劃和重要議事日程.然而,在校友檔案建設方面仍然重視不夠,存在很多問題,如不注重校友檔案的收集、檔案資料收集不全、甚至很多高校還未開展此項工作.以安徽工程大學為例,2014年學校設立了校友會秘書處,與發展規劃處、高等教育研究所、教育發展基金會秘書處合署辦公,現有編制5人,先后經安徽省教育廳和安徽省民政廳批復成立了安徽工程大學校友會,并制定了校友會章程及相關制度,建立了校友會網站.2016年7月,經安徽省民間組織管理局批復,擬定于2016年12月召開安徽工程大學第一屆校友代表大會暨第一屆理事會,學校校友工作開展得如火如荼.然而學校館藏的校友檔案數量較少、載體單一,基本上為學籍檔案,很多校友活動產生的檔案都沒有收集歸檔,校友檔案建設工作嚴重滯后.

1.3 校友檔案建設與其他類別檔案建設發展不平衡

目前,各高校對檔案一級類目的分類主要依據《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案管理辦法》(教育部27號令),而這兩個規章制度都沒有提到校友檔案,因此,相對于黨群、行政、教學等有明確劃分的一級類目檔案,校友檔案還是一個新的類別,處于剛剛起步階段,無論在管理方法上還是規章制度上都不夠完善,有待于在實踐中進一步探索和提高.而黨群、行政教學等其他類別檔案的規章制度非常完善,經過多年的施行,無論在管理水平還是開發利用上都有一套成熟的體系.

2 校友檔案建設存在的問題

2.1 收集難

(1)收集范圍廣,全面收集有難度.校友檔案不但包括在校學生的照片資料、業績資料,而且包括已畢業學生的照片資料、業績資料等.其中,已畢業的優秀校友檔案是主要的收集對象,收集范圍包括優秀校友在學習、工作、生活中形成的各種載體形式的檔案,涉及范圍非常廣、內容非常多,因此收集難度比較大,需要大量的人力、物力和財力.

(2)人員不足,檔案收集意識薄弱.一方面,各高校對行政管理崗位編制控制地比較嚴格,行政管理崗人員比較緊缺.以安徽省高校為例,目前安徽省高校中成立了正處級單位建制檔案館的只有5所,平均每校從事檔案工作人員11人,其他高校都是副處級建制或科級建制,平均每校從事檔案工作人員4人,相對于學校每年各類檔案的增加速度,現有工作人員嚴重不足,平時都忙于各類檔案的立卷整理工作,很難有時間和精力來收集校友檔案.另一方面,部分高校雖然設置了專門的校友機構,也在各大城市成立了校友分會,并開展了邀請知名校友回校作報告等一系列活動,但是由于相關人員缺乏相應的業務知識培訓,檔案意識薄弱,工作精力都放在校友工作如何開展方面,沒有及時將各次校友活動相關的檔案材料收集整理并移交,忽略了校友檔案的收集工作.

(3)畢業校友的信息不通暢,收集方法單一.一方面,校友檔案的收集主要還是一種被動的方式,等著各學院及相關部門主動上交,內容基本上就是學籍材料以及少數畢業周年聚會的相關照片等.另一方面,已畢業的校友分布在全國各地,甚至移居國外,很多優秀校友的檔案信息很難準確掌握.學校與畢業校友之間的信息不通暢、不對稱,導致收集優秀校友檔案的工作缺乏目的性和針對性,收集難度很大.

(4)相關制度不完善.任何一次工作要想開展得好,必須制度先行.目前,很多高校都沒有開展校友檔案的收集征集工作,同時,在制度制定上既沒有將校友檔案納入收集范圍,又沒有制定相關的規章制度,甚至很多高校在校友檔案這一塊幾乎是空白.因此,缺乏完善的制度支撐讓校友檔案收集存在著很大的盲目性,很難開展相關工作.

2.2 歸檔難

(1)分類不明確,相關法律法規沒有設置校友檔案這一類別.《高等學校檔案實體分類法》將高校檔案分為黨群、行政、教學、科學研究、產品生產與科技開發、基本建設、儀器設備、出版、外事、財會共十個一級類目.《高等學校檔案管理辦法》第十五條列舉的高校檔案一級類目有黨群、行政、學生、教學、科學研究、產品生產、基本建設、儀器設備、出版、外事、財會共十一大類,比《高等學校檔案實體分類法》多了一個學生類,而校友檔案不在上述的十一大類中,因此,如何將校友檔案分類沒有一個統一的認識,又缺少相關的實踐經驗,造成校友檔案的管理難度較大.

(2)歸檔整理方法不明確.校友檔案的內涵決定了其內容的廣泛性,既包括學生的學籍檔案,又包括照片、錄像等聲像檔案,還包括一些實物檔案,因此,是把這些檔案歸到相應類別保管,還是將校友個人的檔案作為一個整體保管尚有待研究.

2.3 開發利用難

(1)現有校友檔案很少,利用途徑單一.當前,大多數高校的校友檔案收集的數量非常有限,內容也非常單一,主要是學籍方面的檔案,其用途也就是查閱家庭住址、尋找失聯同學或者采集學籍卡上的照片用于周年聚會等.

(2)校友檔案價值沒有得到足夠重視.一方面,很多高校雖然設置了相關的校友工作機構,但其主要工作職責是加強學校與校友之間的聯系、宣傳校友工作、利用校友資源等,校友檔案的收集沒有納入其職責范圍,沒有認識到校友檔案與校友資源之間相輔相成的關系,不知道通過開發校友檔案的價值來開發校友資源,造成校友檔案的價值一直得不到開發利用.另一方面,有的高校雖然收集了部分校友檔案,但在歸檔移交與規范整理方面均存在問題,檔案處于零散狀態,不利于檔案的開發利用.

3 完善校友檔案建設的建議

3.1 收集方面

(1)明確校友檔案收集范圍.在校校友檔案的收集范圍:①照片及聲像材料.包括入學照片,軍訓照片,畢業合影照片或電子相冊,學生社團干部合影照,國家、省(市)表彰的照片和視頻,參加國家、省(市)級比賽的活動照片和視頻,英雄模范事跡照片和視頻,參加的文體活動、科研活動、社會實踐等活動照片和視頻等聲像材料;②在校期間的業績材料.包括優秀學生名單(如學生干部名單、三好學生名單、學生黨員名單等),國家、省(市)級獲獎材料(證書、獎狀等),論文、科研成果獲獎資料,文體活動、社會實踐活動、英雄模范及典型事跡的新聞報道等重要文字資料[2];③學籍材料.包括入學錄取名冊,畢業生登記表、成績單,學籍卡及學籍變動情況材料,畢業生名冊等.畢業校友檔案的收集范圍:①照片及聲像材料.包括受到國家、省(市)主要領導接見的照片和視頻,參加國家、省(市)級重要活動重大科學研究的照片和視頻,獲得國家、省(市)級表彰的照片和視頻,校友回到母校開展活動(如講學、捐贈、合作等)的照片和視頻,各級校友機構組織開展活動的照片和視頻等;②個人信息及業績材料.個人信息具體包括工作單位、職務職稱、聯系方式(手機號、QQ號、微信號)等.業績材料包括校友參加國家、省(市)級重要活動、重大科學研究的資料,在科技、教育、文化等方面取得的重要學術成果材料,獲得國家、省(市)級表彰的證書、獎牌、獎狀等資料.

(2)增加人員,加強宣傳和培訓,提高校友檔案收集意識.一方面,高校應根據學校館藏檔案數量及檔案的年遞增速度合理配備檔案部門人員編制,使其滿足實際工作需要,最好有專人負責校友檔案收集管理工作.另一方面,高校應定期邀請校內外專家對校友機構及其他相關職能部門工作人員開展檔案知識培訓和業務指導,檔案部門應利用多種渠道開展檔案法律法規的宣傳活動,提高工作人員對檔案工作重要性的認識,強化檔案意識,形成檔案收集的職業敏感性,及時整理歸檔校友工作產生的檔案.

(3)創新收集形式,多渠道結合開展校友檔案征集工作.由于校友檔案范疇很廣,全面收集難度太大,所以在收集過程中應有所側重,重點收集在校生在學校生活中有紀念意義的照片、視頻等,收集方式可以采用評比獎勵或將其作為畢業材料的一部分進行收集等辦法.比如每個班級要求做一個影集上交,作為畢業照的一部分,內容包含班級四年來開展的各種集體活動.以安徽工程大學為例,宣傳部開展了“悅璽杯”安徽工程大學創意校園紀念冊照片征集活動和“驪歌依依,青春映畫”——2014屆畢業生主題攝影大賽,收集了很多在校生的生活照片.團委開展的“美好畢業季——將愛進行到底”主題博文活動也收集了大量在校生生活與學習中的各種趣事故事.這些收集手段新穎有創意,值得借鑒.

在校生的檔案收集主要采取檔案移交的方法,由學校各學院及相關職能部門安排兼職檔案員或由輔導員、教務員等相關人員收集整理檔案,學校檔案館對相關人員進行培訓,明確校友檔案收集的范圍及內容,要求他們主動、及時地收集在校生從入學至畢業的所有個人信息、學籍檔案、重點活動情況及獎懲情況照片、視頻等資料,定期向學校檔案館移交,重要的檔案需隨時移交.

由于畢業生分布在祖國的四面八方、各行各業,有的甚至移居海外,畢業校友檔案的收集難度較大,當下主要是由學校校友機構負責收集.①建立校友信息注冊數據庫.在校園網上建立校友工作專欄宣傳校友工作,同時設立校友登記注冊區,讓校友主動注冊登陸,進入相對應的專業、班級后完善個人信息,這樣既形成了班級通訊錄,又建立了完整的個人信息數據庫;②加強建立各地方校友會.校友會成為母校與校友、校友與校友之間溝通的橋梁,學校要建立健全各地方校友會,安排專人負責聯絡,保持學校與各地校友會信息暢通,以獲取不同地方校友的檔案材料[1];③組織各種校友活動.學校積極邀請校友回校,組織開展形式多樣的校友聯誼活動(如參觀校園、開展座談交流、組織畢業周年聚會等),廣泛宣傳母校的發展目標和取得的成績,并向回校的校友征求學校發展的意見和建議,同時征集有關信息資料[2];④走訪校友.一是學校處級及以上領導干部利用外出開會、開展招生宣傳、開拓就業渠道等出差機會走訪當地校友,獲取校友信息.二是利用在校學生來自不同的省份、分布地域廣泛的特點,學校通過給予一定的物質補助,通過開展暑期社會實踐的形式來發動放假回家的學生聯絡和走訪當地的畢業校友,以此更直接、翔實地獲取畢業校友信息資料[3].

(4)完善校友檔案相關規章制度.由于關于校友檔案還沒有出臺相關的規章制度,因此校友檔案從收集、整理到歸檔都存在很大的盲目性和隨意性.為了便于校友檔案收集工作的開展及整理歸檔工作的規范,必須制定相關的規章制度.首先各高校要把“XY”(校友)作為一個獨立的門類,并制定《校友檔案管理辦法》,明確校友檔案的歸檔范圍;其次,對校友檔案的管理涉及到的一系列工作(包括收集、整理、歸檔、移交、保管和利用)做出具體的規定和要求,并納入相關部門和人員的職責范圍;再次,學校要給予一定的經費和人員支持,檔案部門要加強對相關人員的培訓和業務指導.只有完善相關規章制度才能做到有章可循,確保校友檔案建設工作有序開展.

3.2 歸檔方面

(1)建議增設“XY”(校友)一級類目管理校友檔案.目前高校檔案共有十個一級類目,考慮到校友檔案的重要性和特殊性,建議在《高等學校檔案實體分類法》中設立的一級類目基礎上增設“XY”(校友)類,與其他一級類目并列.各個高校根據自身實際情況制定《高校校友檔案的管理辦法》,明確校友檔案收集的具體范圍和內容,積極做好紙質材料和其他各種載體形式材料的收集歸檔,同時不斷拓寬利用渠道.

(2)在校校友和畢業校友形成的檔案分開歸檔保管.由于在校生的學籍檔案必須要專門作為一類保存,因此為了檔案的成套性和完整性,建議對在校校友收集到的一些集體或個人檔案等資料可以放在學籍檔案后面,作為學籍檔案的一部分保存,不需要重新另設校友檔案門類.畢業校友形成的檔案可以歸到一級類目“XY”(校友)類下,二級類目為校友姓名,再根據材料的內容劃分三級類目,如XY11為個人簡歷簡介,XY12為取得的成績與榮譽類材料,XY13為公務活動類材料,XY14為音像類材料,XY15為評價類材料,XY16為其他類材料.

3.3 開發利用方面

(1)提高領導的重視程度.領導重視是開展好一項工作的前提,因此要引起學校黨政領導的高度重視,將校友檔案的收集和開發利用工作列入學校重要工作計劃和議事議程,提供專項經費用于工作開展.同時明確責任,做到校友工作和校友檔案工作同時開展,分工合作,密切配合,切實提高校友檔案工作的貫徹力和執行力,擴大校友檔案的影響力,形成校友檔案有人抓,具體工作有人負責的良好局面[4].

(2)編寫優秀校友集和精美紀念冊.一方面,學校利用收集來的校友檔案可以編寫優秀校友集,也可以利用校友個人的學籍檔案和其他在校時開展各種活動的照片等材料制作校友個人精美紀念冊,作為禮物贈送給校友,由于其具有特殊的紀念意義,可以增加校友對母校的情感.例如,2005年連戰先生訪問北京大學時就收到北京大學贈送的其母親趙蘭坤女士在燕京大學的學籍檔案和照片的影印件.2013年中國國家主席習近平訪問俄羅斯時,俄羅斯總統普京贈了送其父親習仲勛當年訪蘇聯時的照片冊.另一方面,編寫優秀校友集是展示學校辦學成就、提高學校的社會知名度、增強師生員工對學校的榮譽感和自豪感的有效方式,對學校的招生就業有很好的宣傳效果.

(3)制作校友刊物,建設校友網站.校友刊物和校友網站都是學校做好校友工作的重要手段,同時也是收集校友檔案的有效途徑,兩者有機結合,相輔相成,互為支撐.挖掘校友檔案可以為校友刊物的制作和校友網站的建設提供豐富的素材,增強學校校友工作的宣傳效果,有利于校友資源的開發利用.反之,內容豐富有特色的校友刊物和校友網站能拉近校友對母校的情感,促進校友與母校之間的交流合作,從而更有利于校友檔案的收集.

(4)制作校友服務卡和校友通訊錄.從校友檔案中了解校友的年齡、專業和工作成就情況,針對校友的不同需求有的放矢地提供服務[5].比如,年輕校友的需求是信息、資金、技術、人力等方面資源的支持,可以為他們制作服務卡,允許他們利用學校現有的一些資源,如提供科學研究、實驗、技術開發、宣傳、咨詢、服務、人才培養、員工培訓和聯絡、組織國內外校友會開展技術交流活動等[6].而事業有成的校友尋求更多的是認可和尊重,可以提供校友通訊錄方便校友之間的聯系,同時可以邀請知名校友回校參觀、開座談會、作報告、搞合作交流等.

(5)建設杰出校友檔案陳列室.學校把收集的校友風采、先進事跡、工作業績等檔案資料,制成展板、光盤、圖文畫冊在陳列室內展出,組織師生觀看,讓在校生了解校友取得的優異成績,進一步增強成才的信心,更加熱愛學校.另一方面,校友的奮斗精神為在校大學生樹立了學習的好榜樣,對大學生今后的成才發展具有深遠的啟迪與激勵作用[2].

4 結語

校友檔案是學校檔案的重要組成部分,屬于學校的寶貴財富,是學校校史編撰的重要資料.對于真實反映學校的辦學歷史、發揚和繼承學校的優良傳統、總結教學科研等方面的辦學經驗、推進學校的各項事業穩步前進,具有重要的歷史價值和現實意義[7].校友檔案工作一直以來都是高校檔案工作的薄弱環節,因此,建立和完善校友檔案是高校檔案事業發展的必然趨勢.要想做好校友檔案的管理工作,學校必須要高度重視,在人財物上要提供保障,另外各個學院及相關部門要主動配合校友機構和檔案機構的工作,并加強校友檔案工作宣傳,提高全校人員的檔案意識.

[1] 魏德功.高校校友會的職能與校友資源有效開發的研究[J].廣西大學學報:哲學社會科學版,2008,30(1):148-153.

[2] 舒惠.高校校友檔案的建立與利用研究[J].蘭臺世界,2007(9):48.

[3] 陳一紅.高校校友檔案收集工作的實踐探討[J].黑龍江檔案,2011(5):55.

[4] 王瀟.健全校友檔案管理工作,促進校友資源的開發與利用[J].科教文匯:上旬刊,2014(4):183-184.

[5] 陳惠蘭.建立高校校友檔案管理體系為校友工作服務[J].圖書與檔案,2012(8):299-230.

[6] 劉子金,唐書怡.高校杰出校友檔案育人問題研究[J].蘭臺世界,2015(35):178-179.

[7] 程術兵.基于校友檔案管理與利用研究[J].蘭臺世界,2015(17):76-77.

The Problems and Countermeasures of University Alumni Archives Construction

MEI Ye-xin

(General Archive Office,Anhui Polytechnic University,Wuhu 241000,China)

University alumni archives are the crucial part of school archives.The trend of the development of university archives is to establish and improve the alumni archives.In this essay,the current situation of the construction of university alumni archives and the problems in the process of collection,filing and utilizing is analyzed.In order to improve the university alumni archives,the measures are proposed such as to define the scope of collection,improve the awareness,innovate the collection forms,optimize the regulations,set up the category of alumni,archive the different alumni files respectively,raise leaders＇awareness and build a website and a display room for alumni files.

university;alumni archives;countermeasures

G271

A

1672-2477(2016)06-0013-05

2016-06-13

安徽省高校檔案工作協會基金資助項目(2016YB18)

梅業新(1983-),男,安徽巢湖人,館員,碩士.