Word排版在期刊數字出版中的應用研究

丁 璇（陜西警官職業學院）

Word排版在期刊數字出版中的應用研究

丁 璇
（陜西警官職業學院）

Microsoft Office Word是一款辦公軟件，功能豐富、操作簡單是這款軟件最大的特點，目前被廣泛應用于電腦文檔處理。在現代期刊數字出版中，對于文檔的規范性主要是由人工進行排版和檢查，但是在許多細節之處無法直接觀察到有無不合格地方存在，需要花費大量的時間和精力進行檢測，并且準確性很可能由于人工檢測時間的延長而增加，導致期刊數字出版受到影響。因此，合理利用Word自動化排版與智能化檢測能夠有效提高工作效率，保障文檔的排版質量。

Word排版；期刊數字出版；應用價值

近些年來，隨著網絡技術和信息技術的發展，越來越多的雜志社為了適應社會發展，開始重視期刊數字出版，能夠實現期刊的數字化。為了提高工作效率，越來越多的雜志社開始關注如何實現自動排版。Word具有強大的文檔處理能力，但是有許多地方仍需要人工操作才能完成。例如不同類型的文章對于字樣以及樣式都又不同的要求。有文獻指出，許多Word使用者在文檔編制過程中都會或多或少遇到排版問題，且在文檔正式投入使用前需要經過大量的格式調整，造成這些現象的主要原因是沒有重視文檔格式的細節。

1　Word排版的優點

許多雜志社在數字期刊排版時使用方正書版、方正飛騰軟件進行排版處理，但是在原稿排版過程中，需要重新輸入許多內容，例如公式、圖片以及數字符號等，導致編輯的工作量增加，且容易出現誤差，導致后續矯正工作量大。Word是由微軟公司開發的一款辦公軟件，是一種文檔處理工具，具有強大的功能以及良好的性能，操作便捷，能夠讓用戶在短時間內了解并使用它，筆者以多年使用經驗總結Word排版具有以下優點：①效率高：以中小型文學雜志社為例，約1~2個人負責排版，周刊每周約12~15篇文章，涉及到講多的插圖和內容，可在2~4天內排完，一審時間大約為7天，在一審之后，大約需花費2天時間進行修改，2審3審的總周期大約需要3~4周。使用Word排版能夠在排版時進行一審，每次很合之后，都能夠及時修改，將編輯與審核相統一，有效提高了排版與審核的效率。②操作簡單：在文檔編輯的過程中，投稿人由于不了解期刊出版要求，雜志社在收稿后往往要將不符合要求的地方記錄下來，次日再行修改；而采用Word排版能夠即刻進行修改，避免不符合要求的地方遺漏，且其他排版軟件的操作與Word排版相比而言更為復雜。③應用范圍廣：我國絕大部分家庭和企業計算機都是應用微軟操作系統，其自帶Word軟件，是一種通用的辦公軟件，操作簡單，大部分學生和公司職員都能操作，普及度高，因此，大多數投稿者都是采用Word文檔。

2　Word排版中遇到的問題以及相關解決措施

2.1網格設置。網格是指將不同規格的紙分為不等數量的小格子，通過改變紙的長和寬，格子的數量也會有所變化。在實際編輯過程中，文本框或形狀線條在移動時會發生斷開的現象，無法將其完整移至想要達到的地方，出現這一問題的主要原因是由于網格參數過大，線條只能根據網格進行移動，只有通過改變網格設置參數，才能夠將文本框和線條圖形完整的移動。

2.2文本框設置。文本框在Word排版中應用較為頻繁，其能夠起到清除格式的作用，例如部分插圖中標注了一些無效的信息，需要將其取出，可以通過將文本框中的文字顏色調為白色，文本框線條顏色也調為白色，即可將這些信息消除。部分圖片的標題不符合規范，也可以使用相同的方法將標題覆蓋，再在文本框外面編輯符合規范的標題，再剪切至原來標題所在地方，就能夠得到規范的圖片。該方法在應用過程中要注意的是，當圖片移動時，文本框不會隨之移動，需要進行人工調整。

2.3分隔符的設置。大部分雜志的摘要部分設置為通欄排，而正文一般為雙欄，文章內出現大量公式或圖片過大時，一般采用通欄排處理，在此就需要加入分隔符進行區域劃分，比較常見的是連續分隔符。在摘要結尾處加入連續分隔符，正文就可以改

為雙欄模式；若文中需要單獨設置通欄排，可在前后加入連續分隔符，即可將其設置為通欄排模式。

2.4奇偶頁和首頁的設置。在確定好文章內容后，編輯首先需要做的是給文章便捷頁眉頁腳，在此過程中，首頁與奇偶頁的頁眉頁腳設置需要區別開來，但在實際工作容易被忽略。在Word排版時，僅需通過勾選頁面設置中的“奇偶頁不同”和“首頁不同”即可。一般數字期刊的首頁和奇數頁都是刊載期刊信息，而偶數頁一般為文章內容。

3　Word排版的技術要點

3.1樣式集的應用

Word2013作為微軟公司的Microsoft Office Word最新版本，與Word2010，性能和功能得到提升，尤其是在樣式集中，變得更加直觀，方便用戶的操作。在期刊排版過程中，對文章標題、作者、單位、摘要、關鍵詞、各級標題、正文以及參考文獻都又不同的格式要求，因此，在編排過程中，可以通過在樣式集中預先設定好不同要素的格式要求并設定好相應的快捷鍵，在排版中，可以通過樣式快捷鍵將原有格式迅速調整為期刊要求格式。

3.2域的使用

Word中的域就是指范圍，相當于數據庫中的一個字段，每個Word域都有其專一的名字，但在取值方面各有所不同。通過Word域的設置，能夠提高排版的靈活性，減少大量的重復操作，提高排版效率。在Word排版中，關于域的設置并未受到較多的關注，但是其確實自動化排版中的重要要素之一。在文章編碼和頁眉設置時，可以設定為雜志社規定的頁碼域和樣式域。Word域具有許多功能，例如自動便頁碼，圖表的標注，腳注和尾注的標號，通過連接插入其他活動文檔，無需手動更新即可將排版保持最新的狀態，自動創建索引、目錄，郵件的自動合并與打印，創建數學公式等功能。域是Word的一種特殊功能，其是由括號、域名以及選項開關等三要素構成，域名類似于數學邏輯公式，選項開關則是觸發指令的條件，在Word中巧妙應用域，能夠有效提高工作效率，減少不必要的操作。

3.3主控文檔的使用

主控文檔是一個獨立文檔的容納器，具有創建和管理多個文檔的作用。大部分人對于主控文檔了解較少，但這一功能在數字期刊排版中具有重要作用。在此過程中，需要應用主控文檔進行文章的集合，從而進行拼版。主控文檔本身只是這些獨立文章的連接文檔，在獨立修改其中的某一文章時，主控文檔都會進行相應的調整。當獨立文章調整好之后，通過刷新域的設置能夠實現主控文檔的自動調整。傳統排版軟件需要手動更改，導致工作量的增加且容易遺漏更改，通過Word主控文檔的應用，則能夠有效解決這一問題。

張連姣.基于Acrobat Professional 7.0實現Word與PDF格式互換的技巧［J］. 電腦學習. 2007（02）

Research on the application of Word layout in the digital publishing of Periodicals

Ding Xuan
（Shaanxi Police Academy）

Office Word Microsoft is an office software，feature rich， simple operation is the biggest feature of this software， is now widely used in computer document processing. In modern digital periodical publishing，for the normative document is mainly by manual layout and check，but in many details of the place that cannot be directly observed with or without qualified local presence and need to spend a lot of time and energy were detected and the accuracy is likely due to the extension of artificial detection time and increase， resulting in digital publishing of journals by impact.Therefore，the rational use of Word automatic layout and intelligent detection can effectively improve the efficiency of the work，and ensure the quality of the layout of the document.

Word layout；Journal Digital Publishing；application value