淺談如何做好工程建設的檔案信息化管理

張艷紅

新疆北新土木建設工程有限公司

淺談如何做好工程建設的檔案信息化管理

張艷紅

新疆北新土木建設工程有限公司

伴隨著科學技術的不斷進步，信息化技術的使用范圍已經擴散至各個領域，其中，檔案管理工作和信息化技術的融合是隨著時代進步逐漸形成的一種全新的信息管理機制。只有確保信息結構的先進性，才能真正實現檔案管理工作與供需關系的平衡態發展，確保檔案信息化收集、歸檔以及管理項目的效率得到有效的升級。

工程建設；檔案信息化管理；措施

1 、檔案信息化建設是時代發展的必然

1.1 滿足技術檔案管理發展的需要

就當前的工程建設企業而言，項目建設過程中涉及的單位和部門眾多，產生的技術檔案種類和內容繁多，致使技術檔案的完整性、一致性和保存性難度加大，傳統的手工管理紙質技術檔案的工作流程變得十分繁瑣復雜，已經不能適應工程建設企業信息化發展的需求。如何通過信息化管理簡化工作，顯著提高工作效率，已成為技術檔案管理部門當前的一項重點工作。

1.2 滿足檔案保護及降低成本的要求

以往紙質技術檔案的歸檔、管理和利用，需要人工收集、查找和搬運原始技術檔案，費時費力，效率較低。隨著計算機技術的發展，通過圖紙掃描、OCR 文字識別、文件轉換、數據庫儲存等技術，可以把各種紙質技術檔案轉化為電子文件。通過歸檔、管理和利用電子技術檔案，可以實現遠程瀏覽、打印和下載，提高了工作效率，降低了人工和紙張成本，保護了原始技術檔案的安全，同時也符合綠色低碳和節能環保的要求。

2 、檔案管理信息化工程管理中存在的問題

2.1 工程建筑檔案管理信息化建設緩慢

根據相關的數據顯示，當前我國的檔案管理信息化建設范圍和推廣相對比較緩慢，沒有能夠滿足如今經濟和社會的快速發展和建設，在進行建筑工程檔案管理信息化管理當中，很多建筑中所用的檔案都是各個地方的，內容非常分散，對于如何更快更好的將這些資源進行整個和規范管理是非常困難的，同時一些建筑檔案管理單位應用信息化方式的力度非常的薄弱。

2.2 對于工程建筑檔案管理信息化重視度不夠

如今很多的建筑工程單位都已經認識到了信息化的重要性，但是還沒有達到廣泛的程度，因此，我國的檔案管理信息化內容還只是停留在開始的階段，還存在著非常多的不足情況，在整理檔案中，如何將紙質的轉換成為信息化的數據還是存在著很多問題，存在著方方面面的問題，很多的案件和卷宗質量較低，相關的工作人員并不具備相關的技術和素質去進行處理和查詢，很多單位進行檔案管理的專業人員不多，對信息化建設內容的認識和了解程度不高，導致嚴重阻礙了信息化管理的進度，這都是檔案管理工作面臨的重要問題。

3 、加強信息化工程管理中的檔案管理

3.1 不斷提升檔案系統整體水準

在進行檔案管理工作的信息化建設，首先就是要將相關的資料集中起來，建立一個統一的系統化內容，將檔案運用于系統中，便于人們的利用和查詢，系統最重要的一個特點就是豐富性和連續性，系統中的相關資料的銜接要合適，不能夠出現上下不銜接的現象，要充分的重視檔案管理工作中的關鍵點和要點內容，如果其中出現了問題，要及時的去解決，避免因此耽誤而導致整個系統無法正常運行的問題，管理的基礎與系統中相關問題的處理速度有著很高的聯系，有著問題處理的較好，就能夠得到很多好的效果，如果處理的不好，就無法得到相應的結果，因此，建筑單位的基礎管理工作要到位，提升信息化建設的速度，及時的、適時地改進系統中存在的問題。

3.2 強化工程建筑檔案管理人員的信息化意識

建筑工程中檔案管理工作占有至關重要的作用，對于提升和建設整個建筑工程的質量有著重要的作用，其中監督作用發揮的較多，很長時間以來檔案管理工作的建設速度都是非常緩慢的，相關部門之間也并不進行溝通和交流，對于發展所需要的技術和管理措施并不及時的進行更新，無法認識到如今快速發展的社會，因此，檔案管理工作的重要性也就沒有被充分的認識，因此，要想將檔案管理工作真正的運用到建筑當中，樹立現代化的信息管理意識，將工程中資料進行整合和存儲，建立統一的網站，能夠保證建設工程中對檔案的管理實現更高的效率，同時還應建立完善的檔案信息化管理體系，對相關的工作進行管理和規范。

3.3 加大對工程建筑檔案管理人員的培訓力度

在整個檔案管理工作當中，人員是其重要的參與和執行的主體，因此，必須要對相關工作人員的培訓和教育力度進行強化，使其不斷的滿足檔案管理工作的實際需要，檔案管理工作人員要從自身認識到信息化的重要性，在日常的工作中，不斷的鍛煉和豐富自己的工作能力和綜合素質，提升自己在檔案信息化管理工作中的價值，同時相關的管理部門要對檔案管理工作加強科學意識，提升人員對于計算機的操作能力和應用能力，保證檔案管理的信息化建設。

3.4 確保原始數據的采集與歸檔

建筑工程檔案管理信息化建設，必須要對信息和相關資料的采集和檔案的存儲工作，首先就是對相關數據的采集工作，要通過計算機將相關的數據信息輸入進去，將其中的資料、土質以及相關的資料進行整理和存儲，在計算機中將這些數據進行存檔，這樣方式能夠在很大程度上避免發生信息就是和損壞的狀況，存儲之后，需要將這些信息根據相關的內容進行分類，這樣能夠方便相關人員進行查找資料，提升整個管理工作的效率，更好的實現信息化建設。

3.5 為檔案管理信息化建設提供技術支撐和充足資金

無論是提升管理工作的信息化水平還是檔案管理工作人才的培養都需要投入資金，因此，加強技術資金的支撐也是完善信息化管理工作的重要內容，首先是加強檔案管理軟硬件系統建設的需要，對系統進行實時的更新。其次就是地方的政府和財政應該對有需要的企業提升幫助，加強資金的投入力度，最后需要注意的就是網絡的安全問題，時常進行病毒的查殺，避免發生安全隱患。

4 、結束語

通過先進的信息化管理系統，將極大提高項目的完成效率，提升企業競爭力。這就是我們要努力達到的目標，相信隨著科學技術水平的飛速發展，這些設想很快就會得以實現。

[1] 牟海偉.建筑企業工程項目管理信息化探討[J].青島理工大學，2015.

[2] 張柱.基于信息化的工程建筑檔案管理建設方法探析[J].江西建材，2013(02)：288-289.