聲像檔案的數字化處理與長期保存對策

摘要：隨著現代信息科技的不斷發展、新材料的廣泛利用，聲像檔案正逐步取代傳統檔案而成為利用率較高的檔案形式。通過對聲像檔案數字化處理模式的研究與分析，結合當前檔案管理實際，引入先進的聲像檔案數字化處理技術，并在此基礎上闡述和提出數字化處理的具體實施方法，旨在為聲像檔案更好地實現數字化和長期保存提出建議。

關鍵詞：聲像檔案；數字化處理；檔案保存；現代信息科技；檔案管理 文獻標識碼：A

中圖分類號：G272 文章編號：1009-2374（2016）09-0176-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.09.087

隨著現代信息技術的高速發展和新材料的廣泛應用，聲像檔案無論從數量還是種類上都在不斷增加，人們對聲像檔案的依賴程度不斷提高，突出表現在聲像檔案的利用范圍不斷擴大和利用頻率大大提高。聲像檔案不同于紙質檔案，是一類以照片、影片、音像資料和視頻資料為主體，以文字資料為輔助，將重大社會生活事件、科研發現、歷史地理等富有重要意義和保存價值的事件進行記載的資料。

1 聲像檔案的管理和保存問題

1.1 聲像檔案保存歸檔意識不強

聲像檔案的保存與歸檔工作是從攝錄環節就已經正式啟動，攝錄人員應做好一定的檔案保存和歸檔工作。但因攝錄人員和檔案管理人員對聲像檔案性質不夠了解、對聲像檔案的保存歸檔意識不強等原因，導致攝錄環節中聲像檔案大量流失。聲像檔案流失的主要途徑包括：其一，攝錄設備存儲空間有限，造成檔案資料存儲失敗、覆蓋和刪除。以DV攝錄為例，目前DV存儲卡以MMC卡、SD卡、XD卡、記憶棒和硬盤為主，其中SD卡體積較小、價格低廉，日益成為當前聲像檔案存儲的主要媒介，硬盤存儲空間較大，但較為昂貴，是大數據、大容量聲像檔案存儲管理的重要媒介之一；其二，攝錄結束后沒有交予檔案管理人員進行分類統一管理，攝錄人員只有原始聲像信息而未加以記錄和說明，造成日后檔案管理困難，在實際操作時，攝錄人員與檔案管理人員會因溝通問題而產生分工有余而合作不足的現象；其三，攝錄人員和檔案管理人員流動、檔案管理機構的并撤等造成的聲像資料的流失和失控，而本質原因還是歸結為聲像信息的記錄和說明工作不到位。

1.2 聲像檔案保存條件和方法問題

聲像檔案的載體形式多以高科技、新材料為主，保存條件和保存方法都異于且嚴于傳統紙質檔案資料，如底片、膠片庫溫度應保持在13℃～15℃，相對濕度應保持在35%～45%；照片庫溫應保持在14℃～24℃，相對濕度應保持在37.5%～67.5%；錄音、錄像帶庫溫應保持在18℃～24℃，相對濕度應保持在40%～60%；底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應立放磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁場盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜等要求。由于資金的不足和意識的落后，導致部分檔案館、室的聲像檔案專柜都不具備保溫、控濕和消磁等要求，甚至個別檔案館、室壓根就沒有聲像檔案專柜。若聲像檔案未能在適宜的環境下保管，會造成檔案信息的失真、丟失甚至損毀。

1.3 聲像檔案特殊的歸檔要求問題

聲像檔案的保存和歸檔具有較強的時效性和其他特殊要求，尤其是一些具有保存價值和特殊效用的聲像檔案必須及時歸檔，否則資料的具體時間無法確定，破壞資料信息的完整性。聲像檔案的閱讀必須憑借多媒體輸出設備，假如在做聲像檔案的歸檔工作時加以一定的文字輔助，會對日后的管理分類工作帶來極大的便利。但目前，聲像檔案的歸檔工作多沒有適應聲像檔案歸檔的特殊要求，給日后的管理工作帶來了極大的不便。

2 聲像檔案的數字化處理

2.1 數字化處理——聲像檔案發展的必然趨勢

如前文所述，數字化的保管和收藏工作會對聲像檔案發揮能動性、形象性和高效率的優勢有直接影響。隨著聲像檔案利用范圍和使用頻率的不斷增加，傳統聲像檔案的缺點和劣勢也在不斷擴大，引入采用新技術的聲像檔案成為迫在眉睫的工作。

傳統的聲像檔案是以模擬信號為信息載體的視音檔案資料，在數字技術還未登上歷史舞臺時，在聲像檔案的記錄和保存工作中發揮了重要作用。但隨著數字信息技術的高速發展，人類迅速進入數字化、網絡化的多媒體時代。便攜式多媒體播放器、DV和錄音筆等數字化視音輸入輸出設備已經取代了錄音機、錄像機和傳統攝像機。可以說，傳統模擬視聽信息已經退出了歷史舞臺，聲像檔案的數字化成為必然趨勢和潮流。以婁底市衛生學校為例，學校聲像檔案多由綜合檔案室負責管理和收藏，學校聲像檔案大部分多是由光盤、磁帶等傳統載體組成，借閱流程繁瑣、管理工作繁雜，學校管理各部門及教職工多因借、查閱不便等因素，造成聲像檔案并沒有很好地發揮其價值和利用作用。

2.2 聲像檔案數字化處理技術的引入

2.2.1 照片資料的數字化處理。目前，檔案館中的照片資料分為紙質檔案和電子文檔形式保存的電子檔案。對于前者，若數量較多、內容較豐富，可以使用電子掃描儀進行分批掃描，并在第一時間對掃描文件進行注釋說明，將照片的時間、地點和照片的基本情況加以說明，以便方便歸檔和分類管理。對于后者，可以直接上傳至檔案管理軟件之中，通過軟件程序實現檔案管理的全程自動化。如想實現照片資料的輸出和借閱，用戶可以通過檢索程序尋找所需照片資料，而后直接通過打印機隨時進行照片的打印。另外，一些年代久遠的照片會出現發黃、不清、磨損等情況，可以通過PS、美圖秀秀等軟件進行修復，以便達到最佳的照片效果。

2.2.2 視音資料的數字化格式轉換。所謂數字化的格式轉化，就是將模擬信息的連續性信號轉換成可供計算機識別的離散型信號。數字化格式轉換多通過計算機軟件，其中代表性的有WINDOWS WAVECN和A/D轉化器等。而對于視頻資料的數字化采集過程，則可以直接通過錄像機與計算機的連接，利用視頻采集卡將錄入的視頻資料直接存儲到電腦硬盤中，采集的過程就是視頻資料數字化的轉換過程。

2.2.3 數字化聲像檔案的統一管理。數字化的聲像資料也可以通過PREMIRE、COOLEDIT等計算機軟件程序進行編輯壓縮處理。壓縮處理后，第一時間對每份文件進行編制獨立分類號、檔案號等工作，再進行聲像檔案的搜索關鍵詞設定工作，方便用戶的同時，也大大提高了檔案管理人員的工作效率。

3 數字化聲像檔案長期保存的措施和對策

數字化聲像檔案資料不但有紙質檔案所無法比擬的優勢，而且在保真、保質和高壓縮率方面也遠遠領先于模擬聲像檔案資料。但數字化檔案資料所依靠的技術手段和運行機制與其他檔案資料的特殊性和差異性，使得數字化聲像檔案在長期保存方面面臨著諸多問題。因而，今后數字化聲像檔案發展方向不但要關注機制體制的建設宏觀建設問題，還要著力解決數字化檔案資料的可存、可取、可利用。

3.1 數字化聲像檔案的遷移風險控制

所謂遷移，就是通過計算機軟件對原始保存的數字化檔案資料格式進行轉換，使之適應用戶計算機配置，便于用戶閱覽的操作。在進行遷移的過程中，電子文檔的完整性、整體性都易被破壞和危害。另外，格式轉換軟件程序千差萬別、質量參差不齊，假如沒有統一的格式規范和標準加以限制，一旦程序消亡，則會造成整個檔案的不可讀和不可用。在日常管理實踐過程中，聲像檔案館在管理數字化聲像檔案的起步階段，可以借鑒發達國家或先進同行的標準和規范，確立和統一數字化聲像檔案的格式轉換工作，再在檔案載體的外部附上統一的文字性便簽，在管理歸檔工作中，可以充分利用大數據管理方法，利用大容量硬盤、網絡云盤等載體做好聲像檔案的備份工作。

3.2 數字化聲像檔案硬盤存儲風險控制

目前，數字化聲像檔案資料多儲存至硬盤之中，因此硬盤的安全是聲像資料可讀、可取、可利用的前提和基礎，對硬盤存儲進行風險控制是必需工作。可以采取硬盤健康安全監測技術，讓用戶在檢索、借閱檔案資料的同時，實現對硬盤運轉工作情況的檢測，發現硬盤出現老化、檢測數值出現偏低狀況時，要及時通知專業技術人員進行維修。另外，對聲像檔案進行獨立式備份也是降低硬盤存儲風險的有效工作之一。

3.3 數字化聲像檔案技術淘汰風險控制

數字化聲像檔案依托的是高科技、新材料，更新換代頻率較高。而因相關技術淘汰而使得部分檔案資料丟失或不可用的現象也屢見不鮮。因此，我們在注重對資料自身進行收藏和保管的同時，對聲像檔案保管所依托的相關技術也要注意保存。目前，業內常用的是復制拷貝、仿真和收藏舊技術三種措施，特別是仿真技術，是通過仿真軟件對相關技術進行模擬，具有適應性強、占用空間小等特點，成為檔案技術風險控制的主要措施。

4 結語

對聲像檔案進行數字化處理，是實現聲像檔案長期保存的主要措施和途徑之一，也是檔案管理發展的主流方向。在聲像檔案管理工作中引入數字化處理，不但要注意選用科學、有效的數字化處理軟件，還要注意對數字化處理過程中的遷移風險、硬盤安全風險和技術淘汰風險加以控制，只有這樣才能更好地發揮數字化檔案管理的優勢，進而實現聲像檔案的長期保存。

參考文獻

[1] 陳玲.創新聲像檔案的收集和歸檔模式[J].科技資訊，2014，（33）.

[2] 龔志英.做好聲像檔案管理工作的幾點思考[J].中國水運，2011，（7）.

作者簡介：吳暉（1974-），女，湖南冷水江人，婁底市衛生學校經濟師，研究方向：檔案管理。

（責任編輯：周 瓊）