加強公路檔案管理的重要性

陶秀芳（甘南縣農村公路管理站，黑龍江甘南162100）

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加強公路檔案管理的重要性

陶秀芳
（甘南縣農村公路管理站，黑龍江甘南162100）

摘要：作為國家檔案的重要組成部分，公路檔案是對公路在規(guī)劃、建設、管理等方面的直接記載，為公路的建設與管理提供重要依據。在我國經濟建設腳步加快的背景下，我國的公路事業(yè)也在蓬勃發(fā)展。近年來，隨著我國公路建設等級的提升，公路檔案管理在公路建設中發(fā)揮著重要作用，公路檔案管理工作也變得越來越重要。

關鍵詞：公路；檔案；管理；

隨著我國社會主義經濟的快速發(fā)展，公路檔案管理工作對公路建設事業(yè)的健康發(fā)展有重要的作用。本文提出了新時期公路檔案管理工作的作用和意義，對公路檔案管理工作的現狀進行了分析，并結合存在的問題，提出了做好公路工程檔案管理工作的對策。

1　公路檔案管理工作的作用與意義

1.1公路檔案管理可以為公路每個階段的發(fā)展提供憑證

公路的建設與管理是相當復雜的，相關檔案的搜集與管理是從公路的籌建之日就開始的，此后，不論是項目開始建設之前的各種評估報告、工程圖紙、審批文件，還是項目施工時的財務報表、工程進度表，等等，都需要進行管理與存檔。這些由各種資料組成的工程檔案，很好地將公路建設每個階段的情況記錄下來，是公路建設的重要依據。因此，公路檔案管理工作具有重要意義，檔案管理可以為公路每個階段的發(fā)展提供憑證。

1.2檔案管理可以促進公路企業(yè)的發(fā)展

公路企業(yè)的健康發(fā)展，需要對企業(yè)的管理進行自我評價與總結，而檔案管理可以為公路企業(yè)提供資金方面、質量監(jiān)管方面、成本預算與管理方面等多種方面的幫助，從而促進公路企業(yè)的發(fā)展。與此同時，檔案管理作為企業(yè)文化管理的一部分，可以通過收集到的資料，為企業(yè)文化的建設提供服務，進而促進企業(yè)文化的發(fā)展。

1.3檔案管理為公路的養(yǎng)護提供基礎保證

由于公路建設具有復雜性，其涉及多個方面，相應的，檔案的管理也會涉及多個方面，如設計方面、施工方面、監(jiān)督方面，等等。在公路項目竣工并投入使用之后，遇到一些問題是在所難免的，當遇到問題時，就需要對公路建設時的原始數據進行查證，此時檔案管理收集到的大量資料不但為查證工作提供了便利，而且為公路的養(yǎng)護提供了基礎保證。此外，根據檔案管理收集到的資料，人們還可以很方便地對公路進行分析與評價，進而為以后的公路建設提供參考。

2　公路檔案管理工作的現狀及存在的問題

2.1過分注重工程建設，缺少對材料管理的重視

目前，我國的公路建設事業(yè)普遍存在一些施工單位因過分重視施工質量與工期等工程建設方面的問題，而忽視對檔案材料的管理工作的現象，造成了公路檔案資料的嚴重缺失。還有一些施工單位只是單純地將關于公路建設的資料堆到工程即將結束時才處理，不但使公路檔案管理工作的工作難度加大，而且可能由于某些原因而導致最后整理的材料信息不準確。例如，施工過程中臨時改變了方案，卻沒有在圖紙或其他材料中記錄下相應的變更，如果到工程的最后時期才對檔案進行管理，就很有可能保存下沒有變更的材料信息，因而不能保證檔案管理的準確性。

2.2檔案管理制度不夠健全

一個公路的建設工作會有施工單位、監(jiān)管單位等多個單位參與其中，但是由于各單位缺乏檔案管理意識，就導致我國的公路檔案管理制度不夠健全。主要體現在以下幾點：第一，檔案管理不規(guī)范，如文件、圖紙等資料的規(guī)格不統(tǒng)一。第二，對竣工資料的要求低，缺乏系統(tǒng)性。第三，沒有專人保管資料，又缺乏存放資料的庫房，各單位間交接材料時很可能會因為手續(xù)不全、資料丟失等原因而給材料的歸檔帶來不便。

2.3檔案管理缺乏規(guī)范性

在公路的建設過程中，各單位都是將主要精力放在工程的建設中，雖然也在檔案管理工作中投入了大量的人力、財力，但是卻缺少對檔案管理的規(guī)范與統(tǒng)一。雖然目前我國已對檔案管理加以規(guī)范，但是，很多情況都是難以預測的，這就導致在規(guī)范檔案管理工作時時常遇到一些難題。

2.4缺少專業(yè)人才

通過調查研究，檔案管理工作雇傭的大多是兼職人員，不但缺乏專業(yè)的檔案管理知識，而且部分檔案管理人員責任心不強，對檔案的管理不上心，只是應付了事。此外，雖然部分單位配備了具有高素質的專業(yè)檔案管理人員，但是由于對工程建設知識的了解不多，檔案管理與工程建設技術缺少有機結合，導致檔案管理工作的質量不高。因此，專業(yè)公路檔案管理人才的缺乏是導致工程資料文件不規(guī)范、質量不高的重要原因。

3　做好公路檔案管理工作的對策

3.1完善公路檔案管理機制

針對檔案管理制度不夠健全的問題，相關部門應制定相應的檔案管理規(guī)則，并且不斷健全和完善檔案管理機制，確保制定的檔案管理規(guī)則的順利實施，讓每個單位充分認識到檔案管理工作的重要性，明確檔案管理人員的職責，做到公路建設每個階段的資料都能被很好的管理。此外，完善公路檔案管理機制，可以從本質上解決檔案管理工作存在的問題，確保工程資料的可靠性與真實性。

3.2重視公路檔案管理工作

加強對公路檔案管理工作的重視程度，可以從以下兩點入手：第一，通過培訓、進行宣傳教育等多種方式，讓人們認識到公路檔案管理工作是保證公路質量的重要憑證，從而加強人們的檔案意識。第二，公路建設之初就要求各單位貫徹實施檔案管理工作，做到檔案管理與工程的實施同步進行。

3.3規(guī)范公路檔案管理工作

檔案管理工作貫穿公路建設的始終，為了保證公路建設的各個階段都有詳細而準確的資料記載，規(guī)范公路檔案管理工作勢在必行。首先，要做好對檔案完整性與準確性的審核，因為這樣不但能保證工程資料的真實性，確保資料能將工程真實的反映出來，而且對公路檔案管理機制的完善起著促進作用。其次，要做到檔案的集中統(tǒng)一管理，并配備檔案庫房，由專人負責。最后，及時解決新形式下不斷出現的檔案管理問題，并將其進行規(guī)范化處理。

3.4提高檔案管理人員的整體素質

要做好公路檔案管理工作，具有高素質的專業(yè)檔案管理人才是必不可少的。針對目前檔案管理工作中人才方面存在的問題，新時期需要的公路檔案管理人員需要滿足以下兩點要求：第一，要熱愛這份工作，不但責任心強，而且具有良好的價值觀。第二，不僅要具備很高的檔案管理知識水平，還要了解與公路建設有關的知識，從而實現二者的有機結合。

4　結語

公路檔案管理工作是十分重要的，但這項工作的實施面臨著諸多問題，需要有關部門及時解決，以提高公路檔案管理工作的質量，確保存檔的工程資料的真實性與準確性，為日后公路的建設提供更多的依據。

參考文獻：

［1］焦雋.如何做好公路工程檔案管理工作［J］.現代商業(yè)，2011，（06）：231.

［2］趙蓓.對新形勢下如何加強企業(yè)檔案管理的思考［J］.裝備制造，2009，（09）：185.

中圖分類號：F542

文獻標志碼：A

文章編號：1674- 8646（2016）02- 0110- 02

收稿日期：2015- 12- 23