談電子檔案管理的優越性及管理措施

楊　逸

（天水公路管理局，甘肅　天水　741000）

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談電子檔案管理的優越性及管理措施

楊逸

（天水公路管理局，甘肅天水741000）

摘要：隨著科學技術的飛速發展，我國社會已經進入到信息化時代。計算機技術已在各個領域得到了廣泛應用，其工作效率和方便程度已逐步被人們接納，可以說計算機技術已成為促進社會生產力的另一重要元素。將計算機技術應用到檔案管理中，實現電子檔案管理已成為檔案管理的必然發展趨勢。實現紙質檔案電子化管理具有哪些優越性？電子檔案管理要采取哪些措施？自然就成為當前檔案管理研究的新課題。本論述主要闡述了傳統檔案管理的落后性，介紹了電子檔案管理的優越性以及如何實現電子檔案高效管理，希望對推進檔案電子化管理進程有所借鑒。

關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；管理措施

DOI 10.3969/j.issn.1672-6375.2016.05.005

在當今計算機技術以不可阻擋之勢滲透到每個領域的大背景下，檔案管理要想符合現代化發展趨勢，以更加高效、安全、便捷的方式進行發展，必然要采用信息化技術。計算機信息化技術應用在檔案管理中，可以使檔案保存和搜索等工作的速度以及全面性得到很大提升，電子檔案管理已經成為今后檔案管理發展的必然趨勢。

1　傳統檔案管理方式的缺點

傳統檔案管理主要是通過紙質方式管理，相對于現代化的電子檔案形式，紙質檔案管理具有以下幾方面的缺點。

1.1傳統檔案管理的工作量較大，工作較為龐雜，要消耗大量的人力物力

傳統檔案的管理工作主要是對檔案進行整理，然后根據不同的分類標準（例如時間、區域以及性質等條件）對大量的文檔材料進行分類整理、裝訂、存放，同時要確保這些檔案可以較為容易地查找到，這些工作都需要消耗大量的人力物力。另外，在對檔案整理過程中還需要做大量的搬運以及上架等方面的工作。

1.2傳統檔案保存時間相對較短

傳統檔案大都通過紙質方式進行保存，必然會受到環境、溫度等因素影響。特別是空氣較為潮濕的話，很容易造成紙質檔案的腐爛、失真，此外蟲、鼠等動物也會對紙質檔案進行破壞，這些因素的存在都無法保證紙質檔案的長期安全保存。這種情況下，若要對某些重要檔案進行保存就需要非常高的條件，需要消耗較多的人力、物力以及財力，即使這樣也很難保證這些重要檔案能夠長期安全保存。

1.3傳統檔案備份相對較少，同時保存空間較為固定，要想快速調出檔案非常困難

傳統的紙質檔案正常情況下只有一份，并且這些檔案都保存在單位的檔案室內。若是這些檔案由于外部因素而損毀（例如發生火災、腐爛等）是無法進行彌補的。同時，若是在外地需要應用檔案是無法立即調出的，只有回到當地取出檔案，這樣不但消耗了大量的時間，降低了辦事的效率，而且檔案使用的安全性也無法保證。

1.4傳統檔案數量巨大，查閱困難

傳統紙質檔案數量巨大，并且分類較多，所占空間大，在具體查找某一本檔案時非常困難，在眾多索引目錄中要想準確找到要查閱的檔案需要花費較多的時間，而且有時候即使找到了，也不一定保存完整。

1.5傳統紙質檔案保存較為復雜繁瑣

一般檔案的使用要按照使用的頻率進行分類，可以分為短期、長期、永久，或者按查找頻率分為經常性使用、一般性使用、不經常使用以及很少使用幾種形式。但實際上為了確保檔案管理的完整性以及嚴謹性，對于很少使用的檔案也要進行保存，這在很大程度上浪費了資源以及空間。

2　電子檔案管理的優越性

2.1電子檔案可以節約大量的人力和物力

雖然電子檔案整理時也要根據不同的標準（包括時間、區域以及性質等）進行分類，并且要確保分類比較有條理且容易查找，但是對電子檔案進行分類工作可以在電腦上進行，只需要建立起不同類型的分類區域，將同一類型的文件歸入到同類區域即可，不再需要對大量的紙質檔案進行搬運或者上架，這樣除了可以很方便地進行檔案分類外，也節省了大量的工作時間。

2.2檔案的保存不涉及自然條件的影響以及存儲空間的限制

對電子檔案進行管理主要是通過網絡存儲空間進行的，可以將電子檔案保存在硬盤、服務器等外接設備或者云空間等網絡平臺，只需通過很小的外接設備就可以解決檔案的存儲問題，并且不會受到自然環境以及蟲、鼠等外部因素的破壞。只要硬盤或者網絡空間不被破壞，檔案就可以一直保存下去。

2.3電子檔案可以進行多次備份，提取時較為方便

檔案的相關內容若是通過文檔的形式保存到了外接設備、硬盤或者網絡上，那么就可以對其進行無數次的備份，這樣可以防止在硬盤損壞或者網絡受到攻擊的時候造成檔案的丟失。另外，電子檔案存儲到網絡環境中，在任何區域要想提取檔案只要獲得權限就可以直接通過網絡進行，不再需要回到原存儲單位進行提取，這樣不但方便了辦事人，也提升了檔案管理部門的效率。

2.4電子檔案較為容易查找

若是檔案通過電子文檔的形式存儲到網絡空間中，那么要想查找檔案只需要通過專用網絡搜索引擎進行搜索即可，很容易找到想要的檔案，方便快捷，節省時間。

2.5電子檔案可以使資源得到共享，提升管理效率

電子檔案主要是通過硬盤介質或網絡對檔案進行存儲的，需要時可通過網絡進行搜索即可。對于相同內容或性質的檔案，同時可以通過網絡和其他的電子檔案室進行信息的共享，這樣可以查閱到其他檔案室存儲的內容，一個檔案室就不需要存儲大量的檔案，能夠很好地減少檔案管理的工作量。

3　電子檔案管理的措施

3.1建立完善的電子檔案管理標準

第一，要將文件管理和檔案管理進行統一規劃，確保兩者可以同步發展；第二，要將文件管理的職責歸入到檔案管理部門，保證文件從歸檔到查閱等全部工作都要由檔案管理部門進行統一的管理以及監督；第三，制定出完善的、科學合理的電子檔案管理方面的標準；第四，檔案管理單位在接受電子檔案時，要對文件中的信息進行真實性、完整性、準確性的判定，確保檔案信息完整準確。

3.2建立網上虛擬電子檔案室

建立網上虛擬電子檔案室就是要按照現實中的檔案室的相關要素以及具體數據建立起網站，此網站中保存的電子檔案，對于可以訪問這個網站或者可以通過此網站進行檔案查詢等方面操作的條件必須進行嚴格的限制，只有擁有管理權限的檔案管理部門人員才能夠通過此網站進行檔案的授權查詢，對于其他人員嚴格禁止網站的訪問，這樣可以最大程度保證電子檔案室的安全性。

3.3在制度方面確保檔案管理部門的權威性

檔案管理部門的工作性質本身就代表著權威性，這就是檔案管理工作價值所在。因此在對電子檔案管理時，一定要制定出跟傳統紙質檔案管理一個水平甚至是更高標準的檔案管理制度，這些制度主要包括：完善檔案管理部門的相關職責、權利以及義務；對檔案的操作程序進行規范，確保電子檔案在查詢以及使用過程中的安全性；充分利用管理部門之外的群眾監督方式來確保電子檔案具有權威性。同時要加強檔案資料的拷貝管理，要按照檔案使用人員的需求，對于使用者的使用權限明確后，才可以對資料進行拷貝。同時要避免將存儲的全部信息進行拷貝，并且要通過相應技術方式避免被拷貝的資料再被復制。

3.4從技術層面來確保電子檔案的真實性和原始性

在網站檔案室建立完成后，要通過安裝相應的殺毒軟件，建立起防火墻等安全措施來避免網站受到惡意攻擊，從而防止電子檔案遭到破壞，避免電子檔案在沒有授權的情況下被使用或篡改。另外，可以將電子文檔的屬性進行設定，將其設置為只讀模式或者對這些文檔進行多層加密，這樣可以最大程度上保證電子文檔的原始性以及真實性。同時，電子檔案自身特點決定了其被篡改是較容易的，并且可以不留痕跡。所以，如果電子文檔沒有進行備份，那么內容一旦被更改，原始檔案就無法查找了。因此，電子檔案管理部門一定要及時地將獲得的第一手電子檔案進行備份，保證后期檔案的準確性。

4　結束語

所謂的電子檔案管理工作指的就是要將檔案管理工作信息化、數字化，充分利用現代信息化網絡化技術對檔案進行管理。在現代信息化急速發展的情況下，電子檔案管理具有自身的優越性。在進行電子檔案管理時，一定要按照電子檔案所具有的特點，建立健全軟硬件管理系統以及電子檔案管理制度，提升電子檔案管理技術能力，增強管理過程中各方面的溝通協調。這樣才能夠符合現代社會發展趨勢，更加準確、更加迅速地提供可利用的信息資源，提升檔案管理的效率。

參考文獻：

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作者簡介：楊逸（1980-），男，漢族，甘肅禮縣人，大學專科，助理檔案館員，主要從事公路養護檔案管理工作。

收稿日期：2016- 3- 6

中圖分類號：G276

文獻標識碼：A