EXCEL函數(shù)在學(xué)生信息表及學(xué)生成績分析表中的應(yīng)用

李 娟（隨州職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北隨州，441300）

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EXCEL函數(shù)在學(xué)生信息表及學(xué)生成績分析表中的應(yīng)用

李 娟
（隨州職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北隨州，441300）

摘要：在教師的日常工作中，尤其是從事學(xué)生管理工作中，關(guān)于處理學(xué)生基本信息表和學(xué)生成績處是必不可少的。文章就學(xué)生基本信息表的完善，學(xué)生成績表的統(tǒng)計(jì)、處理與分析方面，詳細(xì)介紹Excel 函數(shù)在學(xué)生信息和成績管理中的具體應(yīng)用，快速準(zhǔn)確的完成了學(xué)生信息表以及成績統(tǒng)計(jì)表的工作。

關(guān)鍵詞：Excel函數(shù)；學(xué)生成績表；學(xué)生信息表；應(yīng)用

Excel 具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析、處理功能，如果在學(xué)生信息成績管理中充分利用Excel 強(qiáng)大的函數(shù)處理功能，就能將繁瑣的成績統(tǒng)計(jì)工作簡單化，對(duì)學(xué)生的基本信息的完善、各項(xiàng)考試成績的統(tǒng)計(jì)、分析就會(huì)十分便捷。下面就如何利用Excel 函數(shù)對(duì)實(shí)現(xiàn)學(xué)生成績的幾個(gè)典型的統(tǒng)計(jì)應(yīng)用進(jìn)行具體描述。

1 學(xué)生信息表的完善

在學(xué)生入學(xué)時(shí)，都會(huì)收集學(xué)生身份證號(hào)碼，其他信息并不完整，比如出生年月、年齡、性別等，雖然我們可以從身份證號(hào)碼中找出出生年月、年齡以及性別，但是手動(dòng)查看輸出，任務(wù)量很大也很麻煩，如果利用Excel函數(shù)中的MID函數(shù)截取出生年月，用IF函數(shù)嵌套完成性別的判斷，配套使用YEAR函數(shù)求出年齡，將會(huì)簡單快捷方便。

1.1 利用MID函數(shù)，截取出生年月

函數(shù)格式：MID（text，start_num，num_chars）。

說明：text：需要判斷的文本或者字符串；start_num：起始字符串的位置；num_chars：截取字符串的個(gè)數(shù)。

功能：從文本字符串中指定的位置開始，返回指定長度的字符串。

實(shí)例應(yīng)用：從給出的身份證號(hào)碼中，截取出生年月。

操作方法：選中D3單元格，在編輯欄中直接輸入=MID（C3，7，6），輸入完后回車即可。選中D3單元格，用鼠標(biāo)拖動(dòng)單元格右下角的自動(dòng)充填句柄向下拖動(dòng)完成其他單元格的計(jì)算。這樣所有學(xué)生的出生年月就可以從身份證號(hào)碼當(dāng)中全部截取完成。

1.2 利用IF函數(shù)嵌套，判斷性別

函數(shù)格式：IF（logical_test，value_if_true，value_if_ false） 。

說明：logical_test：要選取的條件；“邏輯表達(dá)式”，是用比較運(yùn)算符（=，＞，＜，＞=，＜=，＜＞）連接起來的式子。value_if_ true：條件為真時(shí)返回的值。value_if_false：條件為假時(shí)返回的值。

功能：根據(jù)條件表達(dá)式所給出的條件來判斷，滿足條件就返回value_if_true，不滿足條件就返回value_if_false。 由此可見，根據(jù)條件滿足與否，在某些單元格填寫不同的結(jié)果的操作，可以使用IF函數(shù)。

實(shí)例應(yīng)用：根據(jù)現(xiàn)行的居民身份證號(hào)碼編碼規(guī)定，正在使用的18位的身份證編碼。它的第17位為性別（奇數(shù)為男，偶數(shù)為女），第18位為效驗(yàn)位。因此通過身份證號(hào)，判斷出性別。

操作方法：選中E3單元格，在編輯欄中直接輸入=IF（MOD（RIGHT（LEFT（C3，17）），2），"男"，"女"），輸入完后回車即可。選中E3單元格，用鼠標(biāo)拖動(dòng)單元格右下角的自動(dòng)充填句柄向下拖動(dòng)完成其他單元格的計(jì)算。這樣所有學(xué)生的性別就可以從身份證號(hào)碼當(dāng)中判斷得出。

1.3 利用YEAR和MID函數(shù)，得出年齡

函數(shù)格式：YEAR（serial_number）。

說明：serial_number可以是數(shù)字也可以函數(shù)，本例中使用NOW（）函數(shù)，代表今年即2016年參與運(yùn)算。

功能：返回以序列號(hào)表示的某日期的年份，輸出1900——9999之間的整數(shù)。

實(shí)例應(yīng)用：通過已知的身份證號(hào)碼，求出年齡。意即2016減去身份證號(hào)碼中的出生年，就可以得到該生今年多大。

操作方法：選中F3單元格，在編輯欄中直接輸入=YEAR（NOW（））-MID（C3，7，4），輸入完后回車即可。選中F3單元格，用鼠標(biāo)拖動(dòng)單元格右下角的自動(dòng)充填句柄向下拖動(dòng)完成其他單元格的計(jì)算。

2 學(xué)生成績分析統(tǒng)計(jì)

對(duì)所有學(xué)生的成績分析，是衡量學(xué)生學(xué)習(xí)成果與水平經(jīng)常使用的方法。包括求所有科目的總分、平均值、學(xué)生排名、等級(jí)分類、

補(bǔ)考門次等。

2.1 應(yīng)用RANK函數(shù)，按成績排名次

成績的排名方法很多，比如根據(jù)分?jǐn)?shù)從高到低以降序排序，這是最簡單的，只需要單擊需要排序的相關(guān)列，比如總分，然后單擊““數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中的的“排序和篩選”選項(xiàng)組里的降序按鈕，就按總分從高分到低分排序了，在后面增加一個(gè)成績排名數(shù)，然后用填充柄的方法從第一名到最后一名填上排名數(shù)，然后再按學(xué)號(hào)升序排序一次就可以了。以上方法比較麻煩，如果使用RANK函數(shù)來完成排名工作則更方便快捷。

函數(shù)格式：RANK（number，ref，order）。

說明：number：數(shù)值；ref：引用區(qū)域；非數(shù)字值將被忽略；order：排位方式，0或忽略，為降序；非零值，為升序。

功能：返回某數(shù)字在一列數(shù)字中的相對(duì)于其他數(shù)值的大小排名。

操作方法：在單元格L3中輸入=RANK（J3，$J$3：$J$14，0），（以總分高低進(jìn)行排名，選中數(shù)值為J3單元格），拖動(dòng)填充控制柄，復(fù)制公式，得到其他同學(xué)的名次。這樣得出的名次為數(shù)字格式，要想得出“第幾名”顯示的排名格式，則在函數(shù)中添加“第”、“名”、“&”三個(gè)文字及符號(hào)，完整函數(shù)表達(dá)為：=”第”&RANK（J3，$J$3：$J$14，0）&”名”。

2.2 應(yīng)用IF函數(shù)，按成績列出等級(jí)

學(xué)生總成績以及平均分的計(jì)算，很多套用函數(shù)或者公式都能很快計(jì)算得出，SUM函數(shù)和AVERAGE很多人也掌握這兩個(gè)函數(shù)的使用，就不展開介紹。按照學(xué)生成績平均分，可以定義成績等級(jí)，90分及以上優(yōu)秀，80分及以上，良好，60分及以上合格，60分以下不合格。利用前面提到的IF判斷函數(shù)進(jìn)行多次嵌套，可以得出成績等級(jí)。在單元格M3中輸入=IF（K3＞=90，”優(yōu)秀”，IF（K3＞=80，”良好”，IF（K3＞=60，”及格”，IF（K3＜60，”不及格”）））），（以平均分進(jìn)行判斷），拖動(dòng)填充控制柄，復(fù)制公式，得到其他同學(xué)的成績等級(jí)。

2.3 應(yīng)用COUNTIF函數(shù)，求出需要補(bǔ)考的門次

函數(shù)格式：COUNTIF（range，criteria）。

說明：range：要計(jì)算其中非空單元格數(shù)目的區(qū)域。Criteria：以數(shù)字、表達(dá)式或文本形式定義的條件。

功能：計(jì)算區(qū)域中滿足給定條件的單元格個(gè)數(shù)。

操作方法：在學(xué)生成績區(qū)域（G3：I3）區(qū)域中求出學(xué)生需要補(bǔ)考的門次，即學(xué)生成績小于60，因此在單元格N3中輸入=COUNTIF（G3：I3，"＜60"），按回車，拖動(dòng)填充控制柄，復(fù)制公式，得到其他同學(xué)的需要補(bǔ)考的門次。

以上所有用到的函數(shù)在Excel 中使用時(shí)最好一般來用大寫輸出函數(shù)名，涉及到的各類符號(hào)，全部是英文狀態(tài)下的符號(hào)表示。

3 結(jié)束語

學(xué)生信息處理和成績表分析中，常會(huì)出現(xiàn)各種信息完善和數(shù)據(jù)處理，如果能運(yùn)用好Excel 中的函數(shù)，將會(huì)事半功倍，而且Excel 中含有許多功能豐富的函數(shù)。利用好這些函數(shù)會(huì)給我們的日常事務(wù)處理帶來極大的方便。

參考文獻(xiàn)

［1］趙勃.Excel中if函數(shù)的靈活運(yùn)用.遼寧師專學(xué)報(bào)︰自然科學(xué)版，2007，9，1

［2］井德江.Excel中if函數(shù)在學(xué)生成績等級(jí)評(píng)定方面的應(yīng)用分析.科技信息，2009，30

Application of EXCEL function in students' information table and students' performance analysis

Li Juan
（Suizhou Vocational & Technical College，Suizhou Hubei，441300）

Abstract：Improvement of the students' basic information table，students score statistics， processing and analysis，detailing the specific application of Excel function in the student information and performance management，rapid accurate completed student information form and performance statistics work.

Keywords：Excel function；student achievement table；student information table；application