燕山水庫檔案管理

□潘俞靜　□郭雙彬（河南省水利宣傳中心；河南省燕山水庫建管局）

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燕山水庫檔案管理

□潘俞靜1□郭雙彬2
（1河南省水利宣傳中心；2河南省燕山水庫建管局）

工程檔案是傳承城市人類文明的載體，是建設項目全過程的原始、真實記錄，做好工程檔案的管理工作關鍵在于人，充分發揮人的潛力，使之能更好地為工程檔案事業服務。水利工程檔案工作應貫穿于水利工程建設程序的各個階段，水利工程檔案的質量是衡量水利工程質量的重要依據，文章分析了燕山水庫工程檔案管理的意義、檔案工作管理情況、檔案的收集、整理與歸檔情況和檔案的保管等內容。

工程檔案；管理；檔案收集、整理、歸檔與保管編制與整理；自檢

1　概況

1.1工程概況

燕山水庫在沙潁河主要支流澧河上游甘江河上，壩址位于河南省葉縣保安鎮楊灣村老官寨水文站下游1.60 km處，總庫容9.25億m3，屬二等大（2）型工程，主要建筑物為2級。水庫控制流域面積1169 km2，多年平均徑流量3.64億m3。根據流域規劃的要求，燕山水庫的開發任務是以防洪為主，結合供水、灌溉，兼顧發電等綜合利用。

水庫主要永久建筑物有大壩、溢洪道、泄洪洞、輸水洞，另外在輸水洞后還有小型水電站一座。

2　燕山水庫工程檔案管理的意義

工程檔案是指在工程規劃、建設及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承人類文明的載體，是建設項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是工程建設的一種潛在的生產力，在工程建設各項活動中起著非常重要的作用。水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。燕山水庫工程檔案工作是工程建設與管理工作的重要組成部分，燕山水庫樞紐工程是治淮及河南水利重點工程項目，工程檔案是治淮及河南水利的檔案的重要組成部分，是治淮歷史的原始真實記錄，是工程的真實記錄，是工程運行管理及檢查維護的基本依據。應規范治淮檔案保管程序，確保檔案安全。認真做好燕山水庫工程檔案的管理工作，確保其檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用是工程建設管理的一項重要任務。

3　檔案工作管理情況

3.1檔案工作管理方式

燕山水庫工程涉及范圍大，施工戰線與建設周期長，工期緊，參建單位眾多。為此，工程開工伊始，燕山水庫建設管理局就將檔案工作納入工程建設的重要組成部分，提出“創優質工程、建一流檔案”的工作目標，多次召開專題會議研究部署檔案工作，要求各參建單位在建設過程中同步收集整理檔案，在工程完工時及時提交齊全、完整、規范的工程檔案資料。燕山水庫工程檔案管理方式根據“統一領導、分級管理、各負其責”的原則，劃分為多個層次，燕山水庫建設管理局作為項目法人，對檔案工作負總責；平頂山、南陽兩市移民局負責占地拆遷及移民安置和淹沒影響處理工程，設計、施工、監理等參建單位負責各自形成檔案的收集和整編工作。

為保證檔案工作的正常有序開展，燕山水庫建設管理局和各參建單位建立了自上而下的檔案責任網絡，主要領導親自抓檔案工作，明確了檔案負責任部門及專職檔案管理人員，建立了由各實施單位綜合部門負責，各職能部門配合的工作機制。各參建單位均由主要領導直接負責，相關部門具體落實，配備了專職檔案管理人員負責檔案的收集、整理、歸檔和管理工作。

3.2檔案工作管理制度

為做好檔案管理工作，燕山水庫建設管理局先后制定了《燕山水庫建設管理局檔案人員崗位職責》《燕山水庫建設管理局檔案保管制度》《燕山水庫建設管理局檔案借閱制度》等一系列檔案工作制度，規范檔案管理工作。

根據國家檔案管理有關規定，燕山水庫建設管理局結合燕山水庫工程實際，研究制定了《河南省燕山水庫樞紐工程檔案資料管理制度匯編》（以下簡稱《檔案管理制度匯編》）并印發各實施機構和參建單位，要求各參建單位按照《檔案整編辦法》《檔案分類方案》的規定，認真做好各自的檔案整編工作，確保了燕山水庫工程建設過程中（包括從項目籌建到工程驗收各環節）形成的具有保存價值的各門類、各載體的檔案資料均能按照國家有關規定進行整編，為規范工程檔案資料整編工作奠定了基礎。

平頂山、南陽兩地市征地移民安置實施單位和各參建單位高度重視檔案管理工作，也相應制定了檔案歸檔、保管、保密和使用等各項檔案工作制度，明確檔案工作負責人、責任人以及崗位職責，建立了覆蓋全面、責任到人的檔案工作責任網絡，形成了各參建單位和有關人員各盡其責、各司其職的工作制度，營造了各參建單位全員重視、全員參與檔案工作的良好氛圍，有效保證了檔案收集的及時、準確、完整。

3.3檔案工作的培訓

為全面提高檔案收集、整編質量，燕山水庫建設管理局和各實施單位積極開展檔案培訓工作。多次邀請淮委檔案館及河南省水利廳專家來工地現場進行培訓指導，組織多人次參加水利部工程檔案培訓班并取得相關證書。同時組織有關人員認真學習《檔案法》《科技檔案管理規范》《水利工程建設項目檔案管理規定》《照片檔案管理規范》《技術制圖復制圖的折疊方法》和燕山水庫建設管理局制定的燕山水庫樞紐工程檔案管理工作各項規章制度，通過培訓，不斷提高檔案工作人員的業務水平和業務能力，保證了檔案管理工作的質量。

4　檔案的收集、整理與歸檔情況

燕山水庫工程主體工程文件材料的形成，做到了程序規范、簽署完備，檔案的收集、整理、立卷按照水利部和淮委及河南省水利廳要求，做到了檔案工作與燕山水庫工程建設管理“三同步”。一是項目和檔案同步進行。工程項目的檔案資料是在建設項目從前期工作、施工準備、建設實施等全過程中形成的，工程項目的開始，也就是工程項目檔案形成的開始；二是在工程建設期間，檔案工作與工程建設進展同步進行。燕山水庫工程建設周期長，投資大，參建單位眾多，涉及方方面面，燕山水庫建設管理局在招標時，就把檔案整理有關要求寫進招標文件，在合同條款中明確了提交檔案資料內容、套數、時間、質量要求和違約責任。為防止檔案材料的遺漏、混淆影響檔案的系統性和完整性，各參建單位對在建設期間形成的文件材料等，隨時收集，隨時整理，保證了建設期形成的檔案資料的及時收集和整編；三是工程完工驗收、投入使用驗收與檔案驗收同步或提前進行。凡未按要求完成歸檔整編工作的項目不予驗收。在日常的項目管理上，凡是質量評定資料不完善的單元工程，一律不予質量評定，不予計量支付；階段工程報驗時，相應分部工程、單位工程資料必須按要求整編好，否則不進行分部工程、單位工程驗收。

檔案整理立卷過程中，編目組卷工作做到了標準化、規范化，封皮、卷內目錄、案卷題名采用計算機打印，案卷裝訂結實、外觀整齊。竣工圖按編制要求進行了編制。各參建單位技術負責人對所提供檔案的內容及質量負責，監理工程師對施工單位提交的歸檔材料履行審核簽字手續。在接收工程檔案資料時，該局嚴格把關，移交檔案一律履行簽字手續，并及時進行登記、整編。

在檔案現代化管理方面，燕山水庫建設管理局積極探索，在主體工程開工之初就要求各參加單位做好紙制檔案的同時生成一份電子檔案；委托北京安河清源信息技術有限公司開發了《燕山水庫樞紐工程建設管理信息系統》，建立工程檔案數據庫，隨著施工進展電子版同時錄入其中檔案管理系統，大大地提高了檔案管理工作效率，實現方便快捷地在計算機上遠程查詢、閱讀、打印檔案資料；為工程建設與管理工作提供了很好的服務；檔案室同時安裝有津科檔案管理軟件實現檔案管理雙保險。

目前，燕山水庫工程所形成并整編完成的各類檔案資料，經自查字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標注的內容清楚、簽字（章）手續完備，完整、全面、準確、系統地記錄和反映了燕山水庫工程建設全過程。燕山水庫工程從項目提出、可行性研究、設計、決策、招（投）標、施工、監理到項目驗收、投入使用等過程中形成的所有具有保存和利用價值的文字、圖紙、圖表聲像等不同形式與載體的材料，均進行了整編歸檔并符合歸檔要求。

5　檔案的保管

為做好檔案制作、存檔和保管工作，燕山水庫建設管理局及各參建單位均配備了符合要求的檔案庫房和檔案裝具及設備，基本做到了辦公、閱檔、庫房三分開，庫房內均配有空調、滅火器、去濕機、吸塵器等設備，達到防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲、防塵、防霉、防鼠等“八防”要求。庫房內檔案柜排列整齊，布局合理，并標有案卷存放示意圖。各參建單位均配備了電腦、復印機、掃描儀、數碼相機、攝像機等設備，為加強檔案現代化、規范化管理創造了硬件條件。

說明欄內注明變更依據，在圖標欄內注明“竣工階段”和繪制的時間、單位、責任人。竣工圖編制初步完成后，由施工單位技術負責人復核，經監理工程師審核后監理單位在圖標上方加蓋并簽署“竣工圖確認章”。

6　檔案自檢工作組織情況

燕山水庫工程主體工程參建單位多，工期緊，為及時做好檔案匯總和移交工作，確保檔案管理工作順利實施，在燕山水庫建設管理局制定的《檔案資料管理辦法匯編》中明確了檔案匯總與移交有關規定并成立了自檢工作小組；在建管局的每次質量大檢查、安全大檢查中檔案工作必查，并對存在問題下發整改通知，目前，主體工程各參建單位檔案資料均通過該局審核，并已移交該局。占地拆遷及移民安置工程檔案資料已通過河南省移民辦公室審核并接收集中存放；個別在本次檔案專項驗收后實施的尾工或形成的檔案資料，該局將落實責任單位與責任人及時整理歸檔接收。所有檔案資料將在總體工程竣工驗收后3個月內整理完畢，按照有關規定及時移交給有關部門和單位。

7　結語

綜上所述，做好工程檔案的管理工作關鍵在于人，充分發揮人的潛力，使之能更好地為工程檔案事業服務。通過對工程檔案的管理、編研、開發和利用，必將轉化為直接的生產力，推動治淮工程建設發展，為社會創造更多的財富。

（責任編輯：柳辰）

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