試論電網工程項目的溝通管理

摘要：項目溝通是項目管理工作中不可缺少的內容，電網工程項目管理是在項目活動中運用專業的知識技能，使得項目的目的能夠實現。文章對電網工程溝通管理中的基本特性和溝通管理在電網工程項目中的具體作用進行了分析，同時探討了如何實現更加有效、更加科學的溝通管理方式及如何建立電網工程管理中的相關溝通體系等。

關鍵詞：電網工程項目；溝通管理；溝通體系；項目溝通；項目管理 文獻標識碼：A

中圖分類號：F27 文章編號：1009-2374（2016）07-0166-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.07.084

所謂的工程管理指的就是通過一定的措施將各種管理功能充分發揮，使得工作人員的工作積極性得到調動，同時使得資源的利用率和效能大大提高，最終實現項目目標的一個過程。工程管理是離不開溝通工作的。常說的溝通指的就是人和人、人和企業及企業之間在思想和信息上通過交換和共享的方式從而實現交流的全過程。溝通工作對于任何一項任務來說都是十分重要的。具體表現在為項目決策和計劃提供準確的信息，在項目進行的過程中，隨時保證意外的發生，保證項目的正常運行；作為組織和控制管理過程的依據和手段，建立數據庫，將項目進行時的各種數據及計劃內容詳細的紀錄下來，方便于以后的查閱；能夠改善人際關系構建項目管理團，溝通是人類的一種本能，即使在工作中也不能缺少溝通，良好的溝通有利于團隊的發展，能讓項目更好的實施；溝通也是管理人員成功進行項目管理的重要條件，管理人員與被管理人員建立良好的關系，能夠方便其管理，上下階層之間即使在工作之中也不是完全只依靠工作內容就能建立其良好的關系的，這就需要管理人員將溝通的學問用在其中。我國的電網建設企業想要在我國建設事業日益發展的今天獲得一定的地位，就必須不斷加強工程管理的力度，同時還要建立相應的工程管理溝通系統。

1 電網工程管理項目中溝通管理的重要性

目前，現代項目管理知識系統中有著九大知識領域，項目溝通管理就是其中重要的一個領域之一。項目溝通管理之所以會成功，是離不開人、想法和信息的。所以，項目溝通管理對這三者進行了有效的連接和結合。只要是和項目有關的任何人，都要隨時準備好用項目語言的方式進行信息的發送和接收工作，同時還要對本人參與溝通后會對項目造成怎樣的影響有清醒的認識。在項目管理的工作中，雖然溝通對于項目的影響是相對比較隱形的，但是溝通對于項目的作用卻是不容忽視的。溝通對于項目的作用主要有以下四個方面：

1.1 溝通為項目管理提供決策和計劃的基礎

項目組的成員要想使得做出的決策是正確的，就必須依靠準確、完整及及時的信息，作為決策的基礎。同時根據項目的實際情況，對于項目內部和外部的信息進行有效的處理和加工，使得這些數據為決策提供更加科學的依據。

1.2 溝通是項目管理實行組織管理和控制管理的重要依據和重要手段

在項目組的內部，如果缺少良好的信息溝通或者信息不夠明確，這樣就無法實現對信息的科學管理。同時只有通過信息上的有效溝通，項目組的成員才能更好地了解各個方面的情況，這樣科學管理才會有所依據，項目組成員的組織工作效率才能有所提高。

1.3 溝通是項目管理建立和完善人際關系不可或缺的條件

很多獨立的個人、團體和組織是通過信息的溝通和意見的交流最終實現了貫通，成為了一個系統的整體。信息溝通不僅是個人心理交流的需要，使得人們的思想、感情和態度能得到有效的交流，同時進行有效的信息溝通，可以對人和人、人和組織之間的沖突進行改善。

1.4 溝通是項目管理中項目經理取得成功領導的關鍵手段

項目經理主要通過各種有效的途經將自己的管理意圖傳達到下級工作人員，并通過下級工作人員的理解和執行實現管理。如果項目經理和下級工作人員的溝通不夠通暢，下級工作人員就會對領導的意圖理解上出現偏差，由于沒有按照經理的原本意圖進行工作，使得項目出現混亂，甚至失敗的局面。所以項目經理要提高自身的溝通能力，這樣領導才能更加科學。由此，溝通作為整個電網工程項目中很重要的環節，無論是項目成功經驗的交流，還是信息的流動，都是十分重要的，都可以實現高效管理的目的。在每個項目初期，靈感的產生是很常見的，而溝通工作顯得尤為重要，只有通過溝通大家才能達成共識。在執行項目的時候，要結合實際的需要，通過溝通工作使得項目的進展更加順利，同時也可以通過溝通實現決策的正確性和科學性。在后期的項目總結的時候，通過溝通可以總結管理過程中存在的問題和教訓，使得成功的經驗可以得到有效的分享。

2 實現電網工程項目的有效溝通管理的措施

領導者給下級工作人員所提供的信息，直接決定了下級員工溝通的有效性和是否能成功。所以，為了使得溝通成功的可能性更大，要保證領導者所提供的信息是符合下級工作人員的理解能力的。實現電網工程項目溝通更加有效地管理措施主要有八個方面：

2.1 雙向溝通需要高度重視

只有加強雙向溝通，信息發送者才能對于信息的實際情況有所了解，接收者也能有效解決接受過程中的困難和問題。

2.2 綜合運用多種溝通渠道

項目組織可以對多種溝通渠道進行有效地利用，這樣溝通的整體水平才能有所提高，同時電網企業之間是存在著很多的共同之處的，所以可以實現信息的共享。

2.3 對語言文字正確運用

根據溝通對象的語言交流情況，選擇適當的語言文字形式，同時溝通要做到簡明扼要和意思明晰。這樣接收者才更加容易理解，溝通的效果也會更好。

2.4 要有目的地進行溝通

項目人員在溝通之前要搞清楚溝通的目的，這樣才能有效地避免無意義的嘮嗑和無效的溝通情況。

2.5 對溝通環境考慮充分

尤其對于溝通背景和溝通情況的了解十分重要，這樣溝通所用的信息才能更加符合具體的情況。

2.6 信息的追蹤和反饋要高度重視

信息的溝通反饋也是很重要的，要對下屬足夠了解，這樣反饋所得的信息才有用。

2.7 溝通要避免無休止的爭論

在溝通的過程中難免會出現爭論的現象，而爭論不但形不成有效的結論，同時還會浪費時間，所以要實現有效的溝通。在此期間，項目經理要在爭論過程中發揮自身的權威性，使得自己對項目的決策權得到有效的實現。

2.8 溝通的現代工具要高效

目前溝通工具種類繁多，電子郵件和項目管理軟件都可以實現有效的溝通，同時溝通雙方的距離也會拉近，這樣就可以減少了一些不必要的面談活動和會議。

3 建立電網工程項目管理中的溝通體系

一個完整且有效的溝通管理體系包括了很多方面，如溝通計劃的編制、信息的分發、績效報告工作及管理收尾工作等等。具體如下：

3.1 編制溝通計劃

溝通計劃的編制十分重要，具體包括項目干系人信息的確定及溝通的各種需求、什么信息及怎樣提供信息給接收者等。

3.1.1 溝通的需要。溝通需要包含了項目干系人所有的信息需求。也正是對于項目信息的成功的溝通，使得項目資源得到了有效的擴大。基本上信息溝通必須有四個條件：第一，項目組織和干系人的責任關系，只有確立了明確的關系才能進行流程上的運作；第二，設計項目的規定、部門和專長，設立相關的制度和規定才能有效的運行；第三，關于參與項目的人數和地點，確定項目的人數，有效地預測項目運行的情況；第四，外部信息需求，對外的媒體和其他方面單位進行溝通。

3.1.2 溝通技巧。溝通技巧十分重要，要確保信息的及時性、技術的可用性及項目人員配置的合理性等。溝通技巧能否有效地利用，決定了溝通的最終成效。項目要素與來回傳遞信息的技術和方法差別較大，從簡單的談話交流到正規的會議，日常的書面文檔紀錄和在線進度的計劃數據庫都可能影響項目溝通技術的正常運行，其中的因素有不斷的更新信息，采用簡單快捷的方式滿足事發的變更性，定期發布書面的報告，加強溝通系統的透明度；開展探討研究專會，創新適合的現有體系技術或者對項目的授權變更；提高項目參加人員的經驗和專業機能，對參與人員進行培訓指導學習；采用新型技術后適當地對項目進行技術變更。

3.1.3 對項目干系人進行分析。針對不同項目干系人的實際信息需求，確定信息供應的來源和渠道。對提供信息的項目方法和技術進行必要的分析，可以有效地避免浪費資源。

3.1.4 溝通管理計劃的制定。要對信息進行及時的收集和歸檔處理，制定相應的溝通管理計劃。制定溝通管理計劃的時候，要對項目的準則和生產進度進行相應的計劃，這樣溝通起來才會更加直觀、有效。通過收集和歸檔結構，發布結構，用于詳細說明信息收集和存儲不同類別的信息方法、信息中的具體計劃、具體工作人員、具體使用的專業技術等不同類型的信息進行收集和發布。其結構必須和項目組織途中規定的相關內容一致，內容和格式及詳細程度都必須使用相應的準則，生產進度計劃中顯示不同溝通內容進行時段的紀錄，根據項目的不斷開展逐漸地細化溝通的內容和管理計劃。

3.2 發送項目信息

3.2.1 溝通技能的提高。只有提高信息發送者的溝通技能，信息接收者才能更加完整且準確地理解信息。不管是書面的溝通，還是口頭的溝通，都需要信息發送者提高自身的溝通技能。常用于交換信息，保證信息的完整和準確，使其發生的真實情況能夠讓人正確地接受和理解。不論是書面還是口頭，聽的還是講的，正式的或者非正式的，內部項目成員的交流信息和外部對顧客及公眾的公布信息必須保證信息的完整和正確。

3.2.2 建立信息查詢系統。將信息數據儲存起來建立數據庫，這樣可以實現資源的共享，同時可以促進溝通的有效開展。

3.2.3 完善信息發送系統。通過多種渠道發送信息，如電子郵件、傳真、電視會議等。

3.3 分析溝通的偏差

所謂的偏差分析就是對項目的實際結果和預期結果進行比較，總結溝通過程中的不足和經驗，使得后期的溝通偏差盡量減少。

4 結語

總之，電網工程項目的溝通管理很重要，只有不斷加強溝通的技巧和水平，電網工程項目的溝通管理水平才能有效提高。

參考文獻

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[3] 韓麗嬌.基于博弈論的工程項目建設過程的溝通管理研究[D].華北電力大學，2014.

作者簡介：馬野（1979-），男（回族），江蘇泗陽人，江蘇省電力公司沭陽縣供電公司中級工程師，研究方向：電氣工程及其自動化。

（責任編輯：周 瓊）