信息時代高職院校檔案管理新途徑

張艷

【摘要】 高職院校的檔案管理工作是社會檔案管理的重要組成元素，可以幫助高職院校更好的適應(yīng)社會發(fā)展，是保證檔案完整性的必然需求，可以滿足檔案開發(fā)的需求。信息時代下高職院校做好檔案管理工作，就要做好網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作，加強檔案人員的培訓(xùn)，積極利用檔案資源。

【關(guān)鍵詞】 信息時代 高職院校 檔案管理

檔案管理屬于高職院校管理工作的重要內(nèi)容，也是評估高職院校人才培養(yǎng)水平的重要標(biāo)志。因此，在當(dāng)前的信息化時代，做好高職院校檔案管理工作以充分發(fā)揮出檔案的價值，對于提升高職院校的教學(xué)質(zhì)量有著積極的效果。如果從社會整體來看，檔案管理工作也是現(xiàn)代社會不可或缺的一個部分，高職院校的檔案管理工作是社會檔案管理的重要組成元素，為了促進高校院校檔案管理工作朝著規(guī)范、科學(xué)的方向發(fā)展，必須要做好檔案信息化建設(shè)工作。

一、信息時代對于高職院校檔案管理工作的影響分析

信息時代的到來，為高職院校的檔案管理工作帶來了更多的機遇，促進檔案管理工作的規(guī)范性和先進性，具體的講，實現(xiàn)高職院校檔案管理信息化的意義在于：

1.1可以幫助高職院校更好的適應(yīng)社會發(fā)展

開展高職教育工作的主要目的就是為社會培養(yǎng)出一線技能人才，在社會的發(fā)展之下，各個企業(yè)對于技能型人才也提出了更高的要求，為了滿足企業(yè)需求，國家也不斷增加相關(guān)的投入，高職院校的建校規(guī)模得到了有效的發(fā)展。高職院校的職業(yè)教育規(guī)模得到了顯著的擴大，對于檔案信息也提出了更為嚴(yán)格的要求。在這一背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足高職院校的發(fā)展需求了，利用信息技術(shù)提升檔案管理水平可以為高職院校的發(fā)展提供良好的資源支持。

1.2是保證檔案完整性的必然需求

對于高職院校而言，檔案資料包括科研檔案、學(xué)生檔案、人事管理檔案等，是學(xué)校在發(fā)展過程中的寶貴資源，對于高職院校各項工作的開展有著重大的參考價值。在傳統(tǒng)工作模式下，有相當(dāng)一部分的檔案采用紙質(zhì)模式來保存，不僅占據(jù)較大的空間，也很容易出現(xiàn)老化、磨損和丟失問題。如果采用信息化檔案即提升了檔案工作的效率，還可以有效保障檔案資源的完整性。

1.3可以滿足檔案開發(fā)的需求

傳統(tǒng)檔案管理模式工作的重點是檔案收集和檔案保管，并不關(guān)注檔案的開發(fā)和利用，以往的檔案資料在歸檔之后，很少進行二次利用，且查找起來也是十分麻煩的，難以實現(xiàn)資源共享，更加無法充分發(fā)揮出檔案資源的重要價值。尤其是人事檔案，這些檔案關(guān)系著人事任免、考核評定等重要工作，如果全部依靠人工進行查找，不僅容易出錯，也增加了工作人員的工作壓力。在信息化時代下，可以將多元化的信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，建立起完善的檔案信息資源庫，這就可以在短時間內(nèi)檢索出需要的信息，有效提高了檔案管理工作的效率。

二、高職院校檔案管理工作中的常見問題

近年來，各個高職院校開始借鑒高校的檔案管理經(jīng)驗，檔案管理工作也開始朝著制度化和規(guī)范化的趨勢發(fā)展，但是依然還存在一些問題，這表現(xiàn)在幾個方面：

2.1信息化設(shè)備不健全

在科技水平的發(fā)展之下，各個高職院校中開始普及電腦等設(shè)備，但是，檔案部門的設(shè)備卻未跟上時代的發(fā)展速度，部分高職院校依然是采用人工法來歸納檔案，在人為因素的影響下，很容易出現(xiàn)失誤，影響檔案信息管理工作的系統(tǒng)性。

2.2管理人員水平參差不齊

很多高職院校不重視檔案工作，沒有嚴(yán)格的把好招聘關(guān)，致使檔案管理人員綜合水平參差不齊，還有部分高職院校為了留住人才，會安排他們的子女、配偶到學(xué)校的檔案部門，由于這些人員未接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)，專業(yè)知識不全，也不了解檔案管理工作的意義。

2.3服務(wù)觀念落后

通常情況下，檔案管理部門與其他部門的溝通聯(lián)系很少，高職院校的檔案管理部門非常的封閉，與其他部門之間的溝通嚴(yán)重不足，檔案管理人員思想保守、陳舊，不注重創(chuàng)新，這顯然是不符合現(xiàn)代社會發(fā)展要求的。如果缺乏必備的應(yīng)變能力，是無法真正為檔案使用者提供支持的。

2.4檔案管理制度不完善

由于部分高職院校辦學(xué)規(guī)模較小，管理模式落后，信息技術(shù)的使用狀況不佳，一直都采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，既沒有專業(yè)的先進設(shè)備管理檔案，又沒有針對檔案管理工作而針對性的制定出完善的管理制度，對于檔案管理的質(zhì)量也沒有進行特別的規(guī)范要求，致使檔案信息化管理工作的開展困難重重。

三、信息時代高職院校檔案管理新途徑

在信息時代，各個高職院校需要改變自身傳統(tǒng)的思想觀念，建立起現(xiàn)代化的管理理念，緊緊抓住信息時代的發(fā)展步伐，積極應(yīng)用各類現(xiàn)代化信息技術(shù)來提升檔案管理工作的效果，這可以采用如下的措施：

3.1做好網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作

網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是高職檔案全面實施信息化的基礎(chǔ)，也是實現(xiàn)高職院校檔案管理信息化的第一步，應(yīng)該加以足夠的重視。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，對于檔案信息技術(shù)和設(shè)備的要求并不高，但是在信息時代，這種要求就完全不同了。種種實踐顯示，在信息時代，檔案管理工作也變得更加繁瑣與復(fù)雜，需要借助專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)信息平臺才能夠順利開展，這種平臺包括硬件、軟件兩個方面，如電腦、掃描儀、應(yīng)用軟件等等，只有配備好足夠的設(shè)備和軟件，才能夠合理的保管、利用和開發(fā)檔案信息。鑒于此，各個高職院校需要增加資金投入，在檔案部門增添必備的設(shè)備，建設(shè)校園網(wǎng)站與檔案信息平臺，讓檔案資源可以發(fā)揮出其應(yīng)用的價值。

3.2加強檔案人員的培訓(xùn)

高職院校檔案工作人員的綜合素質(zhì)水平直接影響著檔案工作的順利開展，目前，很多高職院校的檔案工作人員都不是科班出身，對于檔案管理知識缺乏系統(tǒng)、全面的了解，不知道應(yīng)該怎樣的開發(fā)與管理檔案，這顯然是無法提升檔案管理水平的。在信息化時代，檔案人員不僅要掌握必備的專業(yè)知識，還要有良好的職業(yè)素養(yǎng)和政治素養(yǎng)，因此，學(xué)校必須要加強對檔案工作人員的培訓(xùn)和教育，提升他們的信息化意識，讓他們掌握扎實的檔案基礎(chǔ)知識，提升檔案工作人員的管理水平。

3.3積極利用檔案資源

在信息化背景下，高職院校需要重視檔案資源的利用和開發(fā)，讓檔案資源可以在人事管理、教學(xué)管理上發(fā)揮出更大的作用。在條件許可的情況下，可以建立起專門的檔案管理網(wǎng)站來開發(fā)檔案資源，并以此為基礎(chǔ)開展不同類型的服務(wù)，還要及時將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子版，在網(wǎng)站中保存，這樣，檔案信息資源的利用就不會受到外界因素的影響。此外，高職院校還需要制定出辦公自動化管理系統(tǒng)，促進檔案管理工作的信息化發(fā)展，加強與其他高職院校之間的合作和交流，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，加強信息的共享和交換，充分發(fā)揮出每一類型檔案的利用價值。

此外，在信息化時代，高職院校檔案資源的變化速度是非常快的，因此，檔案人員需要及時的更新和維護檔案，準(zhǔn)確、完整的錄入各類數(shù)據(jù)，重視后續(xù)的檔案更新和維護，讓檔案工作真正的為高職院校的發(fā)展來服務(wù)。

四、結(jié)語

綜上所述，我國高職院校檔案古管理為促進高職院校不斷發(fā)展提供了重要資源，應(yīng)將其納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中來，促進檔案工作建設(shè)與學(xué)校其他工作協(xié)調(diào)發(fā)展。高職院校作為培養(yǎng)高技能型人才的搖籃，保存了大量、豐富的教育、教學(xué)、科研、管理等不同種類的館藏檔案，這些檔案資源只有開發(fā)利用起來，才能體現(xiàn)其應(yīng)有的價值。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和普及，高職院校還要大力推動檔案管理和服務(wù)模式的創(chuàng)新，更好地為實現(xiàn)人才培養(yǎng)目標(biāo)和服務(wù)地方社會、經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。

參 考 文 獻

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[3]趙俊玲.論信息時代高職院校檔案的有效服務(wù)[J].人力資源管理.2015（05）