檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐的探討

李春剛（吉林建筑大學(xué)，吉林長(zhǎng)春，130118）

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檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐的探討

李春剛
（吉林建筑大學(xué)，吉林長(zhǎng)春，130118）

摘要：本文闡述了檔案數(shù)字化建設(shè)的基本內(nèi)涵，具體分析了檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性，并針對(duì)我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的基本現(xiàn)狀，提出了檔案數(shù)字化的發(fā)展方向和路徑。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；數(shù)字化建設(shè)；檔案

近年來(lái)，檔案數(shù)字化建設(shè)作為開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源的基礎(chǔ)和前提，已逐漸被提上日程，并取得了一些長(zhǎng)足的進(jìn)步和發(fā)展。但是，我們也應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到，我國(guó)的館藏傳統(tǒng)檔案資料浩如煙海，檔案數(shù)字化建設(shè)無(wú)疑是一項(xiàng)艱巨而浩大的工程。同時(shí)日新月異的計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案數(shù)字化長(zhǎng)效機(jī)制的發(fā)揮帶來(lái)不小的影響。因此，檔案工作人員要積極應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，充分認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵、重要性，并針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀，探索新的發(fā)展路徑，以提高檔案信息的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。

1　對(duì)檔案數(shù)字化與檔案數(shù)字化建設(shè)的理解

1.1檔案數(shù)字化的含義

所謂數(shù)字化，是指利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，把聲、光、電、磁等信號(hào)轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號(hào)，或把語(yǔ)音、文字、圖像等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼，用于快速傳輸與準(zhǔn)確處理的一種綜合性技術(shù)。數(shù)字化具有簡(jiǎn)單、直觀、速度快等優(yōu)點(diǎn)。檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，是指“利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫(kù)”，它將各種傳統(tǒng)載體的館藏檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式傳輸，并利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)檔案信息快捷利用和共享的目的。經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后的檔案能夠通過(guò)各種各樣的管理軟件進(jìn)行規(guī)劃與整合，使檔案利用服務(wù)方式更加多樣，最大限度的實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享。

1.2檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容

從數(shù)字化的對(duì)象來(lái)看，檔案數(shù)字化的內(nèi)容主要包括以下兩個(gè)方面:一是對(duì)原有館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，即將原有傳統(tǒng)載體的檔案通過(guò)掃描、加工和處理，進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換;二是對(duì)正在形成的電子文件進(jìn)行及時(shí)歸檔與保存，做到電子文檔的齊全完整、真實(shí)有效。從數(shù)字化的程度來(lái)看，檔案數(shù)字化的內(nèi)容分為以下兩個(gè)層次:一是檔案目錄信息的數(shù)字化，即建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的著錄標(biāo)引，科學(xué)選定檔案目錄的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu);二是檔案全文信息的數(shù)字化，即采用掃描錄入的方式將檔案全文按照原貌逐頁(yè)存儲(chǔ)為圖像文件并為其編制目錄索引，或是經(jīng)OCR(光學(xué)字鈞一技術(shù))識(shí)別后采用文本格式存儲(chǔ)檔案內(nèi)容，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)。

2　我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀與發(fā)展方向

2.1我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

我國(guó)很多地方已經(jīng)開(kāi)始了檔案數(shù)字化的理論與實(shí)踐研究，具體來(lái)說(shuō)，地方各級(jí)檔案部門不斷探索，廣泛應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)將豐富的館藏珍貴歷史檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，對(duì)新產(chǎn)生的電子文件及時(shí)歸檔保存，直接建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平，逐步開(kāi)展對(duì)檔案信息資源的科學(xué)管理，使檔案信息逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化，從而更有效地實(shí)現(xiàn)檔案的資源共享，以滿足社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域?qū)n案信息的需求目前，國(guó)內(nèi)檔案數(shù)字化工作還剛起步，正處在探索與論證階段，對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的研究也剛剛興起，且主要集中在數(shù)字檔案館建設(shè)的研究，以及一些專門檔案數(shù)字化建設(shè)的研究。

2.2我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展方向與趨勢(shì)

在當(dāng)前社會(huì)分工日益細(xì)化、專業(yè)化程度口益增強(qiáng)、數(shù)字化技術(shù)更新快速的大背景下，檔案部門完全依靠自身力量完成館藏檔案的數(shù)字化工作已愈發(fā)撤得效率低下，且力不從心。鑒于此，國(guó)內(nèi)的一些檔案館開(kāi)始嘗試將自身力量同社會(huì)力量相結(jié)合，實(shí)行檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包，選擇有一定經(jīng)驗(yàn)和能力的專業(yè)公司來(lái)進(jìn)行檔案的數(shù)字化建設(shè)。這樣既可以省時(shí)省力，又可以保證檔案數(shù)字化的質(zhì)量與成效。雖然目前來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)字化的業(yè)務(wù)外包工作基木上還處于嘗試和探索階段，但是它已然成為我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展方向與趨勢(shì)。

（1）檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的內(nèi)容

業(yè)務(wù)外包是源于工業(yè)企業(yè)的一種創(chuàng)新經(jīng)營(yíng)管理方式它是將一些傳統(tǒng)上由組織內(nèi)部人員負(fù)責(zé)的非核心業(yè)務(wù)以外加工方式包給專業(yè)、高效的服務(wù)提供商，以充分利用組織外部最優(yōu)秀的專業(yè)化資源，從而降低成本、提高效率、增強(qiáng)自身競(jìng)爭(zhēng)力的一種管理策略。具體來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)字化的業(yè)務(wù)外包內(nèi)容應(yīng)包括檔案資源的數(shù)字化整理、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與管理，檔案信息網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)站的建設(shè)與維護(hù)，檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)與設(shè)計(jì)，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備的管理與維護(hù)等內(nèi)容。在數(shù)字化過(guò)程中，檔案館要積極做好數(shù)字化的前期準(zhǔn)備工作，并不定期進(jìn)行數(shù)字化業(yè)務(wù)的監(jiān)督與驗(yàn)收。

（2）實(shí)施檔案數(shù)字化外包的策略

要選擇專業(yè)、可靠的檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包公司。檔案部門在選擇外包服務(wù)提供商時(shí)，要根據(jù)自己的實(shí)際需求，在認(rèn)真聽(tīng)取內(nèi)外部專家意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，對(duì)外包商的技術(shù)能力、業(yè)務(wù)處理能力、財(cái)務(wù)狀況、對(duì)新技術(shù)的研制與開(kāi)發(fā)能力等進(jìn)行全而的評(píng)估與審核，選擇業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、信譽(yù)好的服務(wù)商。具體來(lái)說(shuō)，一是要對(duì)外包商的專業(yè)實(shí)力進(jìn)行資格審查，審查其是否持有相關(guān)的資質(zhì)證書或證明，如信息產(chǎn)業(yè)部頒發(fā)的系統(tǒng)集成商證書，認(rèn)定的軟件廠商證書等，資質(zhì)證書與證明是否與外包項(xiàng)目的要求一致，證書的種類、級(jí)別、允許承接的業(yè)務(wù)范圍要作為資格審查的主要內(nèi)容;二是要對(duì)外包商的能力進(jìn)行審查，通常判斷專業(yè)公司是否具備外包的能力，就要審查其所擁有的技術(shù)設(shè)備和所開(kāi)發(fā)的軟件或其他信息技術(shù)產(chǎn)品能否滿足要求;三是要對(duì)外包商的經(jīng)驗(yàn)、品牌和信譽(yù)進(jìn)行審查，通過(guò)該公司在近幾年完成的項(xiàng)目表，評(píng)定其在軟件工程工具、配置管理方法、管理技術(shù)人員、控制項(xiàng)目成本和質(zhì)量的能力及水平，并針對(duì)其他客戶對(duì)該外包商的滿意程度，進(jìn)行外包商的選擇。

總之，檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜而龐大的系統(tǒng)工程，也是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的戰(zhàn)略仃務(wù)。在數(shù)字化進(jìn)程中采取檔案館與檔案數(shù)字化專業(yè)外包公司合作的模式是一種大膽的嘗試，不僅有利于優(yōu)化社會(huì)資源配置，更能夠提高檔案館的工作效率、降低業(yè)務(wù)運(yùn)行成本。對(duì)于這一模式在實(shí)踐中出現(xiàn)的問(wèn)題，我們應(yīng)認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，使之不斷在推廣中走向規(guī)范與完善。

參考文獻(xiàn)

[1] 張明英.淺談高校檔案數(shù)字化建設(shè)[J].才智.2015(31)

[2] 王宏月.科研單位如何推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外.2015(06)

Discussion on the construction of archival Digitalization

Li Chungang
(Jilin University of architecture，Changchun Jilin，130118)

Abstract：This paper describes the basic connotation of the construction of the digitized archives,a detailed analysis of the necessity of the construction of the digitized archives,and according to the basic situation of the construction of digital archives,puts forward the digital files of the developing direction and path.

Keywords：archives digitization;digital construction;Archives