淺談加強林木種苗檔案管理

趙秀玲

（秦皇島市林業局，河北秦皇島 066000）

淺談加強林木種苗檔案管理

趙秀玲

（秦皇島市林業局，河北秦皇島 066000）

通過對林業生產中種苗檔案管理的重要性、檔案管理中存在的問題分析，就應該如何管理好林業生產檔案,使其更好地為林業建設服務提出了相應建議。

林木種苗；檔案管理；現狀；建議

國家林業重點工程的實施，對生態環境的改善、促進國民經濟和社會可持續發展、人民生活水平的提高意義重大而深遠。在項目的實施過程中形成的各種檔案不僅是資源保護利用的追溯依據、工程建設的歷史見證，更是檢查驗收的重要依據、林業可持續發展的資料支撐。林木種苗是林業發展的重要基礎，對國家林業重點工程實施起到關鍵作用。林木種苗檔案也是林業重點工程檔案一個重要組成部分，是工程建設的重要基礎工作。抓好林業工程的檔案管理維護了黨的政策的嚴肅性和權威性，加強林木種苗檔案管理對鞏固和保證造林成果具有重要意義。

1　林業種苗工程檔案管理現狀

1.1 認識不到位，重視不夠

部分林木種苗生產單位只重視生產任務、趕生產進度，而忽視林木種苗檔案管理，檔案資料不能隨時整理，如果上級部門檢查督導或工程驗收再補錄填寫檔案；有的單位日常生產記錄不健全，不能形成常規形態；有的單位日常記錄不能及時分類、整理、歸檔；個別種苗生產單位對苗木的調入、調出等原始資料不注重積累和保存，對散失、遺漏的資料不能迅速追尋，造成檔案資料的殘缺、丟失等等，從而造成種苗檔案管理無序，林木種苗檔案不能為林業工程建設和管理提供有效的服務，其作用和價值不能得以體現。部分種苗生產單位重視外業生產、營銷，忽視內業管理，對檔案管理人員在職務晉升、職稱評聘、評優評先及其它待遇上不同等對待，使檔案管理人員不能安心本職工作，流動快，缺乏人員穩定性。

1.2 專業技術人才參差不齊，檔案記錄、整理、歸檔不清晰

林業種苗生產單位由于行業特征，私有、集體、國營形式并存，生產經營規模大小不同，技術人員專業水平存在顯著差異，在實際生產中存在苗木生產情況標注不正確、育苗技術措施記錄不詳，缺乏必要的檢驗檢疫登記，調運中兩證登記缺失、良種標簽和普通標簽混用等情況造成林木種苗生產、經營檔案所應記載的信息資料專業性不夠；檔案管理工作要求專業性強，而大多數林木種苗生產單位很少引入檔案專業人才，多數都是由本單位人員兼任，同時又缺少對檔案管理人員必要的培訓，因缺乏檔案管理經驗，對容易散失、遺漏的資料不能迅速追尋，對殘缺、毀壞或丟失的檔案，不能及時修復補救補齊，就不能保證檔案連續性、完整性、真實性。因檔案管理人員缺乏檔案管理經驗，對林木種苗檔案管理文件的學習、領會不夠，各單位對檔案進行分類整理完全根據檔案員自己的理解來劃分分類標準，影響檔案保管期限的類別劃分，歸檔不清晰等勢必影響檔案的調閱和查詢效果。

1.3 缺乏經費，檔案管理手段較落后

檔案管理在用具、裝訂、保管等方面有很多具體要求。由于行業經營情況的原因，林木種苗生產單位對檔案管理的投入不足，日常維護、更新、培訓等經費難以落實。多數單位以常規的文本檔案為主，計算機管理模式占很少一部分，這種狀況難以適應辦公自動化的要求。

2　提高林木種苗檔案管理的幾點建議

2.1 提高認識，加強領導

加強林木種苗檔案的管理工作，就要把檔案管理工作落實到生產目標管理當中，按照統一領導、分級管理的原則，建立領導責任制，分管領導負責制。林業種苗檔案管理是一項細致且專業性強的工作，要上下統一共管，群策群力，建立健全與其相適應的檔案管理機構，成立由各級分管種苗工作的主管領導、各項工程項目設計、規劃者、實施者及檔案管理員共同組建的檔案管理工作小組，形成一個完整的工程檔案管理體系。要把檔案管理工作作為日常工作的一個重要內容來抓，列入工作計劃，提上議事日程，形成管理常態化；領導小組做好日常檢查考核工作，要確保各項管理措施落實到位，發現問題，及時解決。要認真學習《檔案法》及上級林業主管部門的有關規定，廣泛宣傳林木種苗檔案工作的重要性和緊迫性，逐步形成人人重視檔案、嚴格管理檔案的良好氛圍。

2.2 健全制度，落實責任

做好林木種苗檔案管理工作首先要建立健全各項規章制度，以完善的制度將責任層層落實到人，來保障規范檔案管理工作。完善《檔案工作人員崗位責任制》、《立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案查（借）閱制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案統計制度》、以及《檔案庫房管理制度》和《檔案管理人員考核辦法》等制度辦法，形成一套完備的檔案管理制度，為保證林木種苗檔案管理的科學化和制度化提供有力保障。

建立健全檔案管理的效能評價、獎懲激勵等系統機制，使檔案管理人員在職務晉升、職稱評聘及其它待遇上享受同等待遇，檔案管理人員就能端正工作態度，踏實地從事此項工作，充分發揮檔案管理人員的主觀能動性，不僅穩定檔案管理人員隊伍，減少人員流動，也提高工作效率和工作質量。

2.3 規范程序，科學歸檔

各級林木種苗工程單位要根據國家的法律法規，結合種苗生產單位的實際情況和要求，確定林業種苗檔案文件材料的歸檔范圍及保管期限，建立嚴謹的工作流程，科學歸檔，保障林木種苗檔案的規范化。根據林木種苗的實施程序制定檔案分類方法，如：文書檔案、技術檔案、基建檔案、儀器設備檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案、其他類等。詳細制定各類檔案的收集、歸檔方法和要求，對來往文件、計劃、總結等應隨時歸檔；規范部門之間的協調配合、溝通銜接，監督、指導相關人員及時提供檔案原始材料，以便檔案資料的收集整理歸檔；單項工作完成或告一段落時，要應認真整理、分析和總結，做到隨時立卷，及時歸檔，保障檔案資料的完整性。明確卷內目錄和分類目錄的編寫格式，對檔案工作進行規范管理。

2.4 加強指導，搞好培訓

檔案管理有其特殊性和專業性，為了提高檔案管理水平，各林木種苗生產單位要有計劃、分期分批地對檔案管理人員進行必要的培訓，組織參加多形式、多層次的檔案管理培訓班，普及檔案管理常識，多為檔案管理人員提供各種學習機會，學習和借鑒其他行業的管理經驗，以提高管理人員業務水平和收集分類整理技能，提高檔案管理人員的業務素質，促進林木種苗檔案管理水平的提高。各級林業主管部門要加強對本區域內林木種苗單位的工程檔案的監督、檢查和指導等管理工作。

2.5 落實資金，完善設施

林木種苗生產或經營單位要落實工程檔案專用資金，配備保管設施、設備及檔案專門庫房，確保檔案的安全。積極配備檔案管理專用計算機、打印機、掃描儀、刻錄機等硬件設備，開發應用管理軟件，建立了各項工程數據庫、電子地形圖、工程方案、施工設計、檢查驗收、數據遠程傳輸等標準化管理模式和數據的統計、分析和查詢系統，減少手工勞動，確保各類數據的準確性、客觀性和長期性，積極采用先進技術和手段，逐步實現檔案的數字化和網絡化管理，提高檔案管理水平。

［1］王秀婷.淺析工程檔案管理的現狀與提效策略［J］.中國市場，2013（30）：46-47.

［2］周鳴.論企業檔案工作中的精細化管理［J］.科技致富向導，2012（14）：247-249.

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2015-10-08