后示范建設背景下的高職院校教學秘書工作思考與創(chuàng)新

許芬艷 王喜廣東科學技術職業(yè)學院

后示范建設背景下的高職院校教學秘書工作思考與創(chuàng)新

許芬艷 王喜
廣東科學技術職業(yè)學院

隨著國家示范性高等職業(yè)院校建設不斷深入，教學秘書在高校教務教學管理中的重要性愈加凸顯。通過對后示范建設背景下高職院校教學秘書的角色認知，教學秘書作為高職院校教學基層管理者、教學服務人員后分管領導的管理助手。教學秘書隊伍建設存在處理信息量增大，心理壓力大；工作難度加大，協(xié)調(diào)關系復雜；發(fā)展空間不夠，人員流動性大等諸多問題和矛盾的制約。

后示范建設高職院校教學秘書

近年來，隨著國家示范性高等職業(yè)院校建設，示范性高職院校在校企合作辦學體制、工學結合人才培養(yǎng)模式、自主招生、增強社會服務能力等方面進行了有效的探索，出現(xiàn)了工學結合班、現(xiàn)代學徒制班、中職班、訂單式培養(yǎng)班，引領全國高職院校的改革與發(fā)展方向。在國家示范性高職院校建設的大背景下，教學秘書在高校教務教學管理中的重要性愈加凸顯。以筆者所在的學校為例，2016年3月順利通過了國家示范性骨干院校的驗收，現(xiàn)進入后示范建設階段，后示范建設和規(guī)范管理必然對教學秘書工作提出了更高的要求，為此，教學秘書要做好本職工作，必須與時俱進，創(chuàng)新性開展工作。

一、后示范建設背景下高職院校教學秘書的角色認知

在后示范國家高職院校建設中，教學秘書是高校教務教學管理中的重要組成部分，也是高職院校基層的教學管理者、教學管理服務人員、教學分管領導的參謀者和教學管理助手，主要職能是教學運行管理、教學質量監(jiān)控管理、教學檔案管理等。高職院校教學秘書是連接學校與學院之間、學院與學院之間、教師之間、師生之間教學活動的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關系的作用，其工作的好壞直接或間接地影響到學院的教學的正常運行和質量的提高。

以教學秘書的日常工作為例，從學生方面分析：編制新生名冊、編排班級、訂購教材、制定不同專業(yè)的教學計劃、安排課程、安排學生考試與考查、打印學生成績單等，均屬于教學秘書教學管理的職責范疇，從教師方面分析，課程表的制定及變化、教師工作量的統(tǒng)計、教師教學質量的測評等一系列教學工作。

目前，我校實行校、院（系）二級管理模式，學校教學管理主要體現(xiàn)在宏觀計劃、規(guī)劃和方向的制定發(fā)布；二級院（系）則既是辦學的主體，又是辦學的基礎。準確把握教學秘書的角色定位，提高教學秘書的素質水平，是實現(xiàn)院（系）教學管理規(guī)范化的重要保證。因此，重視教學秘書工作，對于維護高校教學秩序，加強教學管理、提高教學質量具有十分重要的意義。

二、后示范高職院校建設教學秘書工作創(chuàng)新的必要性

在后示范高職院校建設中，教學秘書隊伍建設受到諸多問題和矛盾的制約。過去那種簡單認為教學秘書僅是簡單的重復性工作，在工作過程中也不需要用很多腦力，只要心細，把領導交代的任務傳達到教師和學生本人就完成了任務。這種觀念明顯具有陳舊性和滯后性，已經(jīng)遠遠不能適應示范性高職院校教學管理的需要。正確認識教學秘書隊伍面臨的問題，深入分析問題背后深層次的原因，提出合理可行的解決對策，對于推進教學秘書隊伍的建設具有非常重要的現(xiàn)實意義。

（一）處理信息量增大，心理壓力大

隨著示范性院校建設不斷深入，特別是以專業(yè)建設為重點來加強內(nèi)涵建設，使學校、學院（系）的工作重心及權力下放，學校教學管理由過去的直接管理轉換成為宏觀管理，形成以二級院（系）為主的二級管理模式。一些學校把原來屬于教務處的教學管理任務下放到二級學院（系）完成，二級院（系）的教學自主空間增大，任務也隨之加重。

以筆者所在學校為例，學生人數(shù)已經(jīng)超過2萬人，教師的數(shù)量也隨著學生的增加而增加，而教學秘書的編制并沒有增加，使得教學秘書任務更加繁忙。個別高職院校教學管理方法滯后，未建立現(xiàn)代教務信息管理系統(tǒng)，甚至沿用傳統(tǒng)筆和紙的管理方式，這大大增加了教學秘書的日常工作量。同時，由于教學秘書工作的忙碌、繁雜。教學管理工作任務具有集中性、突發(fā)性等特點，這讓教學秘書疲于應付教學管理部門下達的各項教學管理事務和日常管理事務，使得教學秘書經(jīng)常日夜加班。如果某一環(huán)節(jié)出錯，將影響整個教學秩序，長期高度緊張的工作狀態(tài)使得教學秘書的心理壓力過大，容易產(chǎn)生失誤，給身心健康帶來不利影響。

（二）工作難度加大，協(xié)調(diào)關系復雜

后示范高職院校建設要求不斷深化內(nèi)涵建設，為了適應示范性高職院校的建設，教學秘書需積極參與到本院（系）或者教學管理部門組織的專業(yè)、實驗實訓基地、課程體系和教學改革等項目建設中去。這就要求教學秘書適應和把握國內(nèi)外高等職業(yè)教育發(fā)展的最新動態(tài)，學習先進管理經(jīng)驗和示范高職院校建設的成果，不斷更新職業(yè)教育工作理念。

后示范性高職院校需要改革體制機制。隨著后示范性建設的深入，過去學校及職能部門制定的規(guī)章制度作為二級院（系）進行管理運作的依據(jù)，已經(jīng)不能適應示范建設的要求。二級院（系）亟需新建一套新的體制機制。教學秘書作為二級院（系）領導的重要助手，是制度的規(guī)范化建設的重要參與者，需要做大量的調(diào)研工作和信息收集，與社會各界聯(lián)系更加頻繁。教學秘書主動與社會交流機會增加，需要進行縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)和左右協(xié)調(diào)工作。這都對教學秘書的協(xié)調(diào)溝通能力提出了挑戰(zhàn)，要求教學秘書必須具備更高的素質。

（三）發(fā)展空間不夠，人員流動性大

教學秘書屬于行政編制，又屬于教輔人員，走教育教學管理路線。對于行政管理人員而言，職務的高低將直接影響薪酬待遇，行政人員的崗位津貼是按照行政級別來分發(fā)的，而職務的晉升的通道相當狹窄。雖然教學秘書在二級院（系）管理中充當指導者、組織者、協(xié)調(diào)者、服務者等多種角色，但其工作量大，責任壓力大、工作難以量化、考核和評價難以客觀，因而在績效考核、職稱職務晉升、進修培養(yǎng)等方面與專業(yè)教師存在很大的差距。特別是待遇低、晉升難嚴重影

教學秘書來源多樣性是加劇了人員流動，教學秘書的來源不確定，素質參差不齊，有的是優(yōu)秀留校畢業(yè)生，有的是社會上招聘，還有的由專業(yè)教師或管理部門的人員兼任，來源多樣化。因為工作繁瑣，人員的流動性也非常大，新上崗的人員往往沒熟悉工作流程就得上崗，還有很多人剛熟悉崗位的工作便轉崗或跳槽，給教學部門和教務管理部門帶來很多困難。這種人員來源的多樣化和工作的流動性，給整個教學秘書隊伍帶來了很多不穩(wěn)定的因素。

另外，教學秘書隊伍還普遍存在其他問題：教學秘書的工作條件不完善，教學秘書的專業(yè)知識缺乏，教學秘書的工作創(chuàng)新能力不夠，教學秘書的付出與回報相對失衡，教學秘書的心理不適現(xiàn)狀等。

面對上述種種問題，后示范高職院校教學秘書工作按照原來的機械式、簡單聽從領導指令的傳統(tǒng)工作思維，已不能滿足當前工作的需要。這需要教學秘書擁有創(chuàng)新思維觀念，創(chuàng)新管理方法，牢固樹立為教師服務，為學生服務，為教學服務的工作理念，確保二級院系教學工作的順利推進。

三、后示范高職院校教學秘書工作創(chuàng)新的對策

（一）培養(yǎng)創(chuàng)新意識，建立現(xiàn)代教務信息管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)。培養(yǎng)創(chuàng)新意識。隨著后示范建設的深入，教學秘書應該深入學習貫徹教育部十六號文件精神，特別對高職院校的專業(yè)建設、課程建設、教材建設、師資隊伍建設應該有深刻的理解，在觀念上進行創(chuàng)新，要充分發(fā)揮自己的主觀能動性，積極開動腦筋，對工作任務、工作目標、工作方法有自己獨立的思想和語言。要敢于采用新方法、新觀點，突破原有條條框框，利用現(xiàn)代化管理手段和技術更快更好的做好工作。

建立現(xiàn)代教務信息管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)，這是高校領導管理、教師教學與科研重要管理工具。通過各種網(wǎng)絡信息收集、組合及共享等交換方式，利用現(xiàn)代信息處理技術進行篩選、綜合及處理，獲得教學活動中的各種信息，建立現(xiàn)代教育信息管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)。教學秘書利用現(xiàn)代教務信息管理系統(tǒng)，可以向各級、各類教育管理部門及社會有關部門傳送與反饋，使各種高校的教務管理工作的指導性文件得到安全、準確、高速交流，最終達到教學管理手段現(xiàn)代化的目的。

教學秘書要積極學習新的辦公軟件或技術。隨著辦公自動化的進一步發(fā)展，信息化的教學管理模式將代替手工時代，教學秘書的工作方式和服務手段也要發(fā)生根本性轉變，要適應新形勢，掌握新技術，提高工作效率，熟悉Windows操作系統(tǒng)、Office文字和數(shù)據(jù)處理軟件、學校教學管理系統(tǒng)等外，還應該掌握最新信息通信工具，如QQ群、微信群，建立學院的教學QQ群、微信群等，提高信息傳遞的效率，注重工作的時效性。通過教學管理系統(tǒng)，如教師調(diào)課管理等，讓日常事務更加便捷，使教學管理實現(xiàn)制度化、規(guī)范化、科學化和現(xiàn)代化。從而讓自己從重復性的工作中解脫出來，更好地為學校師生服務。

（二）提高創(chuàng)新能力，尋求高效協(xié)作的方法。隨著后示范建設的不斷深入，高職教育體制的不斷改革，教學秘書必須適應新的形勢，提高工作創(chuàng)新能力，深刻認識高等職業(yè)教育全面提高教學質量的重要性和緊迫性。加強高職教育理論的研究，在人才培養(yǎng)模式、實驗實訓基地建設、師資隊伍建設、課程體系革和教學方面有更深刻的理解，突破原有的觀念，充分發(fā)揮主觀能動性，敢于采用新方法，利用現(xiàn)代化的技術和管理模式解決新問題。

教學秘書作為學院領導的助手和參謀，需要參與教學中的各個環(huán)節(jié)，經(jīng)常與學校教學職能部門、學院領導、學院教師、教學督導專家和本學院學生聯(lián)系，需要掌握現(xiàn)代溝通技能，提升協(xié)調(diào)能力，才能解決教學中遇到的各種難題。教學管理協(xié)調(diào)是多層次、全方位的，對上要為領導服務，對下要為教師、學生服務，橫向與其他職能部門進行協(xié)調(diào)溝通，上傳下達，溝通左右，聯(lián)系內(nèi)外，調(diào)動師生積極性，用集體的力量創(chuàng)造性地完成教學工作。

同時，人才培養(yǎng)模式創(chuàng)新、課程設置更新、專業(yè)深化整合，使得各教學專業(yè)之間的必須要相互協(xié)作，作來實現(xiàn)教學的目的，使得教學秘書之間得聯(lián)系交流更加緊密，由于教學秘書的工作職責大體相同，應定期組織教學秘書進行交流座談，探討工作過程中的共性問題和難題，應加強教學秘書之間思想交流，相互協(xié)商、協(xié)助，避免走彎路、走錯路，工作也可保持一致性。

（三）營造教學秘書實踐創(chuàng)新的優(yōu)良工作環(huán)境。高校管理的核心是教學管理工作，校為教學秘書的創(chuàng)新提供一個良好教學改革環(huán)境，為教學秘書創(chuàng)新管理、改革提供主動創(chuàng)新、自由發(fā)揮的空間，提供良好的政策。

提高教學秘書的綜合素質，提高業(yè)務水平。學校要鼓勵和創(chuàng)造條件讓教學秘書和教學人員一樣有機會外出深造，包括學歷進修和技能進修。除了學歷的提升，教學秘書需要不斷業(yè)務學習，參加與專業(yè)技能相關的計算機培訓、教務系統(tǒng)應用等各項培訓，對具體工作進行指導和培訓，改善工作方式，提高工作效率。不定期出資讓教學秘書參加全省的或全國的教學管理交流會議，到具備更高管理水平的特色院校去交流學習，通過外出取經(jīng)，提升自我工作能力。

拓展職業(yè)發(fā)展空間是激勵教學秘書的關鍵。教學秘書屬于教輔人員，必須考慮教學秘書的晉升途徑與通道，讓教學秘書隊伍能夠吸引更多的優(yōu)秀人才，好用且留得住，特別是80后和90后教學秘書，更看重個人興趣和自我價值的實現(xiàn)。教學秘書平時多忙于瑣碎的教學管理工作，加班加點是常有的事，也沒有很多的時間及精力來鉆研科研學術，考慮其工作的特殊性，在評優(yōu)評先或者職稱評聘的時候，對于教學秘書應該制定一定的政策給予傾斜，充分體現(xiàn)人文關懷。

制定合理的薪酬制度激勵教學秘書群體提高工作績效。教學秘書又屬于行政編制，行政人員的崗位津貼是按照行政級別來分發(fā)，職務的高低將直接影響薪酬待遇。因而，要提高教學秘書的經(jīng)濟待遇，并且其薪資待遇應該與相同職稱、相同學歷、相同工齡的其他教學人員對等，盡可能體現(xiàn)勞動付出與報酬間的平衡。

在后示范建設的中，高職院校應充分認識到教學秘書工作的地位及重要性，建設一支高素質、可持續(xù)發(fā)展的教學秘書隊伍，發(fā)揮其在穩(wěn)定教學秩序、深化教學改革、發(fā)展內(nèi)涵建設、提高教學質量等方面的重要作用，全面推進國家示范性高職院校的建設。

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許芬艷（1985.4-）女，湖南湘潭人，廣東科學技術職業(yè)學院經(jīng)濟管理學院講師，研究方向：會計、教學管理；王喜（1978.2-）男，廣東茂名人，廣東科學俄技術職業(yè)學院經(jīng)濟管理學院，講師，研究方向：思想政治教育、教育管理。響了工作熱情和工作積極性。大多教學秘書認為個人的價值觀沒有得到很好的體現(xiàn)，使得教學秘書感到前途渺茫，從而產(chǎn)生職業(yè)倦怠，造成人員流動性大。