新形勢下公立醫院人事管理流程再造和優化的探索

摘要：隨著《事業單位人事管理條例》的出臺，公立醫院人事管理工作面臨更大的挑戰，為了迎接挑戰，醫院人事管理應積極創新工作方法，努力實現規范、科學、高效運行。本文從人事管理流程再造和優化入手，積極有效地探索新形勢下醫院人事管理工作的新模式，提高人事管理的工作效率和品質。

關鍵詞：人事管理 流程 再造 優化

人事管理部門作為醫院的核心部門，其管理工作是否規范、科學、高效，不僅關系到醫院人才隊伍建設和醫院的發展，而且關系到醫院及職工的切身利益。隨著《事業單位人事管理條例》的出臺，公立醫院人事管理部門更應抓住機遇，積極投身改革，思考如何與時俱進地優化和改進醫院人事管理工作。筆者從人事管理流程再造和優化入手，進行了積極探索，取得了較好的效果，現報告如下。

一、流程和流程再造

流程也稱過程與程序，是完成一項或多項工作任務的一系列邏輯有序的活動。醫院服務流程是醫院實現其基本功能的過程，可分為行政管理流程、醫療服務流程和后勤保障流程。人事管理流程屬于行政管理流程的范疇，它把人事管理中的各項事務性工作通過一個個環節予以理順、規范，保障人事日常管理工作順利開展，保障人事政策法規順利貫徹實施，有效服務于臨床醫療工作。

流程再造。美國哈佛大學哈默（Michael Hammer）教授等學者提出的業務流程再造BPR（Business Process Reengineering），強調以業務流程為改造對象和中心，對現有的業務流程進行根本的再思考和徹底的再設計，使企業能適應信息社會的高效率和快節奏，適合企業員工參與企業管理，實現企業內部上下左右的有效溝通，具有較強的應變能力和較大的靈活性。BPR理念對實現醫院人事管理規范、科學、高效運行具有很強的借鑒意義。

二、原有流程存在的不足

第一，流程格式不規范，以用文件、規章制度代替流程為主；流程環節描述簡單，不具體，實際操作時許多細節容易遺漏或疏忽。

第二，流程涉及面窄、沒有形成體系。

第三，流程使用受分工局限，工作人員知曉率、使用率不高。人事科每個工作人員均有具體分工，相互間雖有協作和關聯，但對彼此工作的具體要求和做法并不清晰，一旦某個員工不在崗或離崗，其他員工無法有效接替，工作不能順利銜接。

第四，流程運用缺乏監管和優化。人事部門負責人因主要精力用于思考本科室發展規劃和完成本單位的參謀工作，對工作結果跟蹤不夠力，流程實施缺乏監管；負責人沒有一線的實操，通常不能深切體會一線工作完成過程中存在的問題，對流程的優化也無人主持并予以落實。

第五，流程交接被忽視。人事科是醫院重點部門，部門負責人須定期輪崗；人事科是醫院培養干部的搖籃，工作人員會調任其他重要崗位。因交接時間有限，不可能手把手地帶教新人一段時間進行工作交接，往往是憑口口相傳，遇到問題再臨時去詢問，流程交接會被忽視或被遺漏，接任者不清楚具體做法、細節和注意事項，造成各類數據、信息資料的動態更新被中斷，數據信息不準，檔案資料凌亂不全等問題。

三、如何再造和優化

全科統一思想，明確做好人事工作的基本要求是規范和效率；基本做法是全員參與，邊工作邊實施，建流程，立規矩，提高工作效率。具體做法如下：

第一，流程再造和優化。流程是文件政策的具體化，文件政策是流程的依據和支撐。科室人人動手，結合文件規定和實際操作，再造和優化各自經辦工作的流程，注重細節描述。期間多次借鑒PDCA循環管理的理念，進行實踐--擬定--實踐--討論修改--實踐--復習強化--實踐，多次循環，不斷改進、優化。例如新聘職工反應獲取工號時間較長，影響他們進站工作。我們首先查看流程，發現原來的做法是人事科集中編排工號，報宣傳科做工牌，員工領到胸牌后再自行到醫務科和信息科申請進站。我們認為是胸牌制做費時較長，于是將人事科報送新工號的部門增加為三個。運行一段時間后，仍有新職工反應時間長了，經再次討論，改為人事科提前編排工號，新職工報到時就可領到工號到相關部門辦理進站手續，大大縮短了進站時間。

第二，規范和完善各種表格和文本模版。人事工作需要大量使用各種表格、文書文本。規范的表格、文本是流程的另一種形式和補充。我們對分散保存在各個電腦中的表格、文本逐一進行修改。同樣再次借鑒PDCA循環管理理念，對文書進行完善。例如規范了辭職證明的格式，增加了辭職職工簽收欄；在法律顧問的指導下，制定“新員工告知書”，細化告知內容，便于留下培訓新員工的書面記錄。

第三，所有流程、表格、文本模版的電子版本由科室負責人集中管理，統一了標準和格式；根據工作類別將流程、表格和文本匯編成冊，初步形成了人事工作流程管理體系。

第四，強化訓練，熟悉流程，統一使用。一是科務會時反復強調流程再造和優化的重要性；二是通過QQ群有針對性的、不定期復習，不斷提醒和強化工作人員熟悉工作流程；三是科室負責人不定期抽查流程執行情況；四是科內實行輪崗制。

四、效果

再造優化了10多個方面的工作流程、常用表格和文本，包括招聘及人才引進、入職管理、合同管理、辭離職管理、員工日常管理、進修培訓、工資社保福利、檔案管理、職稱評聘、退休返聘等。其中工作流程39條，常用表格和文本模版60個，仍在不斷更新和完善。具體成效如下：

第一，匯編成冊的流程、表格、文本模版，方便查找，成為像詞典一樣的“工具書”，即使某工作人員不在，其他人也可有效接替，提高了工作效率，提高了職工對人事科工作的滿意度。

第二，流程、表格和文本模版相互提示，降低了出錯率，大大減少了傳、幫、教的工作量，新人能借此迅速進入工作狀態。

第三，工作人員逐漸養成按流程辦事、沒有流程建流程、發現問題討論優化流程的習慣，工作規范程度明顯提高。人人都能參與科室內部管理，人人都有責任和權利，主人翁意識、管理水平得到提升。

第四，工作人員開始關注PDCA循環管理工具，逐漸養成了持續改進工作的良好習慣。

五、體會

人事管理流程再造和優化是一個長期的過程，既要保持流程的全面性、穩定性、持續性，也要結合醫院管理需要、人事工作的特點持續改進和完善。只有全體工作人員思想統一、步調一致，有落實有檢查有改進有傳承，人事管理工作就會得到有效的規范、完善和提升，為醫院人事管理提供良好的保障，為今后實現人事信息現代化管理做好充分準備。

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作者簡介

朱敏，女，45歲，本科學歷，經濟師，現任華中科技大學同濟醫學院附屬梨園醫院人事科科長。