高職院校檔案管理工作創新與優化研究

劉娜

摘 要：當前，檔案對于我國高職院校的發展具有極其重要的作用，如何與時俱進，提高高職院校檔案管理水平，是我們要重視的一個問題。當前，高職院校檔案管理的問題還很不完善，因此，我們要大力改革和創新高職院校的檔案管理工作，改善檔案管理的服務功能。

關鍵詞：高職院校；檔案管理；制度；信息化

高校檔案是學校教學、科研與管理的最原始文檔，記錄著各種文字、圖表和影像資料，承載著學校發展的歷史，是人類社會寶貴的信息資源，是傳承大學文化和精神的重要載體，既可以借鑒檔案中留存的經驗，又可以從中吸取教訓。因此，我們要高度重視高職院校檔案管理工作，認真做好高職院校檔案管理工作。

一、高職院校檔案管理的主要問題

（一）學籍檔案管理過程不規范

高職院校很多建設歷史不悠久，有很多是近年來新建的或者是由中職學校升格而來，沒有深厚的功底和管理經驗，因此，高職學校的檔案管理的理念和工作方式還停留在從前，較為落后，學籍檔案的管理過程還不是很規范。造成上述問題的主要原因有以下幾點：第一，近年來我國對高職教育越來越重視，隨著高職教育的快速發展，越來越多的高職院校是由幾所中專合并或者是由原有中職學校升格的方式建立起來，這就使得檔案管理出現難以統一規范管理的現象，問就更不用說實現檔案的服務功能了；第二，高職院校有多種學制、多種形式、不同學歷層次的學生，無論是學生數量還是學生的質量都不一致，并且學生的流動性比較大，這就給高職院校的檔案管理帶來了困難，學生的學籍檔案不能與實際情況相吻合，反映不出學生的異常變動，學生信息不均衡，造成學籍檔案信息不完整，大大降低了檔案的真實性，同時也失去了參考價值；[1]最后，我國高職院校的檔案大部分還不能實現統一管理，學籍類檔案的管理者由于缺乏必要的檔案管理相關業務常識和基本技能，結果導致學籍管理的質量十分差，不利于高職院校的檔案管理工作。

（二）學籍檔案信息不完整

根據有關規定，高校學生的學籍類檔案應由高考到高職畢業之間的所有學習記錄，這是學生學習生涯中的重要組成部分，是個人檔案的主要職責部分，不能與其他檔案分離。學籍檔案管理不僅僅是反映高職院校教學的真實記錄，也是學生的重要人生記載，所以，學生檔案管理對學校和學生都有十分重要的意義。但是，當前我國高職院校的學籍檔案管理與普通高校相比，還缺乏行之有效的檔案管理標準，致使學生在學校期間的信息不完整、檔案收集范圍不規范，對學生入學前檔案的不重視，有的甚至就沒有建立學籍檔案，并未對學生做出解釋，結果畢業時高職院校僅僅給學生提供所需的學生成績單或簡單的鑒定表，這就嚴重影響了學校的聲譽與個人的發展。

（三）檔案管理的信息化建設滯后

當前，隨著社會信息化發展迅猛，越來越多的信息化產品與模式不斷普及人們的生活，使得人們的生活發生翻天覆地的變化，新興的網絡技術得到普及，甚至逐漸取代了以往的工作方式。但是，在高職檔案管理工作中，還沒有實現信息化管理。由于高職檔案管理高職的理念和工作方式十分陳舊，這就造成檔案利用效率低下。并且，由于沒有做好檔案管理的宣傳教育，學生和老師的檔案意識不高，不了解檔案的意義。結果到了用檔案的時候，學生不知所措，花費大量時間與精力，耽誤了自己的前途。

（四）檔案工作者綜合水平不高

高職院校目前的檔案管理工作者的素質都不是很高，大多數人員還停留在以往的收集、整理、查找階段，缺乏檔案現代化管理應該具備的知識和技能，大部分還是兼職人員，檔案工作者的社會地位不高，缺少參加重大會議、外出調研、交流活動的機會，檔案業務能力難以得到有效的鍛煉提升。

二、改革創新高職院校檔案管理的幾點建議

（一）改善檔案管理工作環境

首先，提高檔案管理的重視程度。學校領導層要以積極的態度來對待高職院校的檔案管理工作，不斷提高檔案管理的工作，逐漸加大政策、經費、物資、人力等方面的投入，給予檔案管理工作者更多人文關懷和培養，全面提升檔案管理和檔案工作者的社會影響力，為檔案管理服務功能創造較為有利的環境。

其次，健全管理機制體制。為了使檔案管理工作標準化與規范化，需要不斷完善、健全相應的機制來保障檔案工作的有效落實執行。

再次，加強檔案知識普及宣傳。檔案的宣傳要緊緊圍繞學校的中心工作，增強服務理念的宣傳，有效加強對檔案工作的宣傳，提高檔案管理工作的地位，加強對檔案管理工作的宣傳教育，以便加強人們的檔案意識。

（二）加強專兼結合隊伍建設

首先，提高專職管理人員素質。高職院校提升檔案管理水平關鍵是不斷提高專職人員的綜合素質，不斷滿足檔案工作發展的需求。高職教育的迅速發展，給檔案管理帶來了巨大挑戰，專職檔案員應該不斷提升綜合素質，全面掌握管理的工作技能，更好地為師生、學校服務。[2]專職檔案員還應該掌握檔案事業發展的動態，積極參與培訓、交流會議，借鑒先進的管理理念，掌握一定的現代化辦公技術，并借助互聯網拓展服務范圍，提高人際交往能力，培養和提高信息分析能力，不斷改進服務方式，提升服務水平，提升職業道德，維護檔案權威。

其次，提升管理隊伍綜合素質。“火車跑得快，全靠車頭帶”，要培養綜合素質較高的檔案管理的負責人，對檔案管理業務了如指掌。因此，高職院校應當大力引進檔案管理專業技術人才，開辟檔案干部上升渠道，鼓勵檔案管理人員學習新知識，鍛煉其業務素質和綜合工作能力，不斷提升檔案管理工作隊伍的綜合素質。

參考文獻：

[1] 孫菲. 高職院校檔案管理工作的探索與實踐[J]. 武漢船舶職業技術學院學報， 2013（06）.

[2] 黃夢華. 如何提升高職院校檔案管理工作的服務能力和水平[J]. 漯河職業技術學院學報， 2013（03）.