推進企業檔案管理信息化建設問題的對策與思考

林媛媛

摘 要：企業檔案信息化是適應企業檔案管理發展的必然要求，是一個綜合性很強的系統工程。不僅需要企業領導的高度重視，檔案管理者也要更新觀念，努力探索檔案收集整理利用的客觀規律，充分運用現代前沿信息技術，發揮人才優勢，整合企業內部各方面的力量，把企業檔案信息化建設向深廣領域推進。

關鍵詞：企業檔案；信息化建設；責任意識

企業檔案信息化建設正面臨著難得的發展機遇，而且現代信息化技術的發展也提供了十分優越的客觀條件，因此，必須統籌謀劃，精心實施，在秉承傳統工作的基礎上，做好以下幾項工作。

一、建立健全制度，規范檔案管理

企業檔案部門要把握信息化帶來的企業管理的新思維、新模式，樹立創新意識，運用先進的技術手段，實現企業檔案制度創新。建立健全適應企業信息化環境下的檔案管理制度，保證企業檔案工作在企業信息化環境下扎實有序發展，完善企業檔案的收集范圍，及時調整和擴展企業檔案信息的接收范圍，尤其對那些對企業可持續發展具有潛在價值的文字材料建立電子文件的歸檔辦法，完善企業文件材料的歸檔制度 建立數字化檔案信息管理和利用制度，保障電子檔案信息的數據儲存及利用的安全。

二、更新觀念，多渠道開辟檔案信息資源

對企業發展至關重要的檔案信息要格外予以重視，適當擴大檔案收集對象和收集范圍，不僅要收集與檔案關系密切的各種資料，對枚關企業生產經營決策的信息資料也要注意收集。同時，企業檔案的收集要充分利用現代通信電子手段，從收集信息的深度和廣度兩個方面加以拓展，檔案保管重點要轉向企業自身形成的材料和與企業經營有直接關系的文件。要以市場為導向，挖掘各種適銷對路的檔案信息。如：企業為了定價，就必須知道市場狀況：為了制定促銷策略，就必須了解產品銷售周期性及市場競爭狀況：為了發掘新產品，就必須全面了解生產廠家，如此等等。如果檔案人員能在這些方面為企業及時提供真實、詳細的檔案資料（數據、文字、圖表等），就會為企業的正確決策提供有力的支持，其為企業提供的服務就是高級的信息服務。

三、加強檔案人才隊伍建設，建設好檔案管理工作軟環境

社會的發展、科技的進步一方面給檔案管理理論、管理模式、檔案工作領域和工作手段與工作方法帶來強烈沖擊，另一方面又對檔案管理人員的素質提出新的更高的要求，因此，提高檔案管理人員的素質，是加速檔案工作利技進步、推動檔案事業利學發展的關鍵。為適應檔案管理信息化建設的需要，必須對在崗檔案工作人員不斷開展多渠道.多形式的崗位培訓，讓管理檔案的專業人員歷經時間積累和沉淀的能力，就會讓檔案為社會各界有效利用，并適應檔案信息化建設的要求。要確立檔案信息化建設所需人才隊伍建設的標準，明確培養目標和方向，完善檔案信息化人才隊伍培養的制度與機制，加快檔案復合型人才培養，對不合理的崗位設置應及時予以調整，對做出突出貢獻的檔案管理人員給予表彰獎勵：要挑選一批思想政治覺悟高，業務能力強，熱愛檔案事業，具有一定企業管理業務水平的人員充實到檔案隊伍中來。

四、加強理論知識學習，增強責任感和使命感

檔案工作者自身要不斷提升專業素質，開拓思路，勇于進取，超前介人企業管理流程，全方位參與企業信息化建設，將自身有機融人到信息系統中，使檔案工作與五處業設計、生產、施工、管理等工作流程想銜接，以加強對企業各種類型文件材料運行的監控。檔案工作者還要積極參與國際質量認證體系的貫標活動，實現文件、檔案的制度化、規范化管理，主動配合企業計算機人員，建立和完善企業檔案自動化系統。同時還必須積極主動地從各個渠道獲取及綜合處理各類信息，并編制出有一定水平的綜合性、專題性的報告，供企業決策者分析和判斷，提高服務水平。

五、積極推進，盡快實現檔案管理數字化

檔案管理數字化是一項艱巨而又緊迫的任務。檔案工作者不能觀望等待，要主動出擊。首先，在行文不規范的企業中，盡快完善文件制度，為各種機讀檔案目錄的建立及管理軟件的編制做準備：其次，根據企業館藏特點，結合行業通用標準，及時編制出索引工具，以實現檔案的自動化檢索功能。檔案是歷史的原始記錄，是人類社會的真實記憶。歷史的延續和社會的發展都在檔案中留下最可靠的印記和漸變。時間越久遠，檔案的歷史價值就越發突出，檔案也越顯珍貴。對于酬統檔案數字化過程的加速，也是劉這些傳統的有效保留和傳承。

六、加強橫向聯合，為檔案信息共享做好鋪墊

鼓勵在最大范圍內統一檔案的管理方式，統一編號分類原則、統一主題詞表、盡可能統一軟件功能設置。對于已經歸檔的同一類型不同版本的檔案數據要做好升級轉換工作。要收集和保管好相關的應用程序和歷史數據，以便將來能為企業各有關部門查閱和利用，檔案部門要與企業的業務、技術部門搞好協調，避免企業的檔案信息化建設在低水平上重復。

企業檔案信息化是適應企業檔案管理發展的必然要求，是一個綜合性很強的系統工程。不僅需要企業領導的高度重視，檔案管理者也要更新觀念，努力探索檔案收集整理利用的客觀規律，充分運用現代前沿信息技術，發揮人才優勢，整合企業內部各方面的力量，把企業檔案信息化建設向深廣領域推進。

企業檔案信息化是適應企業檔案管理發展的必然要求，是一個綜合性很強的系統工程。不僅需要企業領導的高度重視，檔案管理者也要更新觀念，努力探索檔案收集整理利用的客觀規律，充分運用現代前沿信息技術，發揮人才優勢，整合企業內部各方面的力量，把企業檔案信息化建設向深廣領域推進。企業檔案信息化建設正面臨著難得的發展機遇，而且現代信息化技術的發展也提供了十分優越的客觀條件，因此，必須統籌謀劃，精心實施，在秉承傳統工作的基礎上，做好工作。