面向招生、培養和授位的研究生管理系統研發的項目范圍管理

唐海英++王體春

[摘 要]文章以某公司研究生教育管理信息系統項目的管理工作為基礎進行研究。該公司的項目系統涵蓋自招生到培養過程管理到畢業授位與就業以及數據分析等研究生教育管理全面的功能。項目在范圍管理方面具有以下特點：項目規模較大，實施復雜，干系人眾多且比較分散，系統要求并發用戶量為1萬以上，時間要求在2014年9月投入運行。在充分分析項目特點的基礎上，因最終用戶分散，用戶信息化水平低，需求范圍不明確，沒有有效管理項目的范圍變更等問題，我們制定了范圍確認流程及范圍變更控制流程，并理論聯系實際，在項目管理過程中，通過進行范圍規劃、范圍定義、創建工作分解結構（WBS）、范圍確認和范圍控制各環節的有效管理，解決了項目中的問題，保證了項目工期、成本及質量，最后順利完成了項目，獲得了相關干系人的好評。

[關鍵詞]研究生教育管理；項目范圍管理；WBS；范圍控制

[DOI]10. 13939/j. cnki. zgsc. 2016. 06. 166

1 前 言

以教育信息化帶動教育現代化，是我國教育事業發展的戰略選擇。隨著研究生教育的不斷發展，傳統的教育管理費時費力且信息共享等問題突出，對教育管理的信息化要求越來越高。根據國家《2006—2020年國家信息化發展戰略》和教育部《教育信息化十年發展規劃（2011—2020年）》的總體要求，某高校對研究生管理信息系統（以下簡稱GMIS）采用公開招標的方式，我公司順利中標。2014年3月，筆者作為項目經理全程負責管理項目工作，并參與了業務需求討論和系統分析等工作。項目同時得到某省教改的重點支持。該項目包括研究生院網站、研招網、招生、培養、學生管理、學位學科、畢業、就業、系統管理、接口系統、數據挖掘、培訓和運維技術服務等。采用ORACLE作為后臺數據庫，純B/S及. net平臺開發，項目具有規模較大、干系人眾多且比較分散、管理結構復雜等特點。項目人員構成復雜、規模大，項目范圍的清晰界定和職責分工的明確至關重要。

除此之外，甲方在合同中對項目中的內容有明確要求，主要體現如下：

①系統要求用戶并發訪問量為10000以上；②界面友好，能實現歷史數據導入和各模塊數據的導出，操作方便，符合數據的有效性、一致性和參照完整性要求，且對每個用戶提供詳細數據操作安全日志，運行快速、穩定、安全可靠；③參照信息化標準，建立研究生教育校級信息化標準；④時間要求在2014年9月入學時能夠上線試運行。在時間緊，任務重而性能要求高的項目，項目的范圍管理對項目成功至關重要。

2 展開項目范圍管理工作的幾個方面

筆者認為，項目范圍管理不僅應該讓項目管理和實施人員知道為達到預期目標需要完成哪些具體工作，還要確認清楚項目相關各方在每項工作中清晰的分工界面和責任，詳細、清楚地界定分工界面和責任，不但利于項目實施中的變更管理和推進項目發展，減少責任不清的事情發生，也便于項目結束時項目范圍清晰的確認。具體來說，我們主要從以下幾個方面展開項目范圍管理工作。

范圍計劃編制的過程就是制定一個項目范圍管理計劃，它規定了如何對項目范圍進行定義、確認，以及如何制定工作分解結構的過程。項目實施中，我們以項目投標文件、項目章程、深化設計方案、合同及項目管理計劃等文件作為依據，對項目范圍進行了分析，以公司作過類似項目的相關文件為模板，項目建立了范圍管理計劃。范圍管理計劃中包括詳細的項目范圍說明，就是將系統需求分析、設計、開發、測試、驗收確認、安裝調試和運維等，同時包含創建工作分解結構的初步計劃及驗收確認等內容。

范圍定義是開發一個詳細的項目范圍說明書，作為將來項目決策的基礎。項目范圍說明書中對項目工作定義的詳細程度，決定了項目團隊能否很好地管理項目的范圍。對項目的范圍進行管理，又可以決定項目團隊能否很好的規劃、管理和控制項目的執行。所以筆者組織項目團隊首先制定了項目目標。項目規定在半年內完成驗收上線運行。同時利用產品分析和干系人分析的技術方法和項目小組成員共同規定了項目的范圍描述、項目的最終交付產品、項目的驗收標準、約束假設條件、項目進度進程碑等內容。

創建工作分解結構是將項目的主要可交付成果和項目工作細分為更小的更易于管理的部分。根據項目的特點，經和項目小組成員的充分討論，應用分解技術，以項目的生命周期的各個階段作為工作分解結構的第一層，即需求分析、設計、開發、測試、安裝調試、驗收作為第一層次。把第一層次中的項目具體內容在第二階段繼續進行劃分。如需求分析產生的第二層次的內容有功能需求、非功能需求和設計約束等幾類。通過全面的工作結構分解，把項目范圍分解到工作包，使項目人員對項目一目了然，使項目的概況和組成明確、清晰、透明、具體。并把工作包作為分解結構的最底層，并不大于80小時。在各個層次上保持項目的完整性便于項目管理計劃管理需要。同時工作分解結構中包含的工作單元的細節在工作分解結構字典中加以描述，批準的項目范圍說明書、工作分解結構及系統高度的確認，各階段確認匯總后，對系統總體檢驗作為最終的確認，即驗收。同時規定了項目各階段文檔。

范圍控制是控制項目范圍變更的過程。項目團隊以項目范圍基準為依據，結合項目績效信息，采用變更控制系統進行了項目的范圍變更管理，并規定范圍變更的批準由變更控制辦公室批準執行。將變更控制系統進行了項目的范圍變更管理，并規定范圍變更的批準由變更控制辦公批準執行。將變更分為需求變更、設計變更、人員變更等類別，要求變更以書面提出申請并由規定的部門批準后執行。并在變更執行過程中進行跟蹤，以確認達到效果。

3 遇到的問題及解決方案

在項目實施過程中，筆者也遇到了一些問題，下面總結一下筆者的解決方案。

由于甲方代表在合同簽訂后調離，項目實施階段是從其該校信息中心調來的人，而甲方是屬醫科類高校，信息化水平不高。需求多有變更，同時也在項目實施前后有大幅的變化，如專業學位碩士和博士的招生代碼在2010年是450開頭的六位，但2011年開始變成了105開頭的六位，對學科對應和測試帶來麻煩。同時醫科類學校的專業學位大部分是統招生，是指的臨床型的，培養走的是臨床輪轉，而不像以前所做項目專業學位主要是指非學歷生等問題。另外，合同中規定驗收標準是簽字確認，在驗收過程中，該校研究生院院長出差學習三個月，影響到合同最后收款等。

針對這些問題，筆者、客戶方代表和重要干系人溝通，與項目小組成員共同進行了討論分析，制定并完善了變更控制規程，明確了變更申請登記后，經過分析的變更申請報告需要CCB同意，并要由筆者、甲方領導和關鍵干系人共同簽字確認，并加強了配置管理。對有些沒有進入合同和需求說明書中的需求，錦上添花方面的需求，留在以后根據情況進行二期開發。對于招生專業代碼的變化，我們詳細分析了對項目時間、成本和質量的影響，提出了可行性報告和解決方案，按照變更流程進行變更，事后與客戶溝通確認。對專業學位的臨床輪轉問題和授位與畢業數據給國家報盤問題，我們首先按照國家政策，把學術型學生和專業學位學生在培養和授位分開來進行處理，并增加各模塊在系統中的登記和審核。對于驗收簽字確認問題，通過現有各部門業務代表和統一聯系人會簽后，通過電話和電子郵件形式發給對方負責人，最后同意通過遠程測試并以電子郵件形式先簽字確認以解決。

以上是筆者在研究生信息管理系統項目范圍管理中的一些體會及措施，通過本項目的范圍管理，使筆者在實戰中積累了經驗，也使筆者深深地體會到有效的項目范圍管理對項目順利實施至關重要。

參考文獻：

顧明遠. 學習和解讀《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010—2020）》[J].高等教育研究，2010，V31（7）：1-6.