淺談EPC模式下項目設備文件管理與方法

尹朋濤

（山東電力工程咨詢院有限公司，山東濟南250013）

淺談EPC模式下項目設備文件管理與方法

尹朋濤

（山東電力工程咨詢院有限公司，山東濟南250013）

分析了火電EP C項目設備文件的基本構成，研究了EP C模式下項目設備文件管理模式與方法。

EP C模式；項目設備文件；方法

引言

在EPC總承包模式下，項目工程的總承包方需要根據所簽訂的合同內容，有計劃地去選擇設備的供應商并進行采購，并且需要保證工作人員的培訓、設備的交貨以及設備質量的驗收直至最后設備在運行過程中的調試等工作有序進行。可見總承包方在此過程中處于總體主導地位。在設備的采購直至最終的驗收調試運行過程中必然會涉及到一些文件的產生，即文檔的管理工作，因此總承包方必須嚴格按照合同要求，確保從設備的采購開始就形成完整的文件記錄，并有效保存與管理這些文件，為項目竣工后文件的驗收打好堅實的基礎，保證好文件的完整、準確，從而在一定基礎上保證核電設備從安裝、運行、調試到后期的技術維修形成完整的運行記錄。

1 項目設備文件的基本構成

設備文件是設備的完整記錄，項目設備文件是指設備在制造出來到竣工完成以致出廠時所形成的關于該設備的所有原始記錄的文件，主要包括設備質量記錄、設備竣工合格證書、設備竣工圖紙以及設備運行說明手冊等。設備生產廠家負責記錄、收集、整理、移交、歸檔設備在制造過程中所形成的各種文字記錄以及各種文件；而設備文件的管理人員需要在此基礎上保證設備文件的真實、完整，并對這些文件進行系統地整理、歸檔，確保設備文件的原始完整性，并將這些文件完整保存以備后期項目進行過程中的各種所需[1]。

2 管理模式與方法

設備文件的管理主要使用全程管理模式，所謂全程管理模式即項目總承包方的各個專業負責人需要在工作中相互配合，共同實現文件的有序管理。一般來說，全程管理模式主要包括以下幾個環節[2]：

2.1 簽訂合同

合同簽訂是文檔控制的第一節點，合同文件中應明確規定：1）依據的標準規范，保證文檔管理的標準化與規范化。2）項目文檔收集的范圍和標準，保證文件的完整性。3）過程控制程序，保證文檔過程管理有序。4）移交的時間、份數以及要求，保證竣工文件的完整性、及時性和系統性。5）檢查和考核細則，更直接地保證文件的有效管理。

2.2 程序宣貫

結合工程實際情況，應建立適用本項目的設備文檔控制程序。將供應商、建設/監理單位、施工單位同時納入文檔控制程序職責要求，按照合同和約定，規定參建各方的職責。通過一系列培訓與宣貫，使得參建單位領導、技術人員和文控人員均意識到設備的重要性，并清楚地掌握設備文件清單及其分類，為提高設備的管理奠定基礎。

2.3 確定文件范圍

文件管理工作中首先要做的工作是確定需要收集的文件范圍，因此全程管理模式中最重要的一環就是確定設備文件的收集范圍。首先要正確劃分所收集的設備文件范圍，只有收集工作做好，才能在源頭保證文件管理質量。文件內容收集的齊全與否直接關系到設備交貨乃至整個設備運行以及后續的維修期間文件的利用效率，因此工作人員必須根據已有的工作經驗，以全面、發展、可持續的眼光去界定設備文件的接收范圍，保證設備文件管理工作有序進行。

2.4 出廠驗收

設備在生產出來后的出廠過程中必須進行設備質量的出廠驗收，在驗收過程中，一般是總承包方的負責人組織相關工作人員進行出廠驗收，為了保證項目文件的管理質量，負責人也需組織一些文檔管理人員參與設備的出廠驗收，文檔管理人員在出廠驗收過程中可以對設備竣工過程中所產生的各種圖紙記錄文件進行審查，包括對文件記錄內容、文件的編目、組卷的格式以及組卷的內容等進行審查，并出具相關的質量審查報告，對其中存在的一些問題可要求廠家進行整改。

2.5 開箱驗收

設備文件除了在出廠過程中需要進行驗收外，在設備竣工后還需要進行開箱驗收。所謂開箱驗收就是設備供應商在設備竣工后，將設備生產過程中所產生的各種竣工圖紙文件進行編制、組卷，并將這些文件提交給開箱驗收人員，驗收人員不僅要檢查文件的齊全與否，同時還要檢查文件是否有損壞，在確認一切文件都沒問題后，在驗收清單上簽字，并且編制開箱驗收報告，將所有的文件一同移交給設備文檔管理人員，文檔管理人員對竣工文件進行組卷質量、文件質量等方面的進一步驗收檢查，以確保文件質量無誤[3]。

2.6 設備竣工文件驗收

設備文件在進行了出廠驗收和開箱驗收后，設備竣工文件記錄已經移交給了設備文檔管理人員，由文檔管理人員對設備竣工文件進行系統檢查。對審查過程中出現的一些需要整改的問題，文檔管理人員必須出具整改意見清單，而且該意見清單必須完整、系統、清楚無誤，由供應商根據該整改清單進行整改，如果供應商自身能力不足，可以由總承包方進行協商整改，直至滿足設備竣工驗收的要求。

2.7 跟蹤評分

跟蹤評分屬于全程管理模式中后期的一個關鍵環節，竣工文件不可能全部合格，針對合格和不合格的文件，現場管理人員需要進行分類統計，并將統計數據記錄到現場周報中，文檔管理人員需要根據設備竣工文件的合格狀況對設備質量進行綜合評價，為后續的文件采購進行指導，文檔管理人員在確定設備被合格接收后，需要采購部人員在合同上簽字，并由財務部根據合同條目支付款項。由此可見，在簽訂合同時，由買方提出文件方面的要求，在后期，買方通過檢查設備文件合格與否，驗收合格后，根據合同條目完成支付，這種全程管理模式使得文件質量得到了實際的檢驗，有效提高了設備文件管理效率。

[1]國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范：DA/T 28—2002[S].北京：國家檔案局發布，2002.

[2]金銳.淺談三代核電建設中設備竣工文件的管理[J].蘭臺世界, 2013(S2):120.

[3]玄兆達.張金元.淺談核電設備出廠驗收管理[J].河北企業,2011 (6):31-32.

（編輯：王紅霖）

Discussion on the M anagement and M ethod of Project Equipment Filesw ith EPC M ode

Yin Pengtao
(Shandong Electric Power Engineering Consulting Institute Co.,Ltd.,Jinan Shandong 250013)

This paper analyzes the basic structure of the thermal power EPC project equipment files,and studies themanagementmode of the projectequipment filemanagementmode and method.

EPCmode;projectequipment file;method

TM 623

A

2095-0748(2016)16-0114-02

10.16525/j.cnki.14-1362/n.2016.16.51

2016-07-01

尹朋濤（1985—），男，山東煙臺人，本科，畢業于重慶信息工程學院，助理工程師，研究方向：電力工程檔案管理。