項目溝通管理在安防系統建設項目管理中的應用

胡紹波

（中國人民銀行昆明中心支行，云南昆明650021）

項目溝通管理在安防系統建設項目管理中的應用

胡紹波

（中國人民銀行昆明中心支行，云南昆明650021）

安防系統建設項目是一個復雜度高、涉及單位多、實施周期長、技術開發和用戶需求相結合的大型信息系統集成項目，項目干系人眾多。通過運用系統集成項目溝通相關理論知識，然后指導安防系統項目建設，最終取得了很好的效果。

項目溝通管理；安防系統；項目干系人；績效報告

引言

安防系統是各級單位根據自身業務需求，針對重點要害部位的安全，所建立的以視頻、報警、門禁及語音對講等設備為主的網絡集成聯動防范系統，規范了各單位安全保衛工作，提升了安全防范能力，實現了安全保衛工作的信息化管理。安防系統建設要求將各種硬件設備、網絡系統、軟件系統和業務等有機的結合，最終形成一個滿足用戶實際應用的完整系統。目前，不少單位的安防系統不僅要求轄內各分支機構本地安防系統各子系統之間的聯動控制，且要求實現省—市—縣三級遠程聯網，使得上級單位可對下級單位進行非現場檢查，監督各單位業務辦理過程，及時通報業務辦理過程中出現的風險隱患。安防系統建設項目是一個復雜度高、涉及單位多、實施周期長、技術開發和用戶需求相結合為特點的大型信息系統集成項目。在項目實施過程中，需要眾多人員的參與，在集成調試后需要通過用戶的驗收。由于項目涉及的干系人眾多，溝通管理的好壞決定了項目的成敗。

1 項目溝通管理重要性

在世界經濟日益全球化的今天，溝通的重要性越來越被人們所認識。溝通是人們分享信息、思想和情感的過程。在一個具體的項目中，項目干系人之間的溝通貫穿項目始終。與信息系統項目成功有關的三個主要因素是用戶參與、管理層的支持和需求的清晰表達，所有這些因素都依賴于擁有良好的溝通技能[1]。項目溝通管理是指為確保項目信息及時且恰當地生成、收集、發布、存儲并最終處置所需的各過程[2]。在任何一個信息系統項目中，項目經理最重要的工作之一就是溝通管理，通常花在這方面的時間占到全部工作的75%～90%。可以說，溝通是保證項目計劃合理性的基礎，是推動項目執行的基礎，是監督與控制的基礎，是做好協調、保證良好配合的基礎，是防范風險的重要手段，是減少沖突的潤滑劑，是化解沖突的良方。由此可見，作為PMBOK“九大知識領域”的重要組成內容，溝通管理在項目管理過程中扮演著重要角色。許多專家認為項目尤其是IT項目失敗的重要原因是溝通的失敗[3]。項目經理和他們團隊尤其是和高層管理人員及其他干系人進行良好的溝通至關重要。

2 安防系統建設項目溝通管理的難點

項目干系人眾多，且對項目的影響各不相同。安防系統建設涉及到項目建設方、最終用戶方、系統集成商、各種硬件設備提供商、系統網絡建設方和軟件提供商等多方的領導和管理使用人員。

項目干系人之間，在對待項目的問題上，可能存在著差異甚至是沖突。如何平衡不同干系人之間的期望，是項目溝通管理的主要問題。

不同的項目干系人需要不同的項目資料，不同的階段需要的信息也不同。項目管理者在項目的不同階段，均要按照不同干系人的需求，及時、準確地提供所需要的項目信息。

3 安防系統建設項目中的溝通管理方法

一般而言，在一個比較完整的信息系統溝通管理體系中，應該包含以下幾方面的內容：溝通管理計劃編制、信息分發、績效報告和項目干系人管理。

3.1 溝通管理計劃編制

該階段確定項目干系人的信息和溝通需求。明確哪些人是項目干系人，他們對該項目的期望和影響程度如何，誰需要什么信息、什么時候需要以及怎樣獲得等問題。也就是說，溝通的結果應當通過什么形式，向誰匯報、由誰執行、由誰監督以及使用什么方法來發布等[3]。

根據項目實施的不同階段，調整識別不同階段的關鍵干系人，細化項目的管理策略，完善溝通計劃。在項目立項階段，通過與用戶方領導和管理人員的溝通，討論了用戶方相關的管理流程，盡快獲得了系統需求；通過與項目方領導和管理人員的溝通，取得了項目方領導對項目建設方案的認可，使得項目成功立項。在項目采購階段，通過與項目采購部門及招標代理機構人員的的溝通，使得他們對安防系統建設的項目情況有了清晰的認識，根據項目的需求制定了詳細的招標文件，為項目的順利采購奠定了基礎。在項目實施階段，關鍵的干系人是系統集成商，另外硬件設備提供商、用戶方、軟件提供商等也是重要的干系人。制定與各方人員溝通管理計劃，確定溝通的時間和方式，為項目順利實施提供了保證。在試運行階段和驗收階段，制訂與最終用戶的溝通管理計劃，順利完成了最終用戶的初步驗收測試和最終驗收測試，以及對用戶的培訓工作等。另外，在項目整個實施階段，確定每周五下午周例會制度。為確保會議的高效，每次會議前都收集各用戶方的反饋信息，及時發布會議通知，明確會議的目的、時間、地點、參加人員、會議議程和議題，并下發會議資料，以便大家提前準備，有效地節約會議時間。最后，在會議結束前進行總結，重申會議決議。

3.2 信息分發

信息分發使需要的信息以合適的方式及時發送給項目干系人。及時有效地分發項目干系人所需要的信息是項目溝通的關鍵[4]。

項目中采用定期匯報、階段評審和重大問題報告評估三種形式報告項目進展情況。在溝通計劃和溝通需求表中明確了信息的接受對象、信息的格式和分發方式，并規定了何時分發這種信息。根據溝通對象、溝通需求的不同，設置的溝通方式也不同。另外，建立溝通反饋機制，保證溝通的有效性。在項目實踐中，采用了適當的溝通方式，運用了有效的溝通技巧，并不一定就能得到準確的回應，因此，對于重大問題的溝通或者多人之間的溝通，要求信息接受方對信息的溝通結果進行確認和復述，以確保信息的正確和有效。

3.3 績效報告

績效報告收集和傳播項目執行信息，包括狀況報告、進度報告和預測。項目干系人通過審查績效報告，可以隨時掌握項目的最新動態和進展，分析項目的發展趨勢，及時發現項目進展過程中存在的問題，以便采取措施。

由于各項目干系人的溝通需求不同，設置了不同的績效報告模板，但均需由項目管理小組審核并發布。針對項目方高層領導的績效報告，主要目的是報告項目的執行進度、執行效果，需要簡要的描述項目進展狀況、所取得的項目效果和項目預計完成的時間等項目宏觀信息。針對用戶方和系統集成商的績效報告，主要目的是通報項目的執行情況，執行中存在的問題及解決辦法，以及下一步工作計劃、工作要求等。針對用戶方和系統集成商的績效報告雖然所包含的內容大致相同，但是所站的角度和立場不同，所以二者之間也是不一樣的。針對系統集成商的績效報告，不僅關心項目的總體進展情況，也關心項目過程中的具體信息，要求較詳細。績效報告的發布均由事先確定的接口人分別發布，保證了發布信息的統一和一致，保證了溝通的效率和效果。

3.4 項目干系人管理

項目干系人管理是對項目溝通進行管理，以滿足信息需要者的需求并解決項目干系人之間的問題[4]。積極地管理項目干系人，提高項目因為項目干系人之間存在未解決的問題而偏離的可能性，提高操作人員的能力，避免他們在項目進行期間分崩離析。

在該項目管理中，與單位領導及單位內部其他部門的溝通主要采用面對面方式，以方便快速解決問題。與上下級單位的溝通，由于各單位分布較廣，不可能采取面對面的溝通方式，通常采取電子郵件的方式溝通，明確工作內容和工作計劃，必要時電話溝通。與系統集成商溝通，通常采用電子郵件、電話的方式進行方案的溝通，初步溝通后再約定時間，進行面對面的會議溝通，最后簽字確認。

4 結語

回顧安防系統建設項目管理的過程，以信息系統項目溝通管理相關理論為指導，靈活運用相關的溝通方法，對內溝通增強了組織戰斗力，對外溝通營造了良好的運作環境，對項目的順利實施起到了很大作用。

[1]肖華.論信息系統項目溝通管理[J].華南金融電腦,2008(6):76-77.

[2]王勇,張斌譯.項目管理知識體系指南[M].北京:電子工業出版社, 2008．

[3]柳純錄.信息系統項目管理師教程：第2版[M].北京:清華大學出版社,2008.

[4]劉春紅.淺談醫院信息化項目的溝通管理[J].醫療裝備,2011(4): 64-65.

（編輯：劉楠）

Application of Project CommunicationsM anagement in Project M anagement of Security and Protection System Construction

Hu Shaobo
(Kunm ing Central Sub-branch,The People’s Bank of China,Kunm ing Yunnan 650021)

The project construction of security and protection system is a large-scale information system integration project.It is a complex system,which involves many company and long implementation cycle,and combines technology development with user requirements.Through the use of related theory and knowledge of system integration project communication,and the project construction of security and protection system is guided,and finally good results are achieved.

project communicationsmanagement;security and protection system;project stakeholder;performance reports

TU712

A

2095-0748(2016)23-0119-03

10.16525/j.cnki.14-1362/n.2016.23.57

2016-11-15

胡紹波（1982—），男，云南江川人，碩士研究生，工程師，研究方向：項目管理和計算機應用。