淺談中小學檔案管理信息化

崔寶明

【摘 要】隨著社會的進步，計算機的普及，學校的信息化管理也應該提水平、上檔次。以適應社會的發(fā)展，趕上時代的步伐。

【關鍵詞】中小學；檔案；信息化

如何實現(xiàn)中小學檔案管理信息化？筆者根據(jù)中小學校檔案管理的現(xiàn)狀，結合目前中小學校的實際狀況，就實現(xiàn)檔案管理信息化提出自己的膚淺想法。

1 中小學校檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題

目前中小學校檔案管理的現(xiàn)狀卻不容樂觀，普遍存在著注重硬件實施建設，輕視檔案管理信息化建設的現(xiàn)象，存在著上級主管部門、學校領導和教職工的普遍不夠重視、學校專職檔案管理人員缺乏、檔案資料單一、檔案存放條件較差、檔案材料收集不完整等問題，特別是絕大多數(shù)中小學校的檔案管理還處于人工管理模式，與學校其他方面發(fā)展極不適應。因為傳統(tǒng)的人工檔案管理方式，特別是案卷多為紙質(zhì)檔案，卷內(nèi)紙質(zhì)好壞混雜、頁面大小不一、手寫打印墨跡有濃有淡，且信息量大，數(shù)據(jù)繁雜，安全性差，不僅給檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、保密等帶來了諸多不便，而且由于人工檔案管理檢索手段落后，查閱利用不便，給檔案存放保管、更新達標、日常維護帶來了很大困難，直接影響著檔案管理效率的提高，影響著檔案利用價值的提高。

2 中小學校檔案管理信息化的優(yōu)勢

針對中小學校傳統(tǒng)檔案管理方式的現(xiàn)狀和存在問題，建立現(xiàn)代化的中小學校檔案管理信息化體系刻不容緩。根據(jù)中小學校檔案管理的現(xiàn)狀和自己的工作實踐，筆者認為：中小學校檔案管理信息化系統(tǒng)至少具有以下優(yōu)勢：

（1）中小學校檔案管理信息化系統(tǒng)是廣泛應用電子計算機處理圖文聲像等原始檔案資料，并以硬盤、光盤、錄音帶、錄像帶等介質(zhì)貯存，具有處理迅速、存儲量大、查閱方便、保存期限長等，是紙質(zhì)檔案所無可比擬的優(yōu)勢，這種檔案管理信息化系統(tǒng)真正實現(xiàn)了文檔一體化，文字紙質(zhì)檔案和電子文件并存，可以為查閱者方便地提供查詢、閱讀、交流、使用等多項服務。

（2）中小學校檔案管理信息化系統(tǒng)的建立和不斷完善，為各中小學校培養(yǎng)和造就了高素質(zhì)的專職工作人員。從筆者所處的地區(qū)來看，盡管中小學校檔案專職管理人員缺乏，且普遍存在著知識面窄、知識老化、知識結構不盡合理等現(xiàn)象，但也有不少經(jīng)過專業(yè)學習和業(yè)余自學在檔案管理信息化工作中獨當一面，各顯才能，為信息化建設做出了較大貢獻。我們相信，在建立檔案管理信息化系統(tǒng)的過程中，只要領導重視，上下合力，檔案管理信息化發(fā)展過程中一定會解決好管理人員數(shù)量不足、素質(zhì)不高等發(fā)展中的問題。

（3）中小學校檔案管理信息化系統(tǒng)，具有以地區(qū)或中小學校建立網(wǎng)站、網(wǎng)頁、局域網(wǎng)或電子文件數(shù)據(jù)管理中心的優(yōu)勢。如一個中小學校或地區(qū)建立自己的檔案網(wǎng)站、網(wǎng)頁，就可以方便地為政府、教育主管部門、社會各界提供網(wǎng)上利用服務，在中小學校自己的網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現(xiàn)各中小學校優(yōu)質(zhì)教育資源共享。同時，通過檔案管理信息化建設，可以促進中小學校各項工作管理的公開化，可以通過網(wǎng)絡征集各界人士對中小學校發(fā)展的意見或建議，更便于廣大群眾對中小學校各項工作的監(jiān)督，以利不斷改進工作。

3 中小學校檔案管理信息化的意義

中小學校檔案管理必須主動適應信息時代的發(fā)展，加快檔案管理信息化建設步伐。

（1）教育發(fā)展表明，中小學校檔案管理信息化對于促進教育現(xiàn)代化、中小學校管理規(guī)范化、提高教育資源利用率、實現(xiàn)資源共享、優(yōu)勢互補越來越發(fā)揮著紙質(zhì)檔案無可替代的重要作用。

（2）中小學校檔案管理信息化是中小學校其它各項工作的規(guī)范化、標準化是基礎。因此，中小學校檔案管理信息化系統(tǒng)的建設和完善必將有力地促進中小學校各項工作的改進和提高，促進教育管理水平和辦學水平的提高。

（3）中小學校檔案管理信息化系統(tǒng)是重要的教育資源，它不僅能夠方便快捷地實現(xiàn)對學校所有師生員工檔案的日常管理，積累管理經(jīng)驗，而且可以逐步實現(xiàn)與名校名師建立合作聯(lián)系，發(fā)現(xiàn)、改進、創(chuàng)新自身工作，不斷提高管理工作效率和中小學校管理水平。

4 中小學校檔案管理信息化的途徑

實現(xiàn)中小學校檔案管理信息化應主要做好以下幾方面工作：

4.1 確定檔案管理信息化的標準

目前，雖然檔案管理部門還沒有明確規(guī)定檔案管理信息化、規(guī)范化的標準，但教育主管部門、各中小學校至少要以超前的戰(zhàn)略眼光，制定本地區(qū)、本部門、本學校檔案管理信息化系統(tǒng)的所必須具備的基本條件和基本標準，并隨著信息技術的發(fā)展而更新提高。當務之急是配置相應的信息設備，配齊必要的專職管理人員，創(chuàng)設良好的條件。同時嚴格要求學校各職能處室要以信息化建設的標準形成正在形成的檔案資料，檔案管理人員則要明確建檔標準，及時予以立卷歸檔，逐步形成領導重視，部門協(xié)作，互相促進，共同提高的學校檔案管理信息化建設新局面。

4.2 建立中小學校檔案管理數(shù)據(jù)庫

目前中小學校檔案管理信息化系統(tǒng)建設仍處于起步階段，其檔案正在由原來的筆寫文字或打印件向信息管理系統(tǒng)的過渡。教育主管部門或學校應抓住這一有利時機，加快中小學校數(shù)據(jù)庫建設。只有數(shù)據(jù)庫建設好了，才能運用先進的信息技術對檔案資料進行科學的管理。

4.3 穩(wěn)步推進辦公自動化建設，不斷提高檔案管理工作水平

教育主管部門和學校要結合農(nóng)村遠程教育工程的實施，將檔案管理信息化系統(tǒng)建設納入中小學校發(fā)展規(guī)劃，有計劃地為中小學校配置計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，不斷提高學校的管理水平及服務質(zhì)量和辦公信息化水平。

總之，中小學校檔案管理信息化系統(tǒng)建設是一項長期復雜的系統(tǒng)工程，需要多方面的共同努力方可穩(wěn)步實現(xiàn)。

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[責任編輯：王楠]