傳統辦公方式與無紙化辦公之比較

李菡

(四川蜀能電力有限公司，四川 成都 610052)

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傳統辦公方式與無紙化辦公之比較

李菡

(四川蜀能電力有限公司，四川 成都 610052)

公文收發管理，處于傳統辦公方式(即紙質文件)與無紙化辦公方式的過渡期間。新型的網絡化辦公開始向傳統的“公文往返式”辦公方式提出挑戰，方便、快捷的電子政務也逐步得以推廣，并迅速地在全球范圍內掀興起一股“無紙化辦公”的新潮流。本文就傳統辦公方式的利弊與無紙化辦公的利弊進行幾點比較。

傳統辦公；無紙化辦公；比較

1 概述

1.1 傳統辦公方式(即紙質文件)

“紙質文件”是指以紙張為載體的一種檔案類型。如保存收留的圖紙、戶籍、賬目、家譜、手稿、賬本等原稿。紙質文件首先誕于我國，東漢時期就已開始用紙張書寫文件。東晉末年，桓玄代晉自立，他在詔令中說：“古無紙，故用簡，非主于敬也。今諸用簡者，皆以黃紙代之。”此后紙質文件起始廣泛于神州大地。

1.2 無紙化辦公(以OA系統為例)

OA系統通過計算機網絡實現了虛擬的協同工作平臺，使各部門可以對辦公事務和公文進行全面、完善的協同管理，提高了信息交流的效率和共享程度，相對傳統的工作方式，大大提高了辦公效率，減輕了工作負擔，節省了辦公費用，從而實現了辦公無紙化、信息共享化、決策科學化。

2 兩者優點比較

2.1 傳統辦公方式(即紙質文件)

紙質文件從誕生起流傳至今，在中華文化保留與傳承上做出了巨大貢獻。對于紙質文件的優點，從文化歷史角度來講，文獻、名著、史記、包括許多具有重大參考價值的歷史巨作都依靠紙質媒介被保存下來。從實際應用角度來講，尤其是手寫原稿類文件，被篡改的幾率大大低于電子輸入類文檔。紙質文件其可依據性和可考性是任何模式的文件形式所不能同類而語的。

2.2 無紙化辦公(以OA系統為例)

通過OA系統處理收發文件及共享信息資源可以節省大量紙張，降低辦公成本。領導可直接在OA系統上閱讀、審批和修訂電子文件，并保留閱讀和修改的痕跡，解決了過去因反復修改文件草稿而浪費大量紙張的問題；而且，電子文件在OA系統上可同時向多人傳閱，縮短了文件傳閱的周期，杜絕了紙質文件丟失的可能性。員工可通過OA系統及時了解最新信息，有利于部門之間的溝通與合作。OA系統上強大的條件檢索功能為員工快速查找文件資料提供了極大的便利，解決了過去花費大量時間翻查紙質文件的問題，從而提高搜集文件資料的效率。在OA系統上處理的流程步驟都留有審批痕跡，具有可追溯性，方便日后的查閱和管理。

3 兩者缺點比較

3.1 傳統辦公方式

紙質文件的內容不易轉移。尤其是大量篇幅的資料文件，如想翻新或平移只能借助現代化硬件設備；其次，紙質文件需要連帶載體一同保護。紙質文件的載體是紙張，在保護該類文件時重要的是對紙張的保護；此外，便利性差，紙質文件需要手工分類，按部、按卷收藏，需要檢索陳舊資料時成本高昂；除此之外，其原件具有限制性，會因為地域和空間的阻隔而難以實現即時所需；最后，紙質文件傳遞速度慢、共享性低成為其被電子文件在現實應用中大幅取代的原因之一。

3.2 無紙化辦公

到目前為止，所有的電子媒介都不可避免地會受物理和化學因素的影響產生質變，都存在有一天文件無法被打開的危險。從電腦儲存技術和形式極度快速更新的情況看，任何現有的保險系數非常大的新的存儲介質，都有可能被迅速地淘汰，往往無法被新的格式所支持，從而難以讀出現有的文檔。誰能想象幾十年、幾百年、幾千年后又會發生怎樣的變化。電子文檔的安全性，更是倍受關注。一個人辛勤付出勞動成果，而別人只要用一個U盤，加一個命令就可以輕而易舉斬獲。在無紙化運作的過程，別有用心者只要一個電子郵件或者一個小小的U盤就可以將一個酒店的商業或者人事機密，泄漏出去；甚至有的酒店出現個別管理人員離職時將辦公電腦中文檔全部刪除而導致客戶資料、管理資料流失的情況。電子文稿無法完全取代紙質文件，許多上傳下達的請示、批復、通知等公文都仍然需要以紙質形式打印出來，蓋上公章、領導簽字然后才能生效。用以證明其文的真實性，有效性。而電子文檔極有可能變為一些別有用心者的造假夢提供美妙的溫床。

紙質文件和電子文件都有它們各自無法克服的缺點，因此現階段無法完全舍棄其中某種文件形式，也無法完全依靠某種文件形式保管信息。通過觀察和分析不難發現，在某些情況下紙質文件的優點會成為缺點，而這時恰恰可以通過電子文件的優點進行彌補，所以筆者認為電子文件和紙質文件有其共存的必要性。

紙質文件一旦印刷或者寫完就難以修改，如此可避免信息受損，很好的體現了檔案的原始記錄性和真實性。但當人們在處理信息的過程中，經常需要對內容進行不斷的修改以達到更好的效果時，紙質文件難以被修改的“優點”反而成了缺點，此時電子文件易于修改、便于操作的優點恰好可以進行彌補。但也正是由于電子文件易被修改的特點，如果它不能得到很好的保護，就很可能受到非法入侵，致使文件被惡意修改、信息的真實性受損。

同理，電子文件的易于復制性使人們可以方便地通過復制實現信息共享。但當文件涉及個人隱私或商業秘密時，如果文件被復制將造成隱私暴露或商業泄密等情況，這都是不利的一面。針對這種情況，一個比較有效的措施就是做好備份，備份往往是將電子文件打印成紙質文件進行保存和歸檔整理。如此一來，我們也就不難理解電子文件和紙質文件相互補充，互利共存的必要性了。

李菡(1985-)，女，漢族，四川人，助理政工師，大學本科，四川蜀能電力有限公司，公文管理。

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1671-1602(2016)22-0161-01