會展信息化管理存在的問題與對策分析

史紅偉

(廣西財經學院,廣西 南寧 530000)

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會展信息化管理存在的問題與對策分析

史紅偉

(廣西財經學院,廣西 南寧 530000)

摘要：為了更好的促進會展信息化的發(fā)展，本文通過系統(tǒng)分析法，闡述了會展信息化的概念，分析了會展信息化的需求以及發(fā)展現(xiàn)狀，指出了其存在的主要問題，從而得出了只有促進會展信息化向深度和廣度發(fā)展、加強復合型專業(yè)人才培養(yǎng)以及建立高效完備的會展管理信息系統(tǒng)，才能促進會展行業(yè)的持續(xù)、健康發(fā)展。

關鍵詞：會展；信息技術；交流平臺

1會展信息化管理概述

1.1會展信息化管理的概念簡介

會展信息化管理是指利用現(xiàn)代信息技術管理會展活動的各個環(huán)節(jié)，依托計算機技術以及軟件系統(tǒng)更好的傳遞會展信息，從而為組織方、參展方以及參展觀眾提供一個信息交換和互動的平臺。

1.2信息技術在會展行業(yè)的應用范疇

1.2.1會展行業(yè)門戶網站建設。會展行業(yè)門戶網站建設是指針對會展業(yè)而建設的互動網站，是包括產、銷供應鏈以及周邊企業(yè)資訊等各類商機在內的大型信息聚合平臺，既能為專業(yè)用戶提供最權威的會展信息，又能為參展商、采購商以及主辦方提供交流的渠道。

1.2.2建設內部管理信息平臺。會展信息管理系統(tǒng)包括CRM、ERP、OA、SCM、WORKFLOW等，旨在建立一個以會展服務為核心的會展交流平臺，實現(xiàn)內部辦公以及管理上的信息化，從而促進會展活動的高效運作以及功能擴展。

1.2.3利用信息技術加快智能展館的建成。智能展館是指利用建筑技術以及信息技術對會展場館進行科學構建，從而實現(xiàn)信息的匯集、資源共享以及管理的優(yōu)化[1]。智能展館包括設備自動化系統(tǒng)、消防系統(tǒng)以及保安系統(tǒng)等等，具有系統(tǒng)的控制以及通信等基礎設施，能夠對展館進行安全管理以及環(huán)境控制，從而實現(xiàn)會展場所的舒適化、安全化。

2信息技術在會展中的應用現(xiàn)狀分析

2.1會展行業(yè)信息化需求分析

2.1.1參展企業(yè)的信息化需求。信息既是會展活動的起點又是會展活動的終點，信息時代的到來要求會展企業(yè)運用網絡進行展覽的市場推廣、銷售以及數據采集，從而更好的進行展會組織并提升服務的質量。

2.1.2現(xiàn)場管理的信息化需求。現(xiàn)場信息化管理不僅能夠大幅度的提升展會的形象，更能夠更好的為參展商以及觀眾服務，展會組織者利用會展系統(tǒng)挖掘有用信息并進行利用，從而使展位布置、觀眾登記以及電子會刊等工作的質量大大提升。

2.1.3展覽公司的信息化需求。提升展館基礎設施質量，提升住宿、餐飲水平等需求是企業(yè)實現(xiàn)信息化的主要動力，利用CRM系統(tǒng)，能夠實現(xiàn)銷售、財務管理以及物資管理的自動化，滿足企業(yè)和客戶需求，大幅度提升企業(yè)管理水平。

2.2會展信息化應用的現(xiàn)狀分析

2.2.1符合政策導向，發(fā)展前景可觀。2008年的《國務院關于推進市統(tǒng)籌城鄉(xiāng)改革和發(fā)展的若干意見》將會展業(yè)作為推動城鄉(xiāng)一體化發(fā)展的重要舉措，并明確提出要利用政府財政促進各地場館基礎設施的信息化[2]。2013年又印發(fā)了《市大數據行動計劃》，提出要利用信息化提升會展行業(yè)的產業(yè)價值鏈，創(chuàng)造更大規(guī)模的會展信息服務市場。

2.2.2實體會展帶動，虛擬會展?jié)摿薮蟆氯A社統(tǒng)計，2015年僅重慶展覽中心就舉辦了109個展會，其中超過一半的展會有自己的官方網站，有三分之一的展會已開通網上展覽。實體展會快速發(fā)展為虛擬展會帶來了巨大的發(fā)展契機，實體與虛擬相互動，必將為會展業(yè)帶來巨大的發(fā)展?jié)摿Α?/p>

3會展行業(yè)信息化存在的問題與對策分析

3.1會展信息化管理存在的問題

3.1.1會展信息化缺乏深度和廣度。目前，雖然絕大多數的會展企業(yè)都已經注重網站的建設，但是一部分企業(yè)僅僅將網站作為展會動態(tài)、發(fā)布的平臺，在會展信息化的規(guī)劃和管理上還存在著一定的不足，例如會展信息化投入重視硬件、輕視軟件，無法與其他各行業(yè)實現(xiàn)資源共享等等。

3.1.2缺少復合型人才。雖然目前各大高校每年都會為企業(yè)輸送大批會展人才以及高新技術人才，但是既懂會展又懂信息技術的復合型人才卻少之又少，這就大大影響了會展信息化管理工作的進行。尤其是“十二五”規(guī)劃的實施，信息化帶動工業(yè)化進程的加快，各類信息軟件層出不窮的今天，會展人才的復合化已經成為必然。

3.1.3欠缺高效的會展管理信息系統(tǒng)。目前由于會展信息化處于發(fā)展初期，很大一部分的會展信息管理系統(tǒng)存在質量偏低、實用性差的弊端，不僅信息更新不及時，操作流程也不流暢，因此大多被用戶廢棄。很多企業(yè)建立的會展信息管理系統(tǒng)功能較少、目標不明確，再加上相關員工對操作系統(tǒng)不熟練，使得很多系統(tǒng)無法發(fā)揮其應有的價值。

3.2會展信息化管理的對策建議

3.2.1促進會展信息化向深度和廣度發(fā)展。會展信息化應當從某項內容的應用逐步過渡到整個行業(yè)鏈條的應用，信息化的設計和組織應當涉及更為廣泛的部門，合作伙伴也應當進行更廣的延伸，只有實現(xiàn)廣度和深度的共同發(fā)展，才能實現(xiàn)信息的互聯(lián)互通、資源的優(yōu)化共享，從而實現(xiàn)會展行業(yè)的有序發(fā)展。

3.2.2加強復合型專業(yè)人才培養(yǎng)。會展信息化需要會展人才，更需要懂得信息技術的復合型會展人才，因此只有加大對復合型人才培育的投入，并建立科學的人才管理系統(tǒng)，實現(xiàn)持續(xù)的培育與科學的激勵、創(chuàng)新，才能為會展信息化管理提供必要的人才保障。

3.2.3建立高效完備的會展管理信息系統(tǒng)。建立起完備的會展信息管理系統(tǒng)，需要考慮以下兩個方面：

(1)以客戶為導向，考慮客戶的需求，根據展會參與者的需求提供必備的服務；同時要求企業(yè)各個部門提供的信息必須全面準確，以便幫助客戶做出正確決策；

(2)在滿顧客需求的同時，應當以利益為導向，期望以較小的投入獲得最大的產出；并堅持會展信息管理系統(tǒng)是可調整的、變化的。

參考文獻：

[1]劉濤,聶瑞凝.2010上海世博會與海關信息化管理對策研究[J].上海海關學院學報,2008,04:61-68.

[2]謝端云,廖希林.“南博會”信息化建設的重要性與可行性初探[J].中共南寧市委黨校學報,2004,05:11-13.

中圖分類號:G642

文獻標志碼：A

文章編號：1671-1602(2016)04-0110-01

作者簡介：史紅偉(1993-)，男，漢，河北廊坊人，廣西財經學院在校學生，就讀于會展經濟與管理專業(yè)。