淺談企業檔案管理中的問題和對策

李疆梅（新疆有色金屬工業集團稀有金屬有限責任公司 可可托海 836300）

淺談企業檔案管理中的問題和對策

李疆梅
（新疆有色金屬工業集團稀有金屬有限責任公司 可可托海 836300）

加強企業檔案工作的管理，使企業檔案工作納入企業管理計劃，力爭使檔案工作的發展跟上企業的發展速度，為企業提供及時、有效的服務，這是檔案部門和檔案工作人員的光榮任務。

檔案管理問題對策

企業檔案是指企業在生產經營和管理活動中直接形成的有保存價值的各種形式的文件材料，是一種無形資產，是企業的寶貴財富。對企業發展過程中檔案的管理，也是對國有財產的有效保護。企業檔案管理工作之所以能夠延續下來并得到不斷發展，就是因為它對社會、對企業有一定的利用價值。企業檔案的利用貫穿于企業檔案管理工作的各個環節和始終，為企業生產經營活動提供了大量的數據和依據。本企業走過了半個多世紀的歷程，經歷了中蘇合營、獨立經營、和多次的機制變更，從單一礦山開采發展到今天地下采礦、鈹選礦、水力發電、旅游開發的國有獨資企業，期間收集和保存大量的技術含量高、涉及范圍廣、內容極其豐富的珍貴資料，為本企業解決歷史糾紛、項目建設和跨越式發展提供了大量的有力依據。

在新的經濟形式下，企業改革深化過程中，企業的檔案管理工作隨之也發生了變化。企業作決策、搞技術離不開檔案信息做參考，檔案工作配合企業的中心工作，為經濟建設服務，這是勿庸置疑的。加強企業檔案工作的管理，使企業檔案工作納入企業管理計劃，力爭使檔案工作的發展跟上企業的發展速度，為企業提供及時、有效的服務，這是檔案部門和檔案工作人員的光榮任務。

1　檔案管理存在的問題

1.1對檔案工作不重視

企業在日常活動中形成的大量檔案分散保存，極易造成檔案散失。企業的調查論證、申報立項、洽談協議、審批登記、合同公證等一般都散存在部門經辦人手中，事后不能及時歸檔，極易丟失和下落不明。檔案管理存在著一個不容忽視的現象，那就是企業檔案信息資源的管理水平還不高，檔案工作難度還較大。一些基層領導忙于生產和經營，缺乏檔案意識，對檔案的規范化和檔案管理工作的重要性認識不夠。甚至認為檔案室僅僅是單位存放資料的地方，使企業檔案處在資料室的低水平上。沒有認識到企業檔案工作在生產、經營、權益維護和市場開拓等各項活動中的重要作用。

1.2企業從外引進的重要技術資料、市場信息等科技檔案，一般都滯留在少數人手中，沒有有效的控制手段

這些人離開單位，便把檔案私自拿走，據為己有，給后來的員工帶來了很多麻煩。由于檔案的缺失，單位一旦需要，這些人便張口要錢，不擇手段地謀取私利，還美其名曰“有償服務”。

1.3存在著重保輕用、利用不足的現象

大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導也不能及時、全面和有效地利用檔案，失去檔案的經濟價值。

1.4檔案工作人員不穩定

一些企業為提高工作效率，往往不設專門的檔案人員，采取兼職的辦法。由于檔案人員兼職過多，往往沒有精力顧及檔案，使得檔案工作很難有效展開，個別單位還出現檔案工作掛空擋的現象。有些領導沒有把檔案工作納入職責范圍，缺乏有效的檔案管理辦法。

1.5檔案工作隨意性大，不能完整、準確、系統的收集

企業為了降低生產成本，不愿意對檔案工作中需要的資金、設備、裝具、人員培訓進行過多的投入。使得檔案管理工作中缺少必要的條件，對檔案收集、整理、統計、保管、鑒定、提供、利用等檔案管理工作程序缺乏必要的規范和約束。同時由于管理人員缺少檔案管理專業知識，導致檔案管理不規范、不科學，從而也影響企業檔案的開發利用率，不利于企業進一步發展。

2　對策及措施

2.1提高企業領導的檔案意識，加強檔案人員業務技能培訓

提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵，這點應引起各級領導的重視。檔案主管領導應主動深入基層，為專兼職檔案人員進行有針對性的服務，為企業檔案工作發展提供有效的支持。其次，檔案主管領導要注重人才的使用，把有較強責任心、事業心和高度的奉獻意識的員工選拔上來，發揮他們的聰明才智。還要加強對現有檔案人員的繼續教育，拓寬知識面，學習業務知識，學習相關領域的知識，開闊視野，增長技能，把檔案管理人員的管理價值從利用檔案的效果中體現出來。

2.2統一管理，提高企業檔案利用率

企業檔案必須實行集中統一管理，使檔案資料有效的收集管理與積極開發利用有機結合。同時企業檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作，努力開發檔案信息資源，為企業提供及時、有效的服務，促進檔案工作為企業各項工作服務。不斷提高檔案利用的效率和效果，使檔案工作有所發展，為檔案工作帶來生機和活力，為企業創造更多的經濟效益和社會效益。

2.3做好檔案管理的基礎工作

現代企業制度是一個科學的管理制度，企業檔案工作屬于現代企業制度基礎管理的一項內容。我公司已在2004年就全面推廣了三標體系，建立健全檔案管理的各項規定，這為進一步搞好檔案的規范化、標準化建設奠定了基礎。檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，企業要營造任何人不得拒絕歸檔的氛圍，并且把這項工作納入各單位的年度目標管理，與其他各項工作一起，同布置、同檢查、同考核、同獎懲，推動檔案管理跨臺階、上檔次；嚴格執行國家檔案局發布的最新檔案執行標準，并制定企業內部的文書檔案歸檔范圍及保管期限，做到平時認真歸檔，定期檢查，發現問題及時整改，保證企業檔案的完整、真實、實用。

2.4組卷實現案卷規范化，加強保密工作

維護企業檔案的完整與安全，便于企業對檔案的有效利用。從數量上說，要保證企業檔案在內容上齊全配套，不使應集中保管的檔案缺文短頁，雜亂無章；從質量上說，要保持企業檔案的系統性和內在的有機聯系，在范圍上應涵蓋企業全部工作活動所產生的各種門類、各種形式的檔案文書，嚴防對檔案人為地加以割裂和零亂堆砌；從安全上說，市場競爭越來越激烈，要注意保護企業的專業技術性檔案資料（包括商業秘密檔案）。要加強保密工作，嚴格按照程序辦理檔案借出和閱覽手續，防止企業檔案的丟失和失密、泄密現象的發生。企業檔案的完整與安全是密切聯系的統一體，只有維護了企業檔案的完整而無遺漏，才能有效地保證企業檔案的安全。

2.5增強信息意識，用科學的技術手段管理檔案

在信息時代，檔案作為信息資源的組成部分，檔案人員應增強對其信息的認識，提高辨別水平和處理能力，增強開發檔案信息資源的意識，滿足各方面對檔案信息日益增長的需求。

收稿：2016-03-29

10.16206/j.cnki.65-1136/tg.2016.04.040