高校檔案管理創新及檔案管理數字化問題

◆江心乾

(山東理工職業學院)

高校檔案管理創新及檔案管理數字化問題

◆江心乾

(山東理工職業學院)

隨著國家的現代化發展，全社會各個領域都在實現著科技化進步。高等院校作為廣大學生的最后校園教育階段，科技發展和現代化管理更應該首當其沖。高校檔案管理是高校教育工作中十分重要的一部分，應當充分體現創新意識，用科技方法完成高校檔案管理數字化。

檔案管理 創新 數字化

一個國家的科技進步情況，可以反映出國家的發展階段與狀態，而科技的發展離不開創新意識。高等院校在校園管理上要緊跟時代的步伐，用現代化科技手段完善校園內部管理。在高校的檔案管理上也是一樣，要注重管理的創新意識，完成檔案管理數字化的轉變。

一、高校檔案管理創新及檔案管理數字化具有重要意義

高校檔案管理的創新及檔案管理數字化是以現代管理科學方法為指導，充分運用現代管理理念和手段，以及先進的管理技術和設備，改革過去以往的管理方式，使高校檔案管理具有創新意識，更加系統化、科技化、數字化。

高校檔案管理的現代化相對于傳統的檔案管理方式具有很多優勢，如占用空間相對較小，信息存儲量較大，個性應用能力較強，實用速度較快等。可以在實際的高校檔案管理工作中及時迅速，準確大量的儲存并查閱檔案，提高了檔案管理工作的工作效率。高校的檔案數量極大并且時間跨度很大，現代化的管理是發展的必然結果。

二、高校檔案管理創新及檔案管理數字化存在的問題

高校檔案管理創新及實現檔案管理數字化，并不是一朝一夕就能完成的事情，這是一條需要長期堅定持續發展的道路。在現階段的高校檔案管理中，還存在著各種問題。

(一)檔案標準缺乏統一性

因為學校的發展程度不同，檔案管理也有很大的區別。就同一所學校而言，因為時間的不同，技術發展階段不同，導致檔案無法遵從統一的標準。硬件設備的好壞，機器型號的不同，教職員工個人素質的高低等，這些都可以變成影響檔案標準統一性的因素。

(二)管理方式缺乏創新性

前面說到高校的檔案管理是長期發展需要，具有很強的連貫性。從信息化發展初期，國家開始重視檔案管理的現代化發展。但隨著科技與時代的進步，在高校檔案管理上，很多高校并沒有跟上時代的步伐，缺乏創新性。科技發展是迅速的，檔案管理也應該保持創新意識，用科技去引領現代化管理工作。

(三)數據庫建設缺乏實用性

目前，國家在對高校的管理經濟投入上，針對檔案管理投入的經費相對較少。因為經費有限，所以很多高校也是有心無力，無法及時更換更先進的軟硬件設備，使現有建成的檔案數據庫規模較小。大多數的高校檔案數據庫都顯現出實用性不足的問題，數據庫規模相對較小，標準化程度偏低，類型過于單一，且無規范化的控制，不能夠滿足用戶的多樣化需求，一定程度上降低了高校檔案數據庫的利用率。

三、高校檔案管理創新及檔案管理數字化的合理性建議

高校檔案管理創新及檔案管理數字化對于校園管理部門和檔案使用者來說，都是一場革命性的歷史變革。

(一)加強標準化建設

在高校檔案管理創新及檔案管理數字化中要加強標準化建設，首先要做的就是形成檔案管理標準體系。高校要根據現行的相關法律法規，結合自身特點，制定和建立起符合實際的各類檔案管理辦法和措施，在檔案建立、交換、傳遞、共享的過程中，用統一的標準去規范和指導。使高校的檔案管理創新及數字化發展在初期的建設運行，后期的管理和維護工作中，都可以做到有章可依，有規可循，充分地保障了高校檔案管理的現代化發展。

(二)實現管理現代化

目前，在很多的高校實際檔案管理工作中，信息工作會出現一定程度的分離狀態，如檔案和信息部門之間的部門分離，部門內部的分離等。因為這種分離狀態的產生會給統一的現代化管理造成嚴重阻礙，從而無法實現真正意義上的檔案管理現代化。因此，在實現管理現代化之前，學校一定要制定相關的標準流程，并且加強組織領導。比如：可以組成以校領導作為實踐管理組長的領導小組，負責相關協調工作，有專職的信息部門負責人進行現代化的檔案管理工作，所有相關崗位人員都需要從自身職責出發，遵循既定的標準流程進行高校檔案管理，真正實現管理現代化。

(三)重視科技人才培養

在高校檔案管理創新及檔案管理數字化的變革中，還要重視相關科技人才的培養。管理理念的現代化是高校檔案管理的發展靈魂，所以一定要增強工作人員檔案管理現代化的創新意識，如果管理人員缺少這種管理創新意識，那么就會影響到檔案現代化的發展腳步。高校檔案管理人員要樹立起科學的發展實踐觀念，學習先進的科技知識和最新的管理使用方法，改變過去封閉保守的思想，主動提高創新意識，不怕吃苦甘于奉獻，促進高校檔案管理的現代化進程。只有把優秀的科技人才加以培訓教育，使他們成為復合知識型人才，全身心的投入到現代化的高校檔案管理工作中心，才能使高校檔案管理創新及檔案管理數字化更快地邁向新的臺階。

四、結語

計算機和互聯網的產生，讓我們的生活與學習進入了互聯網時代，信息數字化已經成為當今社會經濟和科技發展的整體趨勢。高校檔案管理作為檔案管理事業的重要組成部分，保持創新意識，完成數字化轉變既是順應了當今時代的發展要求，同時也加快了檔案信息化的管理步伐。

[1]青格樂圖.淺談高校檔案管理創新及檔案管理數字化問題[J].大觀周刊，2012，(02).

[2]張記銘.淺析檔案管理現代化[J].黑龍江對外經貿，2010，(05).