芻議OA系統應用對高職院校辦公室管理工作的影響

陳潔瓊

(泉州醫學高等專科學校,福建 泉州 362011)

芻議OA系統應用對高職院校辦公室管理工作的影響

陳潔瓊

(泉州醫學高等專科學校,福建 泉州 362011)

摘要：在高職院校信息化校園建設不斷推進的過程中，OA辦公系統隨之應運而生。OA辦公系統的有效使用創新了工作理念，簡化、優化了工作流程，改進了工作方法，在辦公室管理工作中起到了至關重要的作用。

關鍵詞：OA系統；流程；隊伍；工作效率

0引言

當前，我國經濟社會不斷發展，信息化發展速度隨之逐漸加快，各種各樣的創新性技術層出不窮。其中，互聯網、通訊軟件、數據平臺等信息技術廣泛地應用于企事業單位的管理系統中，利用信息技術進行精細化的管理成為職業教育發展的必然趨勢。許多高職院校在扎實、穩妥推進校園信息化建設過程中，OA辦公系統隨之應運而生。

辦公室是高職院校的綜合管理辦事機構，承擔著協調溝通、信息傳遞和服務師生等任務，業務范圍廣泛，工作內容繁雜，事務性和督辦性工作較多，在高職院校中有著承上啟下、溝通左右、聯絡八方的樞紐作用。針對繁雜的工作任務，OA辦公系統的使用有效創新了工作理念，簡化、優化了工作流程，改進了工作方法，從而提升了辦公室工作質量、工作效能和工作作風，在辦公室管理工作中起了至關重要的作用。

1OA辦公系統的主要功能組成

OA辦公系統(OA是Office Automation英文字母的縮寫，即辦公自動化的意思)，是充分運用計算機技術和互聯網優勢，利用電腦、手機、iPad等終端進行網絡操作，實現系統中多人異地共同完成同一件工作，從而實現無紙化辦公的目的的信息管理系統。

行政辦公、公文處理等系統是OA辦公系統的重要分支，其中所涉及的具體功能如下：

1.1發布信息

所有校內通知類、決策類、必須公開的信息在OA辦公系統網絡平臺上可以實現統一發布。各部門信息管理員有權發布本部門相關信息，發布信息時可同時設定信息查看者的范圍。

1.2公文流轉

在這個環節中，目前較多使用的是收文和發文兩大模塊，也是目前默認的OA系統的主要功能之一。收文流程就是辦公室管理人員登記上級或其他外來文件，經辦公室主任簽閱后流轉到校領導班子處，領導批示后再返回辦公室，由辦公室管理人員將文件流轉至主辦部門和協辦部門，待文件辦理后附上完整辦理結果再返回收文登記處，由辦公室管理人員對公文進行歸檔處理的過程。發文流程主要是在網絡平臺上實現各部門需要校領導簽發的公文，包含網上擬稿、部門負責人審核、相關部門會簽、辦公室核稿、校領導簽發、編號、成文、校對、蓋電子章、打印、發布、辦結、歸檔等在內的一整套流程的辦理過程。

1.3請示報告

即網上向學校領導請示報告工作或者辦理請假手續等，避免校領導出差或者開會外出情況下沒得審批而延誤工作。

1.4事務性工作管理

諸如公務用車、會議室申請使用，以及各項事務的督辦查辦等，使車輛、會議室的使用情況一目了然，便于申請者及時了解掌握有效信息并進行調整，有效提高工作效率和工作質量。

1.5歸檔管理

系統管理員對已經處理完畢的公文進行歸檔操作后，統一存檔，確保檔案保存的歷史原始性，有效防止丟失，并且便于用戶查閱。

此外，在OA系統中，可根據辦公對象的不同，分別設立超級管理員、一般管理員、學院部門和學校不同的權限，設置不同的操作范圍，沒有權限的用戶則無法進行其他操作，并且設置防火墻、異地備份等安全防護措施防止病毒入侵和數據丟失，有效提升系統的安全性。

2OA辦公系統在高校辦公室管理工作中的作用

隨著OA辦公系統功能的日益完善和加以應用，辦公室的工作模式也隨之發生了重大的改變。

2.1便于保存修改痕跡，節約辦公成本

在傳統紙質辦公的過程中，文稿的任一經手人都有可能進行文稿的修改，在沒有保存原始資料的情況下無法一一查證是誰修改了文稿，或者哪個部門領導所做的修改。

但在OA系統過程中，所有文檔通過網絡系統傳送，各修改人也必須在電子文檔上進行修改，系統可以根據不同的用戶在處理文檔過程中，顯示出不一樣的顏色，進行修改痕跡的保存，并且會準確地備份修改痕跡，為日后的查詢提供完整清晰的憑證。在傳統的辦公過程中，在對文稿進行修改之后，還需要不停地重復打印，一稿多印，在一定程度上造成多重浪費。而OA辦公系統的使用，電子公文成為公文處理與流轉的主要手段，使得無紙化辦公得以實現，節約了辦公的總體成本。

2.2公文處理更加嚴格有序、統一規范

收文、發文是高校辦公室的一項主要工作。在OA辦公系統使用之前，使用的均是紙質文件，按照分門別類、排版、打印、流轉、回收、歸檔等流程實現內部運轉，不僅文件的流轉效率低、時間長，而且在日常管理工作中各部門、各學院需要向學校領導的請示、報告、文件簽發等時常需要多個部門處室簽批，極大地受到人為因素的制約，造成時間和人力的浪費，同時各部門、各學院也很難動態掌握流轉過程，信息傳遞覆蓋面窄，時效性差，在不同程度上影響文件的辦理效率。

OA系統的全面推行，使得公文處理更加嚴格有序地按照規范要求來進行，處理方式更加快捷、方便。OA系統可通過程序控制設置多樣公文處理登記模板，預設傳遞流程，制定嚴格的規章制度，格式化設定公文撰寫規范、報送處理和反饋流程，并設置公文信息傳遞處理對象不同的權限，系統根據實際時間自動登記收發文操作時間、操作人、操作流程等等，并可根據流程追蹤獲知公文流轉、批示、處理情況，也可發出催辦指令。此外，由于OA系統用戶覆蓋全學院教職工，相關公文信息可實現快速發送，使公文運轉的流程透明可查，實現公文流程管理的規范化。這樣一來，辦公室的收發文甚至其他事務性管理工作有章可循、有規可依，建立信息安全保障措施，這些優勢都是紙質化公文處理方式無法比擬的。

2.3公文檔案管理更加嚴謹、科學

在辦公室的日常工作中，檔案管理工作十分重要，但是檔案管理的工作繁瑣細致，倘若沒有借助信息化手段，沒有相對固定且專業的檔案管理學人員長期細致的專業管理，很難做到連貫性和規范化。

OA系統的推行使用，為檔案管理提供了科學化管理的平臺。在設置公文處理流程的同時進行分類歸檔，將分散、分批出現的資源信息通過0A系統聯結在一起，改變了傳統檔案數量龐大的紙質材料的收集、整理、歸類的方式。在OA系統中，通過網絡管理員權限設置，根據信息來源單位及類型劃分檔案材料歸檔范圍，將可定期保存的、需永久保存或長期保存的檔案進行篩選并分門別類，或將本地文件不在OA系統中流傳但仍需保存的文件，掃描至系統中歸檔，等于為電子文檔和紙質文檔儲存媒介的轉換提供了一個便利的通道，這就打破了時間、空間的界限，教職工可隨時查閱歸檔信息，更好地掌握各種數據資源，為教學科研工作提供便利。此外，借助0A系統的輔助搜索功能，為文件檢索、查閱提供了便利，解決了人工檢索的繁瑣，節省了人力物力財力。

2.4公文信息傳遞更加及時、全面，共享性更強

在傳統辦公形式下，公文處理主要以紙質形式為主，不但需要專門人員負責裝訂、印刷、復印等各項工作，同時在相同的時間、地點中只有一個人可以進行操作，信息存在著一定的獨占性，如果多人同時需要，就必須一文多印。另外，辦公室作為協調內部事務和對外聯系的樞紐，與各級聯系緊密，通訊方式也在不斷改進，郵箱、QQ、微信等通訊軟件廣泛應用于辦公室的日常工作中。但是，即時性通訊工具一般信息量巨大，信息易被刷屏淹沒，信息容易錯漏、丟失，反饋信息滯后且不易保存。此外，即時性通訊工具的安全性也未能得到保障。

隨著互聯網技術的不斷發展，OA系統作為專業化的公文處理平臺帶來了信息化的辦公方式，優勢也就日益凸顯。目前，我國教育部明確規定，高校所制定的每一項規章制度和年度工作總結、工作計劃以及發展計劃等重大事項需要向外公開。而這些所需要公開的內容，通過使用OA系統，可以實現向系統所有用戶公開，并因為用戶的相對固定，公文信息傳遞可設定自成程序，大大減少了公文信息發布者的工作量，接收人員僅需要登錄系統就可以進行查閱，這樣既節省了紙張，又可以實現信息發布的高效、便捷，在不同程度上加快了信息公開化的進程。同時，在OA系統下，電子公文可實現在相同的地點和時間中供多人閱讀處理流轉，并具備多用戶精細檢索的功能，加強了文件執行的共享性，有效提高文件執行的效率。

2.5OA系統的使用推動了辦公室隊伍的優化

傳統的辦公模式，辦公室工作人員可能需要跑遍每個樓層，才能夠實現文件的分發與傳遞任務，過程較為復雜，工作繁瑣機械，不需要高技能人才，無法達到高效辦公的目的。

OA系統對辦公室人員的工作技能提出了更高更精的要求，辦公室人員不僅需要掌握一定的計算機應用技術，并且要熟悉整個OA系統的業務流程，熟練運用各種文字處理軟件，還要具備現代化信息化的管理理念，不斷適應網絡化的日新月異的要求。因此，辦公室人員需要不斷地接受計算機等專業知識的培訓，時時更新知識儲備，學習和了解新事物，提高自身素質和職業能力，掌握過硬的技術本領，充分利用網絡日新月異的知識積累輔助自己的工作，從而創新工作方式，提高工作效率。

3結語

OA辦公系統功能全面，操作簡單、規范，是高校辦公室信息化辦公的體現，它將學校與各職能部門、各學院內部事務集中在一個平臺上，逐步改進了傳統公文處理模式的弊端，在提高辦公效率、簡化工作流程和降低辦公成本方面起到了重要的作用。隨著高職院校教育信息化的不斷推進以及二級管理的全面深化，辦公室必須不斷推進和完善OA辦公系統的使用，推動辦公室事務的科學化管理，不斷提升辦公室整體工作效率和服務質量，從而更好服務廣大師生。

參考文獻：

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(編輯馬海超)

Effect of the Application of OA System for Office Management Work in Higher Vocational Colleges

CHEN Jieqiong

(Quanzhou Medical College, Quanzhou 362011, China)

Abstract：In the process of promoting informatization campus construction in higher vocational colleges constantly, OA office system comes into being. The effective use of OA office system has innovated work ideas, simplified workflow, and improved work methods. OA system now plays a crucial role in the management of the office work.

Keywords：OA system; workflow; team; work efficiency

收稿日期：2016-03-03

作者簡介：陳潔瓊(1985.06—),女。研究實習員。研究方向：高校行政管理。

中圖分類號：G712

文獻標識碼：B文章編碼：1672-0601(2016)05-0045-03