《城市社區(qū)檔案管理辦法》解讀

民政部：政策法規(guī)司 基層政權(quán)和社區(qū)建設(shè)司 檔案資料館

《城市社區(qū)檔案管理辦法》解讀

民政部：政策法規(guī)司 基層政權(quán)和社區(qū)建設(shè)司 檔案資料館

日前，民政部和國家檔案局根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國城市居民委員會組織法》等法律法規(guī)，共同制定出臺了部門聯(lián)合規(guī)章《城市社區(qū)檔案管理辦法》（國家檔案局、民政部令第11號）（以下簡稱《辦法》），已于2016年1月1日起施行。

《辦法》出臺的背景和意義

《辦法》的頒布實(shí)施，是落實(shí)中辦、國辦轉(zhuǎn)發(fā)《民政部關(guān)于在全國推進(jìn)城市社區(qū)建設(shè)的意見》（中辦發(fā)〔2000〕23號）和中辦、國辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)城市居民委員會建設(shè)工作的意見》（中辦發(fā)〔2010〕27號）精神和要求，加強(qiáng)和改進(jìn)城市社區(qū)建設(shè)的重要舉措，也是貫徹落實(shí)中辦、國辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)〔2014〕15號）和國家檔案局印發(fā)的《國家基本專業(yè)檔案目錄》要求，進(jìn)一步做好檔案工作、推動專業(yè)檔案工作深入開展的一個(gè)重要成果。制定頒布《城市社區(qū)檔案管理辦法》，對于進(jìn)一步規(guī)范城市社區(qū)檔案管理，維護(hù)社區(qū)黨組織、居民委員會、社區(qū)社會組織和居民的切身利益，更好地服務(wù)和諧社區(qū)建設(shè)，具有重要意義。

《辦法》規(guī)定的主要內(nèi)容

《辦法》共二十四條，從堅(jiān)持檔案管理原則、落實(shí)檔案管理職能、完善檔案管理制度、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)、促進(jìn)檔案信息資源共享、加大監(jiān)督管理力度等方面，對城市社區(qū)檔案工作進(jìn)行了規(guī)范。主要包括三部分內(nèi)容：

一是總括性規(guī)定。《辦法》第一條至第八條，規(guī)定了規(guī)章制定的目的和依據(jù)、城市社區(qū)檔案的定義、管理體制、組織領(lǐng)導(dǎo)保障、經(jīng)費(fèi)保障、機(jī)構(gòu)和人員設(shè)立、工作職責(zé)、檔案管理要求等問題，使城市社區(qū)檔案工作建立在依法、規(guī)范的基礎(chǔ)上。

二是具體操作性規(guī)定。《辦法》第九條至第二十條，規(guī)定了城市社區(qū)檔案的歸檔范圍、歸檔要求、整理原則、保管保護(hù)、統(tǒng)計(jì)利用、檔案鑒定、檔案完整性要求、檔案開發(fā)編研、檔案信息化、檔案保密等方面的要求，使《辦法》更具有可操作性，方便基層執(zhí)行。

三是其他規(guī)定。《辦法》第二十一條至第二十四條，規(guī)定了法律責(zé)任、制定實(shí)施細(xì)則、解釋主體和施行日期，明確了在執(zhí)行《辦法》過程中遇到問題的處理途徑。

《辦法》的基本特點(diǎn)

《辦法》著眼于規(guī)范城市社區(qū)檔案管理，扎實(shí)推進(jìn)城市社區(qū)檔案工作和社區(qū)建設(shè)，主要體現(xiàn)出以下三個(gè)基本特點(diǎn)：

一是綜合性。城市社區(qū)工作涉及面廣，情況復(fù)雜，社區(qū)檔案管理是一項(xiàng)綜合性工作。《辦法》根據(jù)實(shí)際情況，按照內(nèi)容、形式的不同，明確將城市社區(qū)工作中形成的文件材料分為文書類、科技類、會計(jì)類三個(gè)大類。《城市社區(qū)文件材料歸檔范圍和保管期限表》作為《辦法》的附件，對每個(gè)類別都列出了納入歸檔范圍的社區(qū)工作文件材料，并根據(jù)社區(qū)工作實(shí)際和保存價(jià)值的不同，將保管期限劃分為永久、30年、25年、15年、10年、5年、3年。

二是針對性。為切實(shí)解決城市社區(qū)檔案工作中遇到的實(shí)際問題，《辦法》有針對性地做出了明確規(guī)定。例如，為了解決很多社區(qū)檔案管理經(jīng)費(fèi)無法保障問題，《辦法》明確要求從社區(qū)的辦公經(jīng)費(fèi)中列支社區(qū)檔案工作經(jīng)費(fèi)，以滿足社區(qū)檔案工作的實(shí)際需要。在日常工作中，社區(qū)在面臨各種檢查時(shí)，通常會拆散相應(yīng)案卷接受檢查，為此，《辦法》強(qiáng)調(diào)，社區(qū)檔案的排列順序一經(jīng)確定，不得隨意拆散和重新組合，確保社區(qū)檔案的完整和安全。

三是實(shí)用性。作為我國首個(gè)針對城市社區(qū)檔案管理的法規(guī)，《辦法》在制定過程中既體現(xiàn)了對城市社區(qū)檔案工作流程、操作規(guī)范等方面的共性要求，又充分考慮了不同地區(qū)城市社區(qū)檔案工作在內(nèi)容、形式、條件等方面的差別，給各地按照本地區(qū)實(shí)際執(zhí)行留出了充足的空間，因此具有較強(qiáng)的實(shí)用性。

附件

城市社區(qū)檔案管理辦法

第一條 為規(guī)范城市社區(qū)檔案（以下簡稱社區(qū)檔案）管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國城市居民委員會組織法》和國家有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱社區(qū)檔案，是指城市社區(qū)黨組織、居民委員會、社區(qū)服務(wù)機(jī)構(gòu)、社區(qū)社會組織（以下簡稱社區(qū)各類組織）和居民在社區(qū)建設(shè)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條 社區(qū)檔案工作在業(yè)務(wù)上接受街道辦事處（鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府）以及檔案行政管理部門和民政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

第四條 社區(qū)黨組織和居民委員會應(yīng)當(dāng)重視檔案工作，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入社區(qū)建設(shè)內(nèi)容，促進(jìn)檔案工作與社區(qū)其他各項(xiàng)工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展。

第五條 社區(qū)檔案工作經(jīng)費(fèi)從社區(qū)的辦公經(jīng)費(fèi)中列支，并應(yīng)當(dāng)滿足實(shí)際工作的需要。

第六條 社區(qū)黨組織或者居民委員會應(yīng)當(dāng)配備專門人員管理本社區(qū)各類檔案，有條件的地方可以設(shè)立綜合檔案室。

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)經(jīng)過檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，調(diào)離工作崗位時(shí)應(yīng)當(dāng)在離職前辦理檔案交接手續(xù)。

第七條 社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員負(fù)責(zé)宣傳、貫徹和執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，指導(dǎo)、監(jiān)督本社區(qū)文件材料的歸檔、整理和移交工作。

第八條 社區(qū)檔案由社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員集中統(tǒng)一管理，任何單位和個(gè)人不得據(jù)為己有或者擅自銷毀。

第九條 社區(qū)建設(shè)中形成的文件材料可以分為文書類、科技類、會計(jì)類等三個(gè)大類，具體的歸檔范圍和保管期限參照本辦法附件。

第十條 社區(qū)文件材料的歸檔，應(yīng)當(dāng)符合以下要求：

（一）歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全、完整、排列有序；裝訂結(jié)實(shí)、整齊；備考表填寫真實(shí)、清楚；歸檔文件目錄或者卷內(nèi)文件目錄明晰、準(zhǔn)確；

（二）歸檔的文件材料中有照片或者復(fù)印件的，應(yīng)當(dāng)圖文清晰；

（三）歸檔時(shí)間：

文書材料于次年6月底前歸檔；

科技文件材料在科技活動結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔；

會計(jì)材料由會計(jì)部門在會計(jì)年度終了后保管1年，于次年3月底前歸檔；

聲像材料在活動結(jié)束或者辦理完畢后隨時(shí)歸檔；

實(shí)物材料及時(shí)歸檔；

電子文件按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894）和《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA / T38）的要求整理。

第十一條 社區(qū)檔案按照下列規(guī)則進(jìn)行分類編號：

（一）文書檔案按照年度-問題（社區(qū)黨建、居民自治、社區(qū)管理、社區(qū)服務(wù)、社區(qū)治安等）進(jìn)行分類，參照《歸檔文件整理規(guī)則》，以件為單位，按年度-問題-保管期限排列編號；

（二）科技檔案中的基建檔案按照工程項(xiàng)目分類整理，按照項(xiàng)目-時(shí)間排列編號；設(shè)備儀器檔案按照型號分類整理，按照型號-時(shí)間排列編號；

（三）會計(jì)檔案按照年度-類別（報(bào)表、賬簿、憑證、其他）分類整理并排列編號；

第十二條 社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員應(yīng)當(dāng)設(shè)立專室或者專柜保管檔案，采取有效的防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲、防磁等措施，確保檔案的完整與安全。

第十三條 檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對檔案及其保管狀況進(jìn)行全面檢查，并形成安全檢查記錄；如有破損、霉變、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或者進(jìn)行其他技術(shù)處理。

對聲像檔案和電子檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，確保檔案可讀可用；有條件的地方要及時(shí)對聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，以利于長期使用。

第十四條 社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員應(yīng)當(dāng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)和移出、保管數(shù)量、借閱和利用效果、銷毀等情況，進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)。

第十五條 社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員應(yīng)當(dāng)建立健全檔案利用制度，為檔案利用創(chuàng)造條件，簡化手續(xù)，提供方便。

利用檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定辦理手續(xù)，并及時(shí)做好利用效果登記。

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真檢查歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)有短缺、涂改、污損情況，要及時(shí)報(bào)告并追查。

第十六條 社區(qū)應(yīng)當(dāng)組織成立檔案鑒定工作小組，對已到期檔案及時(shí)進(jìn)行鑒定。

鑒定工作小組由社區(qū)檔案管理人員和形成檔案的組織的人員（或者居民代表）組成，鑒定后應(yīng)當(dāng)形成檔案鑒定報(bào)告。對失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)當(dāng)清點(diǎn)核對并編制檔案銷毀清冊，經(jīng)過必要的審批手續(xù)后按照規(guī)定銷毀。

禁止擅自銷毀檔案。檔案銷毀清冊應(yīng)當(dāng)永久保存。

第十七條 社區(qū)檔案應(yīng)當(dāng)依法保持齊全完整，不得隨意將社區(qū)檔案拆散、重新組合。

第十八條 社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員應(yīng)當(dāng)圍繞社區(qū)中心工作和居民利用需求，加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，積極開展檔案編研工作。

第十九條 社區(qū)檔案管理應(yīng)當(dāng)積極采用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。

第二十條 涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等內(nèi)容的檔案的保管、利用，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定辦理。

第二十一條 違反國家有關(guān)規(guī)定，對檔案有損毀、丟失以及出賣、涂改、偽造、泄密等情況的，應(yīng)當(dāng)依法追究相關(guān)人員責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

第二十二條 各省（自治區(qū)、直轄市）、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案行政管理部門商同級民政部門，可以結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況制定本辦法的實(shí)施細(xì)則。

第二十三條 本辦法由國家檔案局和民政部負(fù)責(zé)解釋。

第二十四條 本辦法自2016年1月1日起實(shí)施。