企業科技檔案標準化問題的應對之策

文/陳 寒

企業科技檔案標準化問題的應對之策

文/陳 寒

“無規矩不成方圓”，這里所說的規矩，就是檔案工作中的標準。對于科技檔案工作來說，只有實行標準化，才能更好的管理科技檔案，做好科技檔案工作

科學技術的發展，隨之產生的科學檔案數量以幾何倍數的速度在增多，而科技檔案的內容、格式、載體形式等也復雜多樣。對于科技檔案工作來說，只有實行標準化，才能更好地管理科技檔案，做好科技檔案工作。

一、標準化對檔案工作的影響

1.歸檔的效率與質量

科技文件（檔案）產生于復雜多樣的科技生產活動之中，因其產生領域復雜多樣，其格式與載體形式也是多種多樣，如果移交給檔案部門的科技文件沒有一個統一的標準，檔案人員在面對這些科技文件時，因專業的限制，對其分類整理的難度加大，使得歸檔效率大大的降低，減緩科技文件轉化為科技檔案的速率，影響歸檔的科技檔案質量。比如：與基建項目設計配套的一些紙質材料、光盤、模型等科技文件，如果沒有加以標準化限制，每份科技文件的生產者都按自己的套路走，會產生形形色色的科技文件，這樣就會加大科技文件（檔案）的整理難度，減緩文件轉化為檔案的效率，影響歸檔的科技文件的質量。

2.信息的交流與共享

不同的科技文件產生于不同的技術與環境之中，某些科技文件對其產生時的技術和環境有著特殊依賴性，倘若不對這些科技文件施以標準化，那么，不論是在歸檔前的交流，亦或是歸檔后的共享，都是十分不便的。

比如：對于建筑設計單位來說，一張CAD圖紙可能產生于較高版本的AutoCAD軟件，在前期的交流中，持有低版本AutoCAD軟件的用戶就很難打開這張CAD圖紙；同樣是CAD圖紙，某些人可能在其電腦上安裝了個別其他人沒有的字體，其他的人打開這張CAD圖紙可能就會出現信息不全的情況，這就影響了歸檔之前科技文件的交流。這樣的CAD圖紙如果歸檔，之后利用時同樣也是困難重重，只有還原當時CAD的產生環境以及相關技術需要，才可能完整的再現CAD圖紙的原貌，否則就可能出現信息丟失的問題，不利于科技檔案的共享。

二、標準化建設問題的應對策略

標準化，是科技檔案工作基本的要求之一，做好科技檔案的標準化，才能做好科技檔案的收集、整理、鑒定、利用等工作。

1.做好標準化的制定和宣傳工作

對于一個建筑設計單位來說，在其生產過程中產生的主要的科技檔案就是圖紙及其配套的文件資料，為了更好地做好檔案的收集、整理等工作，就應該結合實際工作需要制定合理的標準化制度，并且要進行相應的宣傳及培訓，要讓每一個生產設計人員以及歸檔人員都清楚歸檔的相關規定和流程，要求各個部門扎實地做好屬于自己的基礎工作,整個歸檔過程做到有規可行，每個環節緊扣在一起，這樣才能更好地提高歸檔效率與質量。

再比如：對于一個建筑檔案接收管理者來說，在接收生產過程中產生的文件資料時，就要求制定嚴格的實施歸檔的標準化制度。首先要求歸檔的文件資料,各工種計算書、質憑單、地勘報告、甲方提供的資料等必須齊全，按照規定整理，歸類，并且相關負責人必須確認簽字；其次統計員按照數量，工種，以及規定填寫設計項目歸檔單，待接收管理員都核對無誤后，才可以依次驗收、簽字、整理、歸類、登賬、系統錄入。如果有特殊情況，也必須要有相關的負責人的說明簽字，才能接收。這些標準化的制定，其實就是在日常的工作中，養成良好的歸檔習慣，踏踏實實做好自己的基礎工作，為收集、整理、借閱檔案奠定基礎。

2.強化崗位人員素質，增強服務意識

目前,檔案標準化管理工作的技術更先進，內容更豐富，分工更專業、更明確，這就為檔案管理人員的素質又提出了新的要求。

檔案管理人員要非常熟悉了解企業檔案標準化工作的各項規章制度，只有自身掌握了標準化制度，才能更好地傳遞信息，才能更準確地接收各個生產過程中產生的科技檔案，如果有不標準不合格的歸檔資料（特殊原因除外），應該直接拒絕，待歸檔人員重新完善后再接收；其次，要做好科技檔案標準化工作，檔案管理人員還必須要強化服務意識，提高服務水平，檔案工作就是服務，以服務為核心，從而更好收集整理保管檔案。在信息化發展的時代，要在工作中，不斷地發現問題，解決問題，不斷地嘗試創新，一切以標準化制度為基礎，做好科技檔案的標準化建設，使科技檔案工作水平更上一個臺階。

（作者單位：中國建筑西北設計研究院有限公司）