白水縣防洪工程項目檔案管理的思考

文/劉小娟

白水縣防洪工程項目檔案管理的思考

文/劉小娟

防洪工程項目在建設(shè)過程中都各自形成了一整套工程檔案,這些工程技術(shù)資料是工程建設(shè)過程中技術(shù)成果和運行管理的記錄，也是工程最終竣工驗收的依據(jù)，不僅在工程建設(shè)過程中起著重要作用,而且在工程項目竣工以后的工程管理、改造等方面都起著不可替代的重要作用

白水縣位于陜西省關(guān)中東北部，地處渭北黃土臺塬與陜北高塬的過渡地帶，境內(nèi)河流主要有洛河、白水河等大小河流11條，多年平均降雨量580mm，最大年降水量 899.8mm，最小年降雨量329mm。降雨的年內(nèi)及年際分配不均，變化較大，6～9月份的降水量占全年的60%左右，常以大雨、暴雨形式出現(xiàn)，且暴雨具有量大、強度高、歷時短和易形成雨洪的特點，對白水縣境內(nèi)防汛工作潛在危害性極大。白水縣在防洪工程建設(shè)中積累并保存了大量的防洪工程檔案,已成為珍貴的防汛史料,發(fā)揮著顯著的社會效益和經(jīng)濟效益。近年來,隨著極端氣候條件的頻繁發(fā)生，防洪形勢的愈發(fā)嚴(yán)峻,做好防洪工程檔案的管理愈顯重要和緊迫。

一、白水縣防洪工程項目檔案管理現(xiàn)狀

白水縣目前共建成城區(qū)倉頡路排洪工程、縣城東北部排洪工程和杜康工業(yè)園區(qū)排洪工程三處大的防洪工程，2013年又建成白水河城關(guān)鎮(zhèn)段防洪工程。三處防洪工程分別位于縣城區(qū)南部、城區(qū)東北部和杜康蘋果科技產(chǎn)業(yè)園區(qū)，為全縣東西南北四個方位構(gòu)筑起全面的防洪工程體系，城關(guān)鎮(zhèn)段防洪工程又為我縣縣城南部再筑屏障，近年來，在防汛工作中起到了巨大作用，切實保護了全縣人民群眾生命財產(chǎn)安全。這些防洪工程項目在建設(shè)過程中都各自形成了一整套工程檔案,這些工程技術(shù)資料是工程建設(shè)過程中技術(shù)成果和運行管理的記錄，也是工程最終竣工驗收的依據(jù)，不僅在工程建設(shè)過程中起著重要作用,而且在工程項目竣工以后的工程管理、改造等方面都起著不可替代的重要作用。

近年來，隨著國家水利工程建設(shè)管理的不斷規(guī)范，工程檔案也隨之不斷走向規(guī)范管理的軌道，為了搞好防洪工程檔案整編和管理工作，白水縣防洪工程建設(shè)辦公室將工程檔案資料整編工作納入工程建設(shè)管理的全過程，嚴(yán)格按照水利水電工程建設(shè)的相應(yīng)要求，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分單位管理，要求工程參建各方明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對施工過程中形成的資料，及時收集，交項目辦公室資料員專人統(tǒng)一管理，并造冊登記，要求紙張規(guī)格一致，圖紙折疊尺寸大小一致，并采用統(tǒng)一文件檔案盒收裝，工程竣工驗收后，對工程技術(shù)檔案集中編目整理歸檔。然而，由于長期以來工程重建輕管的管理頑疾和弊病，白水縣防洪工程檔案資料在使用過程中仍存在諸多問題。

二、防洪工程檔案管理存在問題

1、檔案資料內(nèi)容缺失或重復(fù)，完整性差

在查閱倉頡路排洪工程資料中發(fā)現(xiàn)沒有項目可行性研究上報文件,前期人、機、材報審材料、原材料MA檢測報告單不全;縣城東北部排洪工程施工過程資料不完備，缺乏單元評定原始檢測數(shù)據(jù)資料，缺少混凝土開倉報審資料；杜康工業(yè)園區(qū)排洪工程中排洪涵洞的施工圖有重復(fù)，但內(nèi)容有不同，難以分辨，土方回填資料缺少土壤干密度試驗報告,這些都為工程以后的管理運行帶來不便。

2、歸檔資料標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，規(guī)范性差

有些檔案資料中有涂改、使用圓珠筆、鉛筆現(xiàn)象，書寫潦草，個別字體難以辨認(rèn)；有的圖面變更超過1/3，超出杠改要求范圍，但仍在圖紙上隨意劃圈修改；監(jiān)理資料中約有20% 使用了施工單位的送審資料復(fù)印件，而不是原件；有些施工單位送交的資料編碼混亂且不連續(xù)，圖紙折疊不規(guī)范、大小不一，部分變更和單元工程評定資料簽字手續(xù)不齊全等等。

3、檔案室硬件不完備，安整性差

由于投入不足，檔案室設(shè)施過于簡陋，缺乏必要的檔案裝具和設(shè)備，影響科學(xué)分類擺放，有圖紙和文字資料混裝混存現(xiàn)象，聲像資料不能分離保存，給查閱帶來不便。日常殺菌消毒等消耗用品偶爾斷檔，無空氣凈化設(shè)備，檔案保管環(huán)境難以保障。

三、存在問題的原因

1、項目單位對檔案工作認(rèn)識不到位

項目單位在施工中重建設(shè)、輕資料，檔案管理規(guī)章制度形同虛設(shè)，對檔案資料收集管理工作的重要性缺乏認(rèn)識，看不到規(guī)范的檔案管理對水利工程使用、維修和水利工程科技進步的重要作用。檔案資料的收集、形成過程作為水利工程建設(shè)的一部分，未能真正列入到施工項目法人的組織機構(gòu)，檔案管理人員得不到參建單位的重視、理解與尊重，一些檔案標(biāo)準(zhǔn)要求難以貫徹。施工單位只注重現(xiàn)實經(jīng)濟效益,對檔案工作在人力、物力上投入甚少，盡不到檔案資料整理的責(zé)任與義務(wù)。

2、施工技術(shù)人員缺乏歸檔責(zé)任心

施工技術(shù)人員對檔案資料在日后運行管理中的作用認(rèn)識不足，有的技術(shù)人員圖自己方便將資料據(jù)為己有，不積極歸檔；施工單位兼職資料員居多，工作中往往忙于工程建設(shè)而忽視了檔案資料的收集整理，不主動對各階段形成資料進行跟蹤收集；有的資料員責(zé)任心不強，對資料隨手無序存放，沒有安全與保密意識；有些檔案人員在工作移交時不按規(guī)定辦理正常移交手續(xù)，造成資料殘缺不全，收集不完整。

3、施工單位資料員檔案管理素質(zhì)偏低

施工單位資料員缺乏必要的檔案基本知識，不重視原件的收集保管,不熟悉檔案收集的范圍，把一些重要資料無意散失，把一些不合規(guī)范的資料夾雜進來；不會運用科學(xué)方法，及時消除技術(shù)檔案損毀的隱患，造成工程技術(shù)檔案不能安全、安整的保管；有些檔案管理人員長期以來憑傳統(tǒng)經(jīng)驗管理檔案，不重視日常資料收集整理，遇到上級檢查或者驗收才突擊倉促整理歸檔，面對越來越多、越來越復(fù)雜的檔案工作，顯得力不從心又難以保證資料質(zhì)量，更加不能適應(yīng)水利工程檔案管理這一科技含量相對較高的工作。

四、防洪工程檔案管理應(yīng)采取的措施

1、增強防洪工程檔案管理法規(guī)意識

防洪工程建設(shè)的項目法人是歸檔工作的第一責(zé)任人，工程技術(shù)人員和各參建單位是歸檔工作的直接責(zé)任人，建設(shè)單位要承擔(dān)起集中統(tǒng)一管理的職責(zé),協(xié)調(diào)好關(guān)系,確保水利工程建設(shè)檔案收集的準(zhǔn)確性、完整性,以及整理、歸檔的規(guī)范化，要將防洪工程檔案工作作為防洪工程建設(shè)與管理的不可缺少的重要內(nèi)容。無論是項目法人、工程技術(shù)人員、監(jiān)理人員、管理人員,還是檔案管理者,都要增強檔案管理的法律法規(guī)意識，深入學(xué)習(xí)貫徹落實《檔案法》，做到思想上與工程建設(shè)同等重視，時效上與工程建設(shè)同步推進，質(zhì)量上與工程建設(shè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),努力增強貫徹落實《防洪工程驗收規(guī)程》和《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》的自覺性。

2、保障防洪工程檔案工作的投入力度

檔案管理機構(gòu)作為檔案專項驗收部門，要全面貫徹《關(guān)于加強防洪工程建設(shè)項目開工管理工作的通知》精神,加強工程檔案資料收集整理的監(jiān)管工作，隨時對工程檔案管理工作進行監(jiān)督檢查和指導(dǎo)，按照“誰驗收誰審批,誰使用誰管理”的原則開展工程檔案管理工作，工程建設(shè)單位要切實保障檔案管理的必要投入,配備檔案裝訂整理的專業(yè)用具，配置專用房間，購置架柜、電腦等硬件設(shè)施，做好照明、避光、防火、防霉、防蛀等措施。

3、提早制定工程檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

檔案工作貫穿于工程建設(shè)的各個階段,要做好防洪工程檔案管理工作，就要有針對性地加大對防洪工程檔案管理工作的檢查和指導(dǎo)力度，從工程招投標(biāo)階段開始就制定檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求和管理規(guī)章制度，保證工程檔案質(zhì)量與管理規(guī)范。工程建設(shè)過程中，檔案工作必須實行同步管理,必須把檔案管理工作滲透到工程建設(shè)前期、簽訂施工合同和工程檢查評定驗收各個階段，才能確保工程建設(shè)檔案收集的準(zhǔn)確性、完整性。

4、提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

防洪工程檔案資料包含文字、表格、照片、聲像、圖紙等各種載體資料，從事防洪工程檔案工作的人員，不但要懂得文書檔案管理，還要懂得水利科技知識及與工程相關(guān)的一些專業(yè)技能。所以在工程建設(shè)中應(yīng)同步加強對工程各參建單位檔案人員進行培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，為今后建檔工作奠定基礎(chǔ)，具體來說，一是加強水利工程專業(yè)知識培訓(xùn)，便于檔案資料的科學(xué)鑒分和歸檔；二是加強計算機檔案管理系統(tǒng)培訓(xùn)，便于檔案資料檢索效率，提高查準(zhǔn)率與查全率；三是加強圖紙聲像等資料保管辦法的學(xué)習(xí)，以提高檔案管理水平，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理有一個切實的保障。

防洪工程檔案資料是防汛工作查考、決策的重要依據(jù)，關(guān)系著人民群眾的生命財產(chǎn)安全。在發(fā)生洪澇災(zāi)害時,水利工程技術(shù)人員可以通過調(diào)閱這些檔案和觀測數(shù)據(jù)，第一時間制定工程維修方案并快速實施，使災(zāi)情降到最低，損失得到最大的控制。因此,管理好防洪工程檔案,使其在工程建設(shè)和管理中充分發(fā)揮作用,是各級領(lǐng)導(dǎo)和防洪工程檔案工作者的責(zé)任和義務(wù)。

（作者單位：白水縣防汛抗旱農(nóng)田基建指揮部辦公室）