淺談基層檔案管理工作

■邢永敏

淺談基層檔案管理工作

■邢永敏

基層單位的檔案管理工作是整個檔案工作中的一個重要組成部分，是真實再現基層工作歷史原貌的重要載體，其收集和整理程度與水平如何，直接影響著能否充分利用檔案有效地發揮作用。作為一名基層檔案指導人員，我認為基層檔案部門普遍存在意識缺乏、隊伍不穩定、收集歸檔不齊全、不完整的問題。就我市的檔案管理存在哪些問題，如何能達到規范化、標準化、現代化，談點個人認識。

一、基層檔案館管理現狀

1.領導認識不到位，管理意識淡薄。作為一名基層檔案工作者，我認為全市有很大部分的單位領導沒有真正重視檔案工作，檔案工作仍存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的情況。單位的年度工作計劃總結中很少提到檔案工作，使其不能與其他工作同步規劃、同步發展，這是普遍存在的問題。一個單位檔案建設的好壞，直接反映出領導的重視程度，2006年我市某局因領導不重視導致檔案不按時接續，檔案丟失等現象，被衡水市檔案局給予處罰。還有一些部門檔案建設所需的人力、財力、物力很難到位，這也直接影響整個單位對檔案的重視程度。更認識不到檔案在社會和人民群眾生活中的重要性和必要性等。這種思想嚴重影響了檔案事業的發展。

2.檔案室管理機制和設施不健全。到目前為止我市還有20%的單位沒有設立獨立的檔案室，和行政辦公室在一起；還有的單位雖設立了檔案室，但里面堆放各種雜物，裝具不足，木質檔案櫥具仍在使用。管理制度形同虛設沒有執行落實，沒有真正實現檔案的統一保管，文書、會計檔案立卷后各行其是。這即給檔案保管和利用帶來了諸多不便，又對安全保密工作留有很大隱患。

3.檔案人員隊伍不穩定，專業知識不高，檔案制度不健全。冀州市所轄范圍內的10個鄉鎮多數都沒有專職檔案人員，誰上班來的最晚誰就管檔案。檔案管理人員還存在一身兼多職，沒有時間系統學習檔案業務知識，使其不能規范整理本單位大量的檔案資料，有時也只是應付而已。造成本單位檔案資料收集不全，整理不及時，文件資料堆積如山，檔案管理混亂等。借出的檔案又不履行任何手續，時間一長檔案資料就不知去向，雖建立了一些管理制度，卻流于形式執行不嚴。人員的頻繁更換，使許多檔案管理人員沒有長遠的思想觀念，更談不上鉆研檔案業務知識，所以檔案業務知識貧乏，管理水平跟不上，很大程度上制約了檔案管理工作水平的整體提高。

二、解決我市檔案工作中存在問題的措施

1.加強基層領導對檔案工作的認識，讓領導從思想上認識到檔案的重要性。領導的重視是做好檔案室管理工作的前提。爭取領導的支持主要有兩方面：一方面要找準檔案工作與經濟建設和社會發展的結合點，用工作效果的不可替代來爭取領導和社會重視，讓領導及群眾認識到檔案的重要性；另一方面要主動爭取領導和有關部門的支持，采取有效的宣傳形式，讓更多的領導和部門了解、重視檔案工作。今年冀州市人民政府辦公室把檔案管理工作納入全年工作的重要議事日程，并擺在更加突出位置，與其它工作同部署、同考核，考核結果作為年終個人評優評先的重要依據之一。同時，還印發了冀州市《關于做好2016年度檔案工作的通知》。不斷加大檔案工作的宣傳力度，增強全員檔案意識，使廣大人民群眾真正認識檔案工作的意義和作用，積極支持檔案工作，促進和提高基層檔案室的建設工作。

2.加大基礎設施投入。檔案事業的發展必須靠政府的投入。各級領導在檔案工作上要舍得投入，各級機關要積極爭取上級部門和財政的支持。今年5月我市政府同意了冀州市檔案館的建設項目，總投資1210萬元，項目占地3752.03平方米，總建筑面積5071.52平方米，購置設備37臺（套），目前項目前期工作已經展開。各個單位也應逐步將檔案工作經費做到年初的預算中，高標準嚴要求建設好規范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好“七防”等配套保護措施，確保檔案安全管理，不丟失，不破損。有條件的單位還可以添置空調、電腦、掃描儀、監視器等設備，進一步提高檔案信息化管理水平。

3.提高檔案管理人員素質。檔案管理既有實踐性，又具有理論性，既具有完整性，又具有系統性，它對檔案員思想素質、業務素質都有很高的要求。首先，舉辦檔案業務知識培訓班是從根本上提高檔案人員專業技術水平和實際工作能力的有效途徑，聘請有關專家就檔案有關知識和問題進行授課，并現場講解，對全面推進檔案管理規范化發揮著很大的作用。今年5月份我市舉辦了一次大規模的業務培訓，每個單位至少1人參加了培訓，還有的單位多人參加；4月份我市檔案局的業務指導人員和10多個單位的檔案員還參加了河北省檔案局在衡水舉辦的培訓班。其次，做到各部門檔案工作責任到人，是保證檔案工作順利開展的基礎。在深入基層摸清底數的基礎上，主動加強與各機關、企事業單位的聯系，明確主管領導，選拔一批政治素質高、業務能力強的人員充實到檔案隊伍中，夯實基層檔案管理的力量。

4.加強檔案法制意識的培育與提高。檔案法制意識是指要求依法管理國家檔案事務的思想觀念，檔案人員必然具有檔案法律至高無上的思想觀念，一旦全社會成員普遍樹立起檔案法制觀念，必然產生運用法律管理檔案、維護檔案安全的強烈要求。首先要大力普及宣傳《檔案法》和《河北省檔案工作條例》，宣傳依法治檔的先進典型，增強全社會的檔案意識。6月9日國際檔案日，我市檔案局的同志們走上街頭發放檔案宣傳5000余份，大大提高了人們對檔案的認識。其次檔案主管機關要強化檔案執法主體意識，加強檔案執法力度，真正做到有法必依、執法必嚴、違法必究。衡水市局每年的執法檢查使許多單位提高了認識。

（作者單位：冀州市檔案局）