血站檔案管理工作探索與思考

■劉素珍

血站檔案管理工作探索與思考

■劉素珍

血站檔案是指在采供血業務工作和行政管理工作中所形成的具有保存價值的以文字、圖像等形式為載體的原始資料。包括采供血業務記錄、行政管理文書以及基建、設備管理、科研等形成的各種的歷史文件和記錄。這些檔案具有原始憑證作用，對研究血站發展規律，總結血站管理經驗，推動血液醫學科學技術發展，都具有重要的參考價值。

一、當前血站檔案管理工作現狀

1.檔案管理信息化進程緩慢，缺乏統一規范的行業管理標準

經筆者對河北、河南、廣東等數十家血站進行調查了解，血站檔案管理信息化程度普遍較低，目前大部分血站雖都在應用計算機輔助管理檔案，但主要局限于目錄檢索，沒有建立全文數據庫。建立檔案全文數據庫，實現血站檔案管理信息化是一項周期較長、難度較大的系統性工程，將面臨工作面廣、業務量大，資金需求多，專業技術人才緊缺等實際困難。此外，由于血站系統尚沒有統一規范的行業檔案管理標準，各地血站各有各的檔案管理模式，使用的檔案管理軟件也是五花八門，為規范血站檔案管理信息化工作，降低血站檔案管理信息化研發成本，亟需在國家或行業層面對血站檔案管理信息系統進行規范和研發。

2.歸檔整理模式和文件處置存在弊端，對非紙質檔案重視不夠

目前，血站系統檔案歸檔整理模式存在的弊端，一是不少檔案資料特別是紙質記錄表單和文書往往年末一次性清理上交，集中歸檔，這直接導致了檔案庫檔案員年終工作量和工作強度成倍增加，易造成分類立卷工作質量下降；二是多數血站偏重于紙質業務檔案的管理，對電子檔案、計算機軟磁盤、光盤、軟件、電子照片等非紙質檔案的管理還需進一步加強和規范；三是對于不歸檔文件材料，如重份文件、未成文的草稿和其他文字材料等，往往被忽視而沒有納入檔案管理范疇，易因保管、使用和處置不當而造成丟失。

3.檔案信息資源開發利用率不高

據調查，血站中普遍存在檔案管理者只滿足于檔案收集、管理，而針對檔案信息資源的編研、統計分析等二次或三次開發利用率偏低。編研成果也多為“大事記”“組織機構沿革”等查考性材料，使用只是查閱資料，形式過于單一，對采供血業務工作中具有參考與指導作用的編研成果還不夠多，許多珍貴的血站檔案材料和業務檔案處于“沉睡”狀態，利用率不高，價值體現不足。

二、血站檔案管理和使用工作的幾點探索

1.開發建立檔案智能化管理系統

盡快出臺全省或全國統一的采供血機構檔案分類規則和行業標準等制度，統一血站檔案管理模式和標準；開發全省或全國統一的檔案管理軟件系統，建立血液檔案全文數據庫。一是通過對現有紙質檔案電子錄入和業務信息資料的轉化，對每卷紙質業務檔案加貼條形碼，構建電子存儲、類目編排；二是開發采血、供血雙套系統數據兼容技術接口。綜合“業務管理系統”和“檔案管理系統”，形成獻血者個人信息數據，實現電子檔案與紙質檔案相匹配的二級類目自動組卷、排序；三是提升防火墻技術，保護信息安全，防止獻血者信息外泄，以保護隱私；四是實行數據備份第三方保管，確保系統數據安全。

2.以ISO9000質量管理體系為框架建立血站檔案管理體系

ISO9000 作為一種先進的體系化管理理論，適用于所有行業的原則性標準，規定的程序較少，其宗旨和目標與“一法兩規”一致。血站可以以ISO9000為框架和標準，按照其自身特點和要求，創造性地進行檔案管理體系設計，建立具有自己組織特色的檔案管理體系并加以實施，從而有助于自身管理水平的提高。嚴格過程管理，按照質量體系文件規定的規范化方式去完成每一項業務工作和管理工作，確保全過程受控。確保血液采集、制備、檢驗、儲存、發放等過程不發生質量差錯，產品符合國家相關標準的要求。將血站檔案管理納入崗位責任制，并定期對其落實情況進行監督考核，充分調動檔案工作人員積極性，從而促進檔案工作適應當前形勢，更好地為采供血事業發展和血站經濟建設服務。

3.注重檔案信息資源開發利用，服務于血站中心工作

要想充分發揮血站檔案的潛在作用，使其服務于血站中心工作，就必須進一步注重檔案信息資源的開發利用，積極開展深層次的檔案編研工作。可以成立專門的編研機構，配備編研人員，加強編研工作的制度建設，為編研工作的開展提供必備條件。血站檔案工作者應該更新觀念，既要制定好編研規劃，又要適時調整編研選題，不斷拓展服務領域。在編研過程中要充分與業務人員進行交流探討，共同完成對檔案材料的深層次加工編研。血站檔案的編研工作要緊緊圍繞血站的中心工作，為領導的工作決策，提供依據。

4.加快人才的培養和引進，不斷提升檔案人員的業務素質

加快人才隊伍的培養和引進，實現血站檔案管理工作的專業化和現代化。血站領導應重視檔案管理人員的配備和培養，將檔案管理知識培訓列入每年的繼續教育項目，有計劃地開展單位內部和行業內部檔案專業培訓工作，讓血站檔案人員系統地、全面地學習檔案專業知識、了解檔案事業發展新狀況。隨著血站信息化建設步伐的加快，血站電子檔案材料已開始成為當前檔案較普遍的載體形式。因此，血站檔案人員不僅要自覺加強對檔案專業知識和采供血專業知識的學習，還要努力使自己成為具備既懂檔案管理又懂信息技術，知識結構合理的復合型、高素質檔案管理人才，不斷提高血站檔案信息化水平。

（作者單位：邯鄲市中心血站）