高校檔案管理實務中若干法律問題的探討

■王 力

高校檔案管理實務中若干法律問題的探討

■王 力

自1987年頒布施行《中華人民共和國檔案法》（1996年修訂，以下簡稱《檔案法》）以來，我國檔案工作法制化建設逐漸步入正軌。隨著我國高等教育事業快速發展，2008年教育部、國家檔案局聯合頒布《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》），為高校檔案管理工作提供了必要的制度保障。前者作為全國人大常委會制定的普通法律普遍適用于全國檔案工作；后者作為教育部部門規章則具體適用于高校系統的檔案工作。一般而言，這兩部法律法規的頒行基本上奠定了高校檔案管理的法律制度規范。

隨著我國改革開放事業的不斷深入，社會經濟生活變得更加多樣化、復雜化，檔案管理中涉及的法律問題也引起部分學者的關注。張世林在《檔案利用活動中的法律問題研究》中，對檔案利用活動中的法律關系、法律責任、檔案所有權、檔案著作權、公民隱私權、信息知情權等問題進行了較為深入的探討。其對于厘清檔案利用活動中所涉及的諸多法律問題有著十分重要的意義。

在高校檔案管理的研究中，連念的《學位論文檔案開發利用中若干法律問題探討》較早地注意到學位論文檔案所涉及的一些法律問題。該文就學位論文檔案的所有權、著作權等諸多法律問題進行了分析、探討，提出“要完善各方面的法律法規”，來“協調社會利用、學校權益和學位論文權益保護這3方面的矛盾”，以便更好地利用學位論文檔案。此后，研究者較多地從宏觀角度對高校檔案管理中存在的困境進行分析、探索，希望從“提高法治意識”“健全法規體系”“加強執法力度”等方面入手來促成高校檔案法制化建設進程。至于從檔案管理實踐層面以及具體法律層面來探討高校檔案法制化建設的研究則明顯不足。因此，本文擬就當前高校檔案管理實踐中遇到的幾個法律實踐層面的問題提出探討，以就教于方家。

1.信息安全問題。身處信息化時代的我們在享受信息帶來便利的同時，信息安全性的問題越來越受到關注。正如學者指出的那樣“信息技術的無孔不入，使人們對自身隱私的安全又有一種岌岌可危之感；檔案利用活動中對隱私的保護不斷受到權利的干擾、技術的沖擊等因素的影響，在二者之間找到平衡的支點，只有法律的制衡”。對于高校檔案管理工作而言，浩瀚的學籍檔案資料牽涉到成千上萬條的個人信息，一旦管理不慎就會造成不可想象的后果。然而，既要保障這些信息的安全，又要不妨礙正常查檔工作的開展，這著實需要相關法律法規的明確支持。

在查詢學籍檔案的過程中，首當其沖的是查檔者身份識別問題。根據《檔案法》第十九條“中華人民共和國公民和組織持有合法證明，可以利用已經開放的檔案”及《管理辦法》第二十八條“凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關登記手續后，均可以利用已公布的檔案”兩項規定，查檔者只要持有合法證明即獲得查檔主體資格，就可以進行相關檔案的查詢工作。這對于有檔案公開目錄的國家、地方綜合檔案館而言，這一規定的操作執行并不太難。因其提供查詢利用的檔案在公布之前均已經過必要的審查，對于可能侵犯國家、集體、個人權益的檔案已做過相應的處理，檔案管理者只要依法依歸審查身份即可，不必考慮過多后果。然而，在高校學籍檔案的查詢過程中問題就不是這么簡單了。

當前，部分企事業單位在招聘人員之前會委托一些職業背景調查機構對候選人進行調查，被調查人在高校學習期間的信息自然是其中的一部分。但就高校檔案部門現有的技術手段而言，對這類機構出示的證明進行合法性審查則比較困難，而相關法律法規又沒有針對這一現象做出相應的明確規定。此外，2010年7月1日施行的《中華人民共和國侵權責任法》（以下簡稱《侵權責任法》）第二條明確指出所保護的“民事權益”包括“隱私權”。按照通說觀點，未經公民許可，而公開其個人信息，即侵犯其隱私權，應當承擔侵權責任。因此，若遇到不法機構偽造證明后取得查詢者主體資格，再利用被調查人的相關信息從事不法活動，這不僅會給當事人造成不可估量的損失，而且也可能使高校檔案部門承擔相應的法律后果。由此，筆者認為應當對這一問題在法制層面上進行相應的補充，如增加被調查人授權等內容以便與《侵權責任法》相銜接。

2.出具檔案證明問題。盡管當前檔案法律法規基本明確了高校檔案工作中“收、管、用”各個環節的職責范圍，但在某些具體細節上并未見有相應配套性的細則出臺。以出具檔案證明類文書為例。《管理辦法》第三十二條規定“高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構”。該規定在帶來“賦予了高校檔案機構在高校檔案證明中唯一的合法地位”及“有效增強了高校檔案工作的權威性，避免了現實管理中不必要的多頭管理以及‘證’出多門的現象發生”等積極意義的同時，也給高校檔案機構帶來“剪不清，理還亂”的矛盾。

作為一項常規工作，各高校檔案部門肩負著學籍、檔案轉移、家庭關系等多門類檔案證明的出具。“凡是已成為歷史的相關證明就應當由檔案館出具”——成為高校辦學活動中利益相關人（包括師生員工及其親屬等）的具體認識。從某種角度而言，這一認識無可厚非，但在具體實踐中，其卻是值得商榷的。

現實中，部分利用者所需的材料原先就不存在或者原形成單位未予歸檔，而他們在主觀上卻認為此類材料肯定存在且就在檔案部門。若檔案機構未能達到利用者的預期需求，他們就會認為是檔案部門推諉、不作為，甚至認為檔案部門未能遵守相關檔案法規的要求。由此造成許多不必要的矛盾。在具體工作中，檔案工作人員只能耐心地做好解釋工作，而無任何法律法規予以支持。更具吊詭意義的是，原本旨在加強高校檔案機構權威性的法規，竟然還會使其保護的一方不經意間背負起“違法”的罪名。這恐怕絕不是立法者的初衷。

因此，筆者認為作為具體適用于高校檔案工作的《管理辦法》應充分考慮到這一實際情況，在今后修法的過程中能夠對出具檔案證明類文件的職責范圍進行明確，如增加檔案部門僅能根據已移交檔案中的記載開具相應的證明文件等條款。同時還最好引入義務性規范指引，如若館藏檔案中沒有相應記錄，應當告知查詢利用者向原檔案形成單位咨詢等內容，以達到權利與義務的平衡。

3.偽造、編造檔案問題。《檔案法》第二十四條對具有“涂改、偽造檔案的”行為進行處罰的規定。1）其一般處罰標準為“由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任”。2）對利用檔案館的檔案中，犯該項的則“由縣級以上人民政府檔案行政管理部門給予警告，可以并處罰款；造成損失的，責令賠償損失”3）企業事業組織或者個人犯該項的則“由縣級以上人民政府檔案行政管理部門給予警告，可以并處罰款；有違法所得的，沒收違法所得；并可以依照本法第十六條的規定征購所出賣或者贈送的檔案”。《管理辦法》第四十條規定“高等學校應當對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。”

相比之下，《檔案法》對違法主體進行相應的區分，其處罰就較有針對性，而具體適用于高校檔案管理的《管理辦法》則明顯存在指向不明確的困境。但若直接按照《檔案法》的規定對變造、偽造高校檔案的違法主體進行處罰時，就會發現，真正享有處罰權的主體是“縣級以上人民政府檔案行政管理部門”。事實上，在實踐中也鮮見“縣級以上人民政府檔案行政管理部門”對變造、偽造高校檔案進行處罰的事例。究其原因，筆者認為在現行檔案法律制度下，違法者變造、偽造高校檔案（如學歷證明、成績單等）所侵犯高校權益的成本要遠遠低于高校啟動一場處罰違法者的成本。

由此，部分利用者抓住這一機會，通過一定的技術手段偽造、變造檔案在外“招搖撞騙”，高校檔案部門既不能沒收，又不能處罰，只能被動地等待其他部門發現來再來證偽。這不僅反映了利用者偽造、變造高校檔案的違反成本低，而且也反映出高校檔案管理部門的弱勢地位。當然，若具體適用于高校檔案工作的部門規章能夠賦予高校一定的處置權利，筆者認為這一問題就會迎刃而解。

通過對高校檔案工作實務中出現的信息安全、出具檔案證明、偽變造檔案三項內容的探討，我們不難發現當前檔案法律法規在處理這些問題上仍存有一定瑕疵。當然，隨著《檔案法》修訂工作的開展，高校檔案法制化建設道路也將趨于完善。因此，筆者希望通過前述的分析、探討能夠對今后高校檔案法律法規體系的建設有所裨益。

（作者單位：華東理工大學檔案館）