信息化視角下高校畢業生檔案管理幾點建議

■高建明

信息化視角下高校畢業生檔案管理幾點建議

■高建明

當前，信息化技術高度發達，信息化技術的廣泛應用不僅提高了工作效率，更大程度上方便了我們的生活，使得我們的生活方式也得以改變。但在筆者工作的高校畢業生檔案管理工作領域，許多環節還是依賴純粹的人工處理，效率低、易出錯，在信息化技術日益普及的今天，利用信息化技術做好高校畢業生檔案管理是大勢所趨。

一、高校畢業生檔案管理工作呈現的特點及產生的問題

一是高校畢業生數量多且連年持續增加。1997年我國高校招生制度改革，各高等學校不斷擴大招生規模，高校畢業生數量也隨之逐年增加。據統計，2001年全國高校畢業生114萬人，2016年高校畢業生高達765萬人。高校畢業生總量多且數量的快速增長，使得高等學校的檔案管理工作量瞬間加大，以至于不得不臨時湊人手、拉隊伍，不少高校疲于應付。

二是高校畢業生檔案管理相關工作時間上相對集中。由于高校畢業生工作的特殊性，高校畢業生檔案管理所涉及到的學校檔案整理、轉出，地方接收檔案、整理入庫等工作，從時間上看相對比較集中，高峰期大致從每年的6月中旬到10月下旬。高校畢業生的檔案管理工作在時間上相對集中，階段性工作量突然增加，這一特點也無形增加了高校和地方檔案管理部門在檔案管理工作方面的壓力。

三是高校畢業生檔案管理工作信息化水平偏低。其一，高校檔案管理部門在整理檔案時依然采取文字標注信息的方式進行，費時費力，容易出錯。其二，大部分高等學校在畢業生檔案轉出后，都無法實時查詢或跟蹤檔案去向，給急需用檔的高校畢業生帶來諸多不便。其三，地方檔案管理部門接收高校畢業生檔案整理入庫時，亦多采用人工整理數據的形式，信息化水平不高，加之檔案來源單位眾多，工作量大且繁瑣，效率不高。其四，雖然目前大多數地方檔案管理部門都已支持網頁查詢畢業生檔案去向，但查詢方式較為單一，當前已廣泛普及的微信公眾號、手機APP查詢等方式利用度還不高。

二、利用信息化做好高校畢業生檔案管理的幾點建議

（一）高等學校要提高檔案管理信息化水平

高等學校要改善檔案管理人員隊伍結構，在不斷提高現有工作人員信息化水平的同時，也要注重吸納信息化專業技術人才加入檔案管理隊伍，加大專項資金投入，提高軟硬件配備水平，有針對性的開發檔案管理軟件，本著有利于簡化和規范畢業生檔案管理的原則，探索推廣使用條形碼、二維碼等信息化方式標注畢業生檔案信息，逐漸改變畢業生檔案信息標注方式。高等學校要暢通畢業生檔案去向查詢渠道，探索普及開通網站、微信公眾號、手機APP等多種查詢方式，以方便畢業生實時掌握其檔案流向。

（二）地方要促進檔案信息化建設提高服務水平

隨著計算機技術、網絡技術以及各類信息化設備越來越多的應用于我們的工作和生活，使得我們獲取信息的方式更加方便、速度更加快捷，工作效益和生活質量大幅度提高。在此大背景下，地方檔案管理部門作為政府直接服務高校畢業生就業創業的窗口部門，為服務對象提供檔案管理相關服務的質量和效率，直接關系著政府在人民群眾中的形象，因此，地方檔案管理部門提供相關服務的質量和效率尤為重要，以信息化技術為核心的檔案管理智能化系統工程建設應為“必修課程”，從基礎設施建設、信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設、人才隊伍建設、安全保障建設等方面入手，構建完善的檔案管理信息化系統工程，實現硬件、軟件以及人員的全面信息化。

（三）決策部門要大力推動檔案管理信息化水平建設工作的開展

高校畢業生檔案管理信息化水平的提升，不是高等學校或地方檔案管理部門單一方面努力的結果，需要所有高等學校和地方檔案管理部門在信息化建設方面都取得突破，只有這樣全國才能夠形成檔案管理信息化大網，使得每一位高校畢業生不管在哪里都能享受到高效的服務。因此，不管是省級還是國家級決策部門都應在相應的職責范圍內，以相關法律法規為依據針對檔案管理信息化建設提出相關意見，要求相關部門切實將檔案管理信息化建設提上議事日程。在鼓勵引導的同時，也要采取典型示范、推廣經驗、督查督辦等不同方式，大力推動相關部門的檔案管理信息化水平建設工作，以期早日織就全國高校畢業生檔案管理信息化大網。

（作者單位：濰坊市大中專畢業生就業指導中心）