新時期背景下人力資源和社會保障局的人事檔案管理策略分析

胡曉林

（河南省范縣人力資源和社會保障局 河南 范縣 457500）

新時期背景下人力資源和社會保障局的人事檔案管理策略分析

胡曉林

（河南省范縣人力資源和社會保障局 河南 范縣 457500）

人力資源和社會保障局的檔案管理雖然是項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，但是關(guān)乎到檔案管理、協(xié)調(diào)服務(wù)等職能，特別是人事檔案管理工作對社會和以及個人的發(fā)展具有重要的影響。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案工作已經(jīng)不能滿足當(dāng)下的需求；鑒于此，本次主要分析新時期背景下人力資源和社會保障局的人事檔案管理存在的問題，并提出相應(yīng)的解決辦法，旨在提高人力資源和社會保障局的檔案管理的效率。

新時期背景；人力資源；人事檔案管理

人事檔案管理工作是人力資源和社會保障局工作的重要組成部分，將人事檔案管理工作信息收集全面，不僅可以加強(qiáng)對現(xiàn)有職員的管理，還可以提高單位的人力資源合理配置率[1]。但是目前的人事檔案管理工作相對較為混亂，嚴(yán)重制約著人力資源和社會保障局管理改革的進(jìn)程，因此必須要改變以往的人事檔案管理的模式[2]，打破員工被動性調(diào)遣現(xiàn)狀，充分發(fā)揮人的能動性，建立合理的人事檔案管理制度。

一、新時期背景下人事檔案管理產(chǎn)生的問題

人事檔案管理工作是連接各個部門以及上下級溝通的橋梁，雖然人力資源和社會保障局已經(jīng)取得一定的管理成果，但是基層職員的管理工作并未執(zhí)行到實(shí)處，還存有一些工作弊端，主要有以下幾方面：

（一）人檔分離，降低人事檔案管理工作效率

隨著社會全球化的發(fā)展，私營企業(yè)在改革開放后如雨后春筍般快速普及，導(dǎo)致人力資源聘用也隨之市場化。當(dāng)下，各個企業(yè)在聘用員工或者調(diào)遣職位時并不重視人事檔案管理，致使很多人認(rèn)為人事檔案用處不大，進(jìn)而置之不理；因而常出現(xiàn)人檔分離現(xiàn)象，甚至部分人員不知道個人檔案放在何處；更有甚者，部分檔案成為死檔，無人整理和認(rèn)領(lǐng)，對此加大了人事檔案管理工作的力度。

（二）人事檔案內(nèi)容不夠全面

當(dāng)下，人力資源和社會保障局將對人事檔案采集仍采用傳統(tǒng)的收集標(biāo)準(zhǔn)[3]，主要包含個人履歷、自傳信息、鑒定以及考核情況、考察信息、教育程度和獲取的證書、政治歷史情況的審核材料、參加中國共產(chǎn)黨以及共青團(tuán)等的證明、獎勵以及懲罰等材料，并可附有其他相關(guān)的材料。但是隨著我國企業(yè)用人觀念的轉(zhuǎn)變，各單位更重視職員的人才類型、管理能力、專項(xiàng)技術(shù)、心理綜合素質(zhì)、個性發(fā)展等資料，但是人事檔案管理內(nèi)容卻未從涉及。

（三）人事檔案管理模式較為落后

人事檔案管理工作較為繁雜，且工作任務(wù)重；目前仍有部分管理人員采取人力收集、分類以及篩選等工作，不僅加大了工作量，且降低了工作的效率。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案工作應(yīng)采用先進(jìn)的技術(shù)對其予以分類和管理，以便于查找，為企業(yè)和個人提供更好的服務(wù)。

（四）管理職員的安全意識較低

由于現(xiàn)下檔案利用率不高，導(dǎo)致管理組織機(jī)構(gòu)和工作人員在進(jìn)行對人事檔案管理的重視度不高。部分人力資源和社會保障局雖然采用了信息管理技術(shù)，但是因缺乏一定的信息技術(shù)，常出現(xiàn)錯誤操作或者安裝存有危險性的軟件造成電腦受到木馬的侵犯，最終使部分檔案信息保存不善，對人事檔案管理工作造成了嚴(yán)重的損失。

二、新時期加強(qiáng)人事檔案管理的有效措施

想要提高檔案管理的效率，應(yīng)從各個方面著手，并結(jié)合當(dāng)下的時代發(fā)展的要求，才能使人事檔案的價值得以充分發(fā)揮。加強(qiáng)人事檔案管理的主要方法有以下 幾方面。

（一）對人事檔案分級管理

根據(jù)社會公眾的需求不同可實(shí)施不同層次的人事檔案管理工作；對于棄檔和死檔應(yīng)加以處理[4]，其次，提高檔案的流動性，加大人事檔案在工作中的利用率，同時將有限的人力和物力放在流動性以及較為復(fù)雜的檔案管理工作中，落實(shí)人事檔案工作職員的責(zé)任和義務(wù)，提高檔案工作的管理效率。另外加大人事檔案工作在社會發(fā)展以及人才流動中的影響力，為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供科學(xué)的信息。

（二）豐富人事檔案的信息

根據(jù)目前企業(yè)用人的要求，人事檔案工作應(yīng)將管理能力、工作績效、專長以及人才類型、心理情況等納入到人事檔案內(nèi)容中，使人事檔案信息更加的全面，實(shí)現(xiàn)“以人為本”的工作理念，更好地為單位以及個人提供檔案服務(wù)工作。

（三）建立統(tǒng)一的人事檔案管理制度

人力資源和保障局應(yīng)建立全面統(tǒng)一的人事檔案管理制度，以能將人事檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處；并在人事檔案管理中制定形成、修訂以及流轉(zhuǎn)等方面的制度，保證人事檔案管理工作的無誤性。其次，還要使人事檔案的內(nèi)容合理化和規(guī)范化，保證其在合法的范圍內(nèi)，并與市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展方向相一致；使人事檔案的使用率得到進(jìn)一步提高。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)關(guān)系到人力資源和社會保障局人事檔案管理水平的高低[5]；對此，檔案管理機(jī)構(gòu)要對工作人員加強(qiáng)管理力度。首先應(yīng)加強(qiáng)工作人員對檔案管理重要性的認(rèn)識，并加大相關(guān)知識的培養(yǎng)力度。其次，將社會責(zé)任理念融入到培訓(xùn)工作中，以創(chuàng)造良好的檔案管理環(huán)境。再者，檔案管理機(jī)構(gòu)在聘用工作人員時，應(yīng)對其進(jìn)行予以嚴(yán)格的篩選和選拔，選用合格的管理人員。另外，要加強(qiáng)培訓(xùn)工作人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用以及安全防范等方面的知識，并對其實(shí)施施績效考核，針對不合格者應(yīng)再次給予培訓(xùn)或者給予開除。

結(jié)束語

人力資源和社會保障局的檔案管理工作承擔(dān)著檔案管理以及提供服務(wù)等重要工作，但是由于檔案管理工作內(nèi)容的單一化和管理方法的傳統(tǒng)化導(dǎo)致人事檔案管理無法取得行之有效的進(jìn)展。其次檔案管理工作人員重視度不高以及信息技術(shù)水平較低亦導(dǎo)致人事檔案管理工作無法有序的開展；因此需要建立科學(xué)的人事檔案管理制度，提高工作人員的綜合素質(zhì)，才能夠提高新時期背景下人力資源和社會保障局的人事檔案管理水平。

[1]王雪瑩.試論新時期人力資源和社會保障局人事檔案管理的有效性[J].西部皮革,2016,02（10）:143.

[2]陳麗.新環(huán)境下的人力資源和社會保障局檔案管理策略分析[J].勞動保障世界,2016,15（16）:45.

[3]陽新峰.X航空公司人事檔案及招聘子系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].電子科技大學(xué),2014.,11（15）:22-23

[4]李軍.人事檔案如何為人力資源開發(fā)服務(wù)[A].中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——企業(yè)黨建與政工創(chuàng)新工作發(fā)展學(xué)術(shù)研討會”論文集（下）[C].中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院:,2016:1.,03（30）:50-51

[5]張淑軍.探討人事檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,15（01）:186.