人事檔案信息化管理論析

孫瑞瑞

（吉林市干部考試指導中心 吉林 吉林 132000）

人事檔案信息化管理論析

孫瑞瑞

（吉林市干部考試指導中心 吉林 吉林 132000）

計算機技術、數字技術和網絡技術的發展，標志著人類記錄信息、傳達信息及留存信息的方式從紙質文本時代進入電子文本時代，這其中，我國人事檔案信息化管理方式也成為了必然。目前我國人事檔案信息化管理已經取得了一定的經驗，在此基礎上，本文就人事檔案信息化建設的內涵、作用及如何進一步實現文檔一體化的措施展開論述。

人事檔案；信息化管理；文檔一體化

計算機技術、數字技術和網絡技術的發展，標志著人類記錄信息、傳達信息及留存信息的方式發生了變革，從紙質文本時代進入電子文本時代，時代的變化催生了近代檔案學理論的誕生，直接影響著檔案工作模式和管理觀念發生了變化。我國人事檔案信息化管理就是這一時代變革所引發的產物，。目前我國人事檔案信息化管理已經取得了一定的經驗，但仍有必要從理論和實踐兩個方面予以更深入的探討，畢竟計算機技術、數字技術和網絡技術發展態勢依然迅猛，人事檔案管理中的新情況和新問題也在不斷出現，充分認識人事檔案信息化管理的理論和實踐的目的，就是為與時俱進地、高質量高效率第做好這項工作打下良好的基礎。

一、人事檔案信息化建設的內涵與作用

1.人事檔案信息化建設的內涵

“檔案信息化建設”的第一次正式提出是在 2000年全國檔案工作會議上, 隨后檔案信息化建設便在全國蓬勃開展起來。《檔案信息化建設導論》一書將“檔案信息化”定義為: 在國家檔案行為管理部門的統一規劃和組織下, 在檔案管理活動中全面應用現代化信息技術, 對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。也就是說，各高校要在各級領導及相關部門的高度重視下, 統一組織和規劃，采取一切有效措施和途徑，充分應用計算機技術、現代通信技術和網絡技術等信息技術，對潛在于高校人事檔案中的信息資源( 非保密性的人事檔案信息) 進行整理、開發、管理并提供利用服務, 實現高校人事檔案信息資源向社會效益和人才效益的轉化，它具有整體性、動態性、條件性等基本特征。人事檔案信息化建設涉及的內容很多, 而且會隨著時代的發展而不斷豐富和變化。

2002年國家檔案局中央檔案館頒布的《全國檔案信息化建設實施綱要》中指出檔案信息化建設一般包括檔案信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案管理應用系統建設、檔案信息化標準規范建設、檔案信息化建設人才隊伍建設和檔案信息安全保障體系建設六個部分，這對全國檔案信息化建設提出了具體的要求，人事檔案信息化建設是檔案信息化建設中的重要組成部分，人事檔案信息化建設自此被指明了方向，全國人事檔案信息化管理實踐全面開展。

2014年人事檔案管理新規范及加強干部選拔任用工作監督等規定出臺。為當前人事制度改革以及檔案信息化建設打下了更加堅實的基礎。

2.人事檔案信息化建設的作用

人事檔案是記錄個人從事各種社會活動的文件,是單位人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎,對單位考察和識別干部選拔優秀人才,加強機關單位干部隊伍建設,促進工作、監察、黨政管理的開展具有重大作用。在檔案信息計算機檢索系統中采用現代計算機網絡通信技術,可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯機檢索,發展為智能檢索及網絡檢索,實現檔案信息傳遞網絡化。另外，人事檔案通過計算機的管理,對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工,可以直接提高檔案工作的效率。并且，與傳統檔案資料相比,數字檔案更易于保存、查詢、修改,并且可以通過網絡快速傳遞，提高檔案的利用率,降低檔案管理的成本。

隨著信息技術迅猛發展和廣泛應用，人事檔案信息化的重要性日益凸現出來。人事檔案事業的發展只有朝著信息化的發展目標邁進，才能改變人事檔案利用的種種局限，使人事檔案管理從封閉走向開放，實現人事檔案的現代化管理，也只有實現人事檔案信息化，才能不斷發揮人事檔案的價值，提高人事檔案工作的社會地位，實現人事檔案事業的跨越式發展。

二、在加強文檔一體化建設的基礎上加強人事檔案信息化管理

1.完善文檔一體化管理業務規范

人事檔案管理信息系統的建設需要投入相當大的人力、物力、財力。鑒于系統建設是一項技術密集、資金密集、勞動密集的工作, 檔案管理部門要建立信息系統并非易事, 因此在系統設計過程中，要確保字段設定嚴格執行標準化和規范化，這是文檔一體化和資源共享的基礎，也是今后在網絡上進行數據交換的根本保證。從文書處理用紙、文件傳閱單，到立卷的卷皮、卷盒及各種裝具, 一律采用國家統一規格產品，同時要統一編號。

2.加強文檔一體化軟件的統籌規劃

對于文檔一體化軟件的開發，首先必須樹立前端控制的思想。前端控制就是把文件生命周期各個階段的管理要求放在文件設計階段予以考慮。在文檔一體化的軟件系統設計中，要推廣使用兼容性強、應用性好、智能程度高的辦公信息系統, 使文件與檔案的運轉、傳遞、處理、管理以及開發利用更加方便快捷, 形成一個滿足現代化辦公環境的文檔一體化協調發展的技術保障體系。其次依據各部門的職能, 按照標準化、規范化的要求, 調整、制定適應于文檔一體化管理的分類方案與保管期限, 并使之代碼化, 對各種表明檔案信息內容特征的著錄與標引加以統一。

3.依據信息反饋，提高人事檔案信息資源開發利用水平

檔案利用效果的信息反饋，是了解和掌握檔案社會價值的客觀依據，也是做好檔案信息利用與開發的重要前提。收集、整理檔案利用效果信息，是檔案信息資源為經濟建設服務的重要組成部分，檔案信息資源的開發利用效果如何，檔案部門所提供的信息滿足需求者的程度高低，檔案部門對經濟建設提供服務的好壞，利用者對檔案部門有何意見和要求等，這些都是檔案信息資源的開發利用所必須了解和掌握的。人事檔案工作人員要不斷通過信息反饋了解人事檔案信息資源的利用效果，有針對性的改進工作，提高工作水平和服務質量；了解和掌握人事檔案信息需求的變化和發展趨勢，以便更好地收集、整理和研究新的檔案資料，為利用者儲備更準確、更系統、更科學的信息資源；還要加大對人事檔案利用者的宣傳教育力度，積極配合檔案部門做好這一工作，促使人事檔案信息資源的開發利用取得更大的社會效益。

孫瑞瑞（1981-）女，吉林市人，吉林市人，吉林市干部考試指導中心實習研究員，大專。研究方向人事檔案管理