基層民政專業檔案形成規律及管理對策

田東鑫

洮南市救助管理站，吉林 洮南 137100

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基層民政專業檔案形成規律及管理對策

田東鑫*

洮南市救助管理站，吉林 洮南 137100

基層民政專業檔案的形成和管理對于加強民政建設有著重要的意義。但是，哪些檔案才屬于民政專業檔案，要如何對這些專業檔案進行管理卻是我國民政檔案人員在工作中需要特別重視的內容。本文就基層民政專業檔案的內容、形成標準等進行簡要的分析，并就應該如何加強基層民政專業檔案管理提出了若干意見。

基層民政專業檔案；形成規律；管理措施

我國基層民政專業檔案的內容較為廣泛，根據民政工作內容的不同，我們可將民政檔案分為若干種類，而其中有些就是我們所說的基層民政專業檔案。基層民政專業檔案的形成規律和管理規律是當前我國民政工作人員需要特別關注的問題，以下文章就基層民政專業檔案的這些問題進行了簡要分析。

一、民政專業檔案的內容

根據當前我國基層民政檔案的種類劃分，我們可以知道，我國檔案的種類主要包括專門檔案、科技檔案和文書檔案三種。專業檔案是近年來提出的新概念，其與專門檔案有著共同支持，但也存在明顯的區別。專業檔案和專門檔案指的均是在相同領域內的檔案，而專業檔案則強調的是從社會行業分工中形成的各項檔案，它包含著科技檔案和文書檔案以及其他的一些檔案等。

目前我國基層民政專業檔案的主要內容包括有：福利彩票檔案、乞討人員救助檔案、社會救助檔案、殯葬服務單位業務檔案、社會組織登記檔案、傷殘撫恤人員檔案、婚姻登記檔案、收養登記檔案、行政區域界線檔案以及地名檔案等。基層民政專業檔案是根據社會行業分工而形成的檔案，因此未來隨著社會的發展還將出現新的專業檔案類型。

二、基層民政專業檔案的形成標準

首先，基層民政專業檔案的形成必須控制在一定的領域內。這里所指的是一定專業領域還包括幾方面的內涵，第一，專業領域必須是相對穩定的，具有一定的持續性和長期性。第二，專業領域要從屬于社會范圍內容，屬于公共服務范疇和社會管理范疇。第三，專業領域應該規定的民政部門的管理職能。只有符合這三個條件，基層民政檔案才符合專業領域這一標準；其次，基層民政專業檔案必須是有規范結構形式、穩定結構名稱的民政檔案；其次，基層民政專業檔案應要符合專業工作程序的規律，即形成文件材料、積累文件材料、整合文件材料以及文件歸檔等的規律；最后，基層民政專業檔案根據檔案內容和特點的不同，制定了不同的檔案管理方法。

三、基層民政專業檔案的管理措施

(一)健全基層民政專業檔案管理體制

基層民政專業檔案是我國民政檔案的重要組成部分，也是國家檔案的重要內容，因此對基層民政專業檔案的管理既要體現基層民政專業檔案的特色，又要結合國際檔案管理體制的相關內容進行分析。首先，民政部門人員在進行體制建設過程中，要加強對檔案實體管理體系的重視要堅持以基層民政專業檔案業務部門為中心，輔助以其他相關的檢查部門和技術指導部門，最后還要建立健全的責任制度，健全基層民政專業檔案管理體系；其次，民政部門需要完善相關的基層民政專業檔案管理工作機制，要對基層民政專業檔案的相關內容如業務規范、業務標準以及檔案管理流程等進行明確的規定，讓基層民政專業檔案管理人員能夠按照規定進行檔案管理。當然，在工作機制的建立過程中，基層民政專業檔案的管理離不開新時代信息技術的支撐，要求線管部門人員能夠為基層民政專業檔案管理工作提供必要的技術指導和信息提供。

(二)重視基層民政專業檔案管理中的細節問題

我國基層民政專業檔案管理的基本工作原則是堅持統一領導，堅持分級管理，確保檔案資料的安全和完整，加強基層民政專業檔案對社會的適用性。具體來說，第一，基層民政專業檔案管理過程中要堅持在國家檔案局的帶領下進行檔案管理。無論基層民政專業檔案在管理過程中所指定的業務規范、技術保準還是管理措施的規定，均需要以國家檔案局的規定為基礎，要堅決擁護國家檔案局的統一領導；第二，要堅持按照專業和級別進行檔案管理。檔案管理中，級別不同，檔案管理范圍也就不同。對于基層民政專業檔案管理而言，基層政府和事業單位只需要對自己本單位和機關的專業檔案進行綜合管理即可；第三，要切實保證檔案資料的安全性和完整性。基層民政專業檔案的管理對于社會管理有著重要的作用，要求基層民政專業檔案管理人員在管理過程中要切實保證檔案資料的完整性和安全性，要將檔案信息的時間、保管條件、歸檔要求等內容落實到位，保證檔案的安全和完整；第四，檔案的保管要充分考慮到檔案資料的利用問題，要在便于保管的同時提高檔案的利用率。不同的檔案資料需要采用不同的保管和管理方法，例如部分專業檔案具有動態的特征，因此保管時就要采用動態管理模式。這樣可以方便隨時對專業檔案進行調度和利用，有助于加強基層民政專業檔案的利用率和對社會的適用性。

綜上所述，基層民政專業檔案管理是國家檔案管理和地方民政檔案管理的重要內容，要加強對基層民政專業檔案的管理需要基層民政政府能夠采取有效措施，完善基層民政專業檔案管理機制。在基層民政專業檔案的管理過程中，管理人員不僅要堅持統一領導的原則，還要重視提高檔案信息的安全性和完整性，以更好的提高基層民政專業檔案的管理質量和效率。

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田東鑫(1982-)，男，漢族，吉林洮南人，本科，洮南市救助管理站，館員，研究方向：檔案管理。

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